采購(gòu)合同結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)合同結(jié)算管理，規(guī)范結(jié)算流程，確保采購(gòu)資金的合理使用和支付安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有采購(gòu)合同的結(jié)算管理，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等各類采購(gòu)項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)合同結(jié)算必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保結(jié)算行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，依據(jù)采購(gòu)合同條款、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)文件進(jìn)行核算。3.及時(shí)性原則：按照合同約定的結(jié)算周期和程序，及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)，避免逾期付款。4.完整性原則：結(jié)算資料應(yīng)齊全完整，包括合同、發(fā)票、驗(yàn)收單、付款申請(qǐng)等相關(guān)憑證。二、結(jié)算流程（一）結(jié)算申請(qǐng)1.采購(gòu)部門在合同約定的結(jié)算周期前，根據(jù)合同執(zhí)行情況，填寫《采購(gòu)合同結(jié)算申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)等信息。2.將填寫好的申請(qǐng)表及相關(guān)結(jié)算資料提交至財(cái)務(wù)部門審核。（二）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到結(jié)算申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)資料進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核合同條款執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性與合規(guī)性、驗(yàn)收單的完整性等。2.如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與采購(gòu)部門溝通核實(shí)，并要求補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。（三）審批1.經(jīng)財(cái)務(wù)審核無(wú)誤后，結(jié)算申請(qǐng)?zhí)峤恢凉鞠嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限根據(jù)公司財(cái)務(wù)審批制度執(zhí)行。2.領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進(jìn)行后續(xù)的結(jié)算支付操作。（四）結(jié)算支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的結(jié)算申請(qǐng)，按照合同約定的支付方式和時(shí)間，辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。2.支付款項(xiàng)時(shí)，確保資金流向準(zhǔn)確無(wú)誤，避免支付錯(cuò)誤或違規(guī)支付。三、結(jié)算依據(jù)（一）采購(gòu)合同采購(gòu)合同是結(jié)算的主要依據(jù)，應(yīng)明確約定結(jié)算方式、結(jié)算周期、付款條件、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等條款。結(jié)算金額應(yīng)按照合同約定的價(jià)格、數(shù)量及相關(guān)條款進(jìn)行計(jì)算。（二）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告供應(yīng)商交付的貨物或服務(wù)經(jīng)公司驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收部門出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等信息，作為結(jié)算的重要依據(jù)之一。（三）發(fā)票供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定及時(shí)開具合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告一致，包括貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額、稅率等信息。四、結(jié)算方式（一）一次性結(jié)算對(duì)于金額較小、交貨期較短且合同約定明確的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用一次性結(jié)算方式。即在貨物或服務(wù)驗(yàn)收合格后，一次性支付全部款項(xiàng)。（二）分期結(jié)算1.根據(jù)采購(gòu)合同的約定，對(duì)于金額較大、交貨期較長(zhǎng)或需要分階段履行的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用分期結(jié)算方式。2.分期結(jié)算的次數(shù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及每次結(jié)算的金額應(yīng)在合同中明確約定。每次結(jié)算前，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同要求提交結(jié)算申請(qǐng)，并附上相應(yīng)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。（三）預(yù)付款結(jié)算1.對(duì)于部分采購(gòu)項(xiàng)目，根據(jù)合同約定需要支付預(yù)付款的，在預(yù)付款支付前，采購(gòu)部門應(yīng)提交預(yù)付款申請(qǐng)，并附上合同副本等相關(guān)資料。2.預(yù)付款申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的金額和支付方式支付預(yù)付款。預(yù)付款項(xiàng)應(yīng)在后續(xù)結(jié)算時(shí)予以抵扣。五、發(fā)票管理（一）發(fā)票開具要求1.供應(yīng)商應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地開具發(fā)票。發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整，與實(shí)際交易相符。如涉及貨物或服務(wù)的明細(xì)較多，可另附清單，并在發(fā)票上注明“詳見清單”字樣。（二）發(fā)票審核1.財(cái)務(wù)部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、有效性等。2.如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，如發(fā)票開具不規(guī)范、內(nèi)容虛假、稅率錯(cuò)誤等，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其重新開具或更正發(fā)票。（三）發(fā)票保管1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管采購(gòu)合同結(jié)算過程中涉及的發(fā)票及相關(guān)資料。發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并建立發(fā)票登記臺(tái)賬。2.發(fā)票保管期限按照國(guó)家稅收法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求執(zhí)行。六、結(jié)算爭(zhēng)議處理（一）爭(zhēng)議提出在采購(gòu)合同結(jié)算過程中，如采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門或供應(yīng)商之間對(duì)結(jié)算金額、結(jié)算方式、發(fā)票等事項(xiàng)存在爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)提出。（二）爭(zhēng)議協(xié)商1.爭(zhēng)議各方首先應(yīng)進(jìn)行友好協(xié)商，通過溝通、核對(duì)相關(guān)資料等方式，尋求解決爭(zhēng)議的辦法。2.協(xié)商過程中，各方應(yīng)保持理性和客觀，提供充分的證據(jù)和依據(jù)支持自己的觀點(diǎn)。（三）爭(zhēng)議調(diào)解如協(xié)商不成，可由公司內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解部門應(yīng)依據(jù)合同條款、法律法規(guī)及相關(guān)事實(shí)，公正、公平地進(jìn)行調(diào)解，提出調(diào)解方案。（四）爭(zhēng)議仲裁或訴訟如調(diào)解仍無(wú)法解決爭(zhēng)議，可按照合同約定的仲裁條款或通過向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟等方式解決。在爭(zhēng)議解決期間，除涉及爭(zhēng)議部分的款項(xiàng)外，其他無(wú)爭(zhēng)議的款項(xiàng)應(yīng)按照合同約定及時(shí)支付。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)合同結(jié)算管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查結(jié)算流程是否合規(guī)、結(jié)算依據(jù)是否充分、發(fā)票管理是否規(guī)范等。2.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督積極接受財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)等外部部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)資料，配合做好監(jiān)督檢查工作。對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問題，認(rèn)真整改，不斷完善采購(gòu)合同結(jié)算管理工作。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司財(cái)