采購(gòu)代理業(yè)務(wù)管理辦法總則目的為規(guī)范本公司采購(gòu)代理業(yè)務(wù)行為，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司承接的各類(lèi)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)，包括但不限于貨物采購(gòu)、工程采購(gòu)和服務(wù)采購(gòu)?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：采購(gòu)代理業(yè)務(wù)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.公平公正原則：維護(hù)采購(gòu)活動(dòng)各方的合法權(quán)益，遵循公平、公正的原則開(kāi)展采購(gòu)工作，保證采購(gòu)過(guò)程的透明度和公正性。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：在采購(gòu)代理業(yè)務(wù)中秉持誠(chéng)實(shí)守信的態(tài)度，如實(shí)提供信息，履行合同義務(wù)。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)效益最大化，降低采購(gòu)成本。采購(gòu)代理業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)承接1.客戶(hù)需求溝通：與客戶(hù)進(jìn)行充分溝通，了解采購(gòu)項(xiàng)目的基本情況、需求特點(diǎn)、預(yù)算安排等信息。2.項(xiàng)目評(píng)估：對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，判斷項(xiàng)目的可行性、風(fēng)險(xiǎn)程度等，確定是否承接該業(yè)務(wù)。3.簽訂委托代理協(xié)議：與客戶(hù)簽訂委托代理協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)范圍、服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、支付方式、保密條款等。采購(gòu)計(jì)劃制定1.組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)模和復(fù)雜程度，組建專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，明確團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)分工。2.制定采購(gòu)計(jì)劃：依據(jù)客戶(hù)需求和項(xiàng)目實(shí)際情況，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，包括采購(gòu)進(jìn)度安排、采購(gòu)方式選擇、采購(gòu)文件編制等。3.采購(gòu)方式選擇：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和相關(guān)法律法規(guī)要求，合理選擇采購(gòu)方式，如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢(xún)價(jià)等。采購(gòu)文件編制1.招標(biāo)文件編制：對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范編制招標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)辦法、合同條款等。2.談判文件編制：對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)項(xiàng)目，編制談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)等。3.詢(xún)價(jià)文件編制：對(duì)于詢(xún)價(jià)采購(gòu)項(xiàng)目，編制詢(xún)價(jià)文件，列出采購(gòu)貨物或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，以及報(bào)價(jià)要求和評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)。4.采購(gòu)文件審核：采購(gòu)文件編制完成后，進(jìn)行內(nèi)部審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合法合規(guī)，不存在歧義或漏洞。采購(gòu)信息發(fā)布1.選擇信息發(fā)布渠道：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，選擇合適的信息發(fā)布渠道，如政府采購(gòu)網(wǎng)、公共資源交易平臺(tái)、行業(yè)網(wǎng)站等。2.發(fā)布采購(gòu)信息：按照規(guī)定的格式和要求，在選定的信息發(fā)布渠道上發(fā)布采購(gòu)公告、招標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)等采購(gòu)信息，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.信息維護(hù)：及時(shí)更新采購(gòu)信息，如開(kāi)標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)變更等，確保潛在供應(yīng)商能夠獲取最新的采購(gòu)信息。供應(yīng)商資格審查1.制定資格審查標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，制定供應(yīng)商資格審查標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、信譽(yù)等條件。2.資格審查方式：通過(guò)資格預(yù)審或資格后審的方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查。資格預(yù)審在采購(gòu)公告發(fā)布后、投標(biāo)截止時(shí)間前進(jìn)行；資格后審在開(kāi)標(biāo)后、評(píng)標(biāo)前進(jìn)行。3.審查結(jié)果通知：將供應(yīng)商資格審查結(jié)果及時(shí)通知合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商，并說(shuō)明理由。對(duì)于不合格供應(yīng)商，允許其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴。開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)與定標(biāo)1.開(kāi)標(biāo)：按照采購(gòu)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開(kāi)標(biāo)會(huì)議，邀請(qǐng)所有投標(biāo)人參加。開(kāi)標(biāo)過(guò)程中，當(dāng)眾宣讀投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件的主要內(nèi)容等，并做好記錄。2.評(píng)標(biāo)：組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，按照評(píng)標(biāo)辦法對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審。評(píng)標(biāo)過(guò)程中，評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員應(yīng)嚴(yán)格遵守評(píng)標(biāo)紀(jì)律，獨(dú)立、客觀、公正地進(jìn)行評(píng)審，不得與投標(biāo)人進(jìn)行私下接觸或接受投標(biāo)人的賄賂等不正當(dāng)利益。3.