重大采購事項管理辦法一、總則（一）目的為加強公司重大采購事項管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門涉及的重大采購事項，包括但不限于物資采購、服務采購、工程項目采購等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平競爭、公正透明的原則，維護市場秩序，保障供應商合法權益。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本最低化，提高采購效益。4.風險防控原則：識別、評估和控制采購過程中的各類風險，確保采購活動安全、可靠。二、采購決策機制（一）決策機構公司設立重大采購決策委員會，負責對重大采購事項進行審議和決策。決策委員會成員包括公司高層管理人員、相關部門負責人等。（二）決策程序1.需求提出：使用部門根據(jù)業(yè)務需要，提出重大采購需求，填寫《重大采購需求申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、技術要求等內(nèi)容。2.初步審核：采購部門對需求申請表進行初步審核，核實需求的合理性、必要性和可行性，并提出審核意見。3.項目論證：對于重大采購項目，組織相關部門和專家進行項目論證，評估項目的技術可行性、經(jīng)濟合理性、環(huán)境影響等因素。4.方案制定：采購部門根據(jù)審核意見和項目論證結果，制定采購方案，包括采購方式、采購流程、供應商選擇標準等內(nèi)容。5.提交審議：將采購方案提交重大采購決策委員會審議，決策委員會成員對采購方案進行充分討論和審議，提出意見和建議。6.決策批準：決策委員會根據(jù)審議結果，對重大采購事項作出決策，批準采購方案。三、采購方式選擇（一）公開招標適用于采購金額較大、技術規(guī)格明確、市場競爭充分的采購項目。通過公開招標，吸引眾多供應商參與投標，以獲取最優(yōu)的采購價格和服務。（二）邀請招標對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目，可以采用邀請招標方式。邀請招標應向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書。（三）競爭性談判符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式采購：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。（四）單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（五）詢價采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。詢價小組向符合資格條件的供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商一次報出不得更改的價格。詢價小組根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有被詢價的未成交供應商。四、供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商信息庫：采購部門負責建立供應商信息庫，收錄供應商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等內(nèi)容。2.供應商資質(zhì)審核：對申請進入供應商信息庫的供應商進行資質(zhì)審核，審核內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、售后服務承諾等。3.實地考察：對于重要供應商或首次合作的供應商，進行實地考察，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術研發(fā)能力等情況。4.準入審批：經(jīng)資質(zhì)審核和實地考察合格的供應商，由采購部門提出準入申請，報公司領導審批后，納入供應商信息庫。（二）供應商評價與考核1.建立評價指標體系：采購部門制定供應商評價指標體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、合作態(tài)度等方面的指標。2.定期評價：定期對供應商進行評價，評價周期一般為每年一次。評價方式可以采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方法。3.考核結果應用：根據(jù)供應商評價結果，對供應商進行分類管理，對于優(yōu)秀供應商給予優(yōu)先合作機會，對于不合格供應商進行淘汰處理。（三）供應商激勵與約束1.激勵措施：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予一定的激勵措施，如增加采購份額、延長付款期限、提供培訓支持等。2.約束措施：對于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等情況的供應商，采取相應的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、追究違約責任等。五、采購流程管理（一）采購計劃制定1.年度采購計劃：采購部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和預算，制定年度采購計劃，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、采購時間等內(nèi)容。2.月度采購計劃：采購部門根據(jù)年度采購計劃和實際業(yè)務需求，制定月度采購計劃，對年度采購計劃進行細化和分解，確保采購工作有序進行。3.采購計劃調(diào)整：如因市場變化、業(yè)務需求調(diào)整等原因，需要對采購計劃進行調(diào)整的，采購部門應及時提出調(diào)整申請，報公司領導審批后執(zhí)行。（二）采購實施1.采購文件編制：根據(jù)采購方式和采購項目的特點，編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應明確采購項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準等內(nèi)容。2.發(fā)布采購信息：通過公司官網(wǎng)、采購平臺、媒體等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應商參與投標或報價。3.供應商報名與資格審查：接收供應商的報名申請，對供應商進行資格審查，確定符合條件的供應商名單。4.采購文件發(fā)放：向資格審查合格的供應商發(fā)放采購文件，并組織供應商進行現(xiàn)場踏勘、答疑等活動。5.投標與報價：供應商按照采購文件的要求，編制投標文件或報價文件，在規(guī)定的時間內(nèi)提交給采購部門。6.開標與評標：按照采購文件規(guī)定的時間和地點，組織開標會議，公開開標，并組建評標委員會進行評標。評標委員會根據(jù)評標標準，對投標文件或報價文件進行評審，推薦中標候選人或成交供應商。7.定標與合同簽訂：根據(jù)評標委員會的推薦意見，確定中標供應商或成交供應商，并與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務、采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等內(nèi)容。（三）采購驗收1.驗收準備：采購部門在采購合同簽訂后，及時通知使用部門做好驗收準備工作，明確驗收標準和驗收人員。2.到貨驗收：采購項目到貨后，采購部門組織使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關人員進行到貨驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗收報告：驗收合格后，驗收人員填寫《采購驗收報告》，詳細記錄驗收情況，并簽字確認。驗收報告作為支付貨款的重要依據(jù)。4.不合格處理：如驗收發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或不符合合同約定的，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取整改措施或退換貨等處理方式。如供應商拒絕處理或處理后仍不符合要求的，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.建立風險識別機制：采購部門定期對采購過程中的風險進行識別，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、合同風險、質(zhì)量風險、資金風險等。2.風險評估：對識別出的風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.風險規(guī)避：對于風險發(fā)生可能性高、影響程度大的風險，采取風險規(guī)避措施，如調(diào)整采購計劃、更換采購方式、選擇其他供應商等。2.風險降低：對于風險發(fā)生可能性較高、影響程度較大的風險，采取風險降低措施，如加強供應商管理、完善合同條款、增加質(zhì)量檢驗環(huán)節(jié)等。3.風險轉(zhuǎn)移：對于風險發(fā)生可能性較低、影響程度較小的風險，采取風險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、要求供應商提供擔保等。4.風險接受：對于風險發(fā)生可能性低、影響程度小的風險，采取風險接受措施，如建立風險預警機制，及時關注風險變化情況，做好應對準備。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立風險監(jiān)控機制：采購部門定期對采購風險進行監(jiān)控，跟蹤風險應對措施的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)新的風險因素。2.風險預警：當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出風險預警信號，提醒相關部門采取相應的風險應對措施。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督：審計部門定期對重大采購事項進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)、公司制度的要求，采購流程是否規(guī)范，采購結果是否公正合理等。2.紀檢監(jiān)察部門監(jiān)督：紀檢監(jiān)察部門