定標(biāo)：根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商確定后，及時(shí)向其發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)或成交通知書(shū)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與采購(gòu)人簽訂采購(gòu)合同。合同簽訂與履行1.合同簽訂：中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商與采購(gòu)人簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)貨物或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。2.合同履行跟蹤：對(duì)采購(gòu)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解供應(yīng)商的供貨進(jìn)度、質(zhì)量情況等，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.驗(yàn)收：組織采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保貨物或服務(wù)符合采購(gòu)合同要求。驗(yàn)收合格后，辦理驗(yàn)收手續(xù)，并按照合同約定支付貨款。項(xiàng)目歸檔1.文件收集：在采購(gòu)代理業(yè)務(wù)結(jié)束后，及時(shí)收集整理采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料，包括委托代理協(xié)議、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同等。2.文件歸檔：按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，建立項(xiàng)目檔案，并妥善保管。3.檔案查閱：建立檔案查閱制度，明確檔案查閱的流程和權(quán)限，確保檔案的安全和保密。采購(gòu)代理業(yè)務(wù)人員管理人員資質(zhì)要求1.專(zhuān)業(yè)知識(shí)：采購(gòu)代理業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如采購(gòu)法律法規(guī)、采購(gòu)流程、合同管理、財(cái)務(wù)管理等。2.職業(yè)技能：具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織管理能力、文件編制能力、談判能力等職業(yè)技能。3.從業(yè)資格：從事采購(gòu)代理業(yè)務(wù)的人員應(yīng)取得相應(yīng)的從業(yè)資格證書(shū)，如政府采購(gòu)代理從業(yè)人員資格證書(shū)等。人員培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計(jì)劃：制定年度人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織采購(gòu)代理業(yè)務(wù)人員參加培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、政策解讀、業(yè)務(wù)操作技能、職業(yè)道德等方面。3.考核制度：建立人員考核制度，定期對(duì)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果作為人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰的依據(jù)。人員職業(yè)道德規(guī)范1.廉潔自律：采購(gòu)代理業(yè)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。2.保守秘密：對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)信息、供應(yīng)商的商業(yè)秘密等予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。3.公正公平：在采購(gòu)代理業(yè)務(wù)中秉持公正公平的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，不得偏袒任何一方。采購(gòu)代理業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：對(duì)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括政策風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、道德風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)較高、無(wú)法有效控制的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如放棄承接該采購(gòu)項(xiàng)目等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)中等的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)采購(gòu)文件審核、完善資格審查標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)合同管理等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于部分風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、簽訂免責(zé)條款等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)較低、發(fā)生可能性較小且影響程度不大的風(fēng)險(xiǎn)，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，如加強(qiáng)日常監(jiān)控等。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控：建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.預(yù)警指標(biāo)：設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如采購(gòu)成本超支比例、供應(yīng)商違約率、投訴率等，當(dāng)指標(biāo)達(dá)到或超過(guò)預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。3.預(yù)警處理：針對(duì)預(yù)警信號(hào)，及時(shí)采取相應(yīng)的處理措施，如調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃、加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善采購(gòu)文件等，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。采購(gòu)代理業(yè)務(wù)監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的內(nèi)部監(jiān)督部門(mén)或崗位，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容：監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購(gòu)代理業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況、人員履職情況、采購(gòu)文件編制情況、評(píng)標(biāo)過(guò)程公正性、合同簽訂與履行情況等。3.監(jiān)督檢查方式：通過(guò)定期檢查、不定期抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式對(duì)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查結(jié)束后，及時(shí)出具檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管部門(mén)監(jiān)督：積極接受政府采購(gòu)監(jiān)管