輔料訂購(gòu)管理辦法規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司輔料訂購(gòu)管理，規(guī)范訂購(gòu)流程，確保輔料及時(shí)供應(yīng)、質(zhì)量合格、成本合理，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及輔料訂購(gòu)的部門(mén)和環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保輔料訂購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠的輔料供應(yīng)商，保證所采購(gòu)輔料符合公司生產(chǎn)要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制輔料采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.效率原則：優(yōu)化訂購(gòu)流程，提高工作效率，確保輔料及時(shí)供應(yīng)，不影響公司生產(chǎn)進(jìn)度。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)輔料供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇和管理。2.根據(jù)生產(chǎn)需求和庫(kù)存情況，制定輔料訂購(gòu)計(jì)劃并組織實(shí)施。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。（二）生產(chǎn)部門(mén)1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)輔料需求，并及時(shí)提供給采購(gòu)部門(mén)。2.參與輔料供應(yīng)商的評(píng)估工作，提供對(duì)輔料質(zhì)量、適用性等方面的意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)驗(yàn)收所采購(gòu)的輔料，對(duì)質(zhì)量不合格的輔料及時(shí)反饋給采購(gòu)部門(mén)處理。（三）質(zhì)量部門(mén)1.制定輔料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。2.對(duì)采購(gòu)的輔料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告，確保輔料質(zhì)量符合要求。3.參與輔料供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估工作，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。（四）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)輔料的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。2.定期盤(pán)點(diǎn)輔料庫(kù)存，及時(shí)反饋庫(kù)存信息給采購(gòu)部門(mén)，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)合理控制庫(kù)存水平。（五）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核輔料采購(gòu)合同的付款條款，確保付款流程符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.對(duì)輔料采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開(kāi)發(fā)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司輔料需求，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、信譽(yù)等方面。3.對(duì)于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、質(zhì)量管理體系、設(shè)備狀況、人員素質(zhì)等。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估結(jié)果合格的供應(yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每年一次。2.評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格變動(dòng)情況等方面。3.質(zhì)量部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，提供對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估意見(jiàn)。4.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商選擇1.在進(jìn)行輔料訂購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)優(yōu)先從優(yōu)秀供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商。2.對(duì)于新的輔料采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求和供應(yīng)商評(píng)估情況，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)和報(bào)價(jià)。3.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司需求。（四）供應(yīng)商管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期向供應(yīng)商反饋公司的輔料需求和質(zhì)量要求，確保供應(yīng)商能夠及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃和產(chǎn)品質(zhì)量。2.對(duì)于供應(yīng)商出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問(wèn)題，并根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)，提高供應(yīng)商的質(zhì)量意識(shí)和服務(wù)水平。4.對(duì)于不合格供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將其從合格供應(yīng)商名錄中刪除，并停止與其合作。四、訂購(gòu)流程（一）需求預(yù)測(cè)1.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃和周生產(chǎn)計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)輔料需求。2.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)在每周[具體日期]前，將下周輔料需求預(yù)測(cè)表提交給采購(gòu)部門(mén)。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)部門(mén)提交的輔料需求預(yù)測(cè)表，結(jié)合庫(kù)存情況，制定輔料訂購(gòu)計(jì)劃初稿。（二）計(jì)劃審批1.采購(gòu)部門(mén)制定的輔料訂購(gòu)計(jì)劃初稿應(yīng)提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審批，審批部門(mén)包括生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)。2.各審批部門(mén)應(yīng)在接到輔料訂購(gòu)計(jì)劃初稿后的[具體工作日]內(nèi)完成審批，并將審批意見(jiàn)反饋給采購(gòu)部門(mén)。3.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)各審批部門(mén)的意見(jiàn)，對(duì)輔料訂購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善，形成最終的輔料訂購(gòu)計(jì)劃。（三）訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)最終的輔料訂購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。2.采購(gòu)訂單應(yīng)明確輔料的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在下達(dá)采購(gòu)訂單后的[具體工作日]內(nèi)，將采購(gòu)訂單復(fù)印件分別發(fā)送給生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)。（四）訂單跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)訂單跟蹤臺(tái)賬，及時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問(wèn)題，并將情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)。（五）到貨驗(yàn)收1.輔料到貨前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單和到貨通知，做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排收貨人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.輔料到貨時(shí)，收貨人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)輔料進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括輔料的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等方面。3.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨輔料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。4.如驗(yàn)收合格，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（六）付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)訂單的付款申請(qǐng)。2.審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的付款方式和付款時(shí)間，辦理付款手續(xù)。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)發(fā)票信息，確保發(fā)票金額準(zhǔn)確無(wú)誤。4.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)輔料采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定輔料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。2.輔料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確輔料的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)頻率等內(nèi)容。3.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)將制定好的輔料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)傳達(dá)給采購(gòu)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。（二）檢驗(yàn)流程1.輔料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)首先對(duì)輔料的外觀、包裝等進(jìn)行初步檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)。2.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)按照輔料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨輔料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，抽樣數(shù)量應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檢驗(yàn)過(guò)程中，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檢驗(yàn)工具和設(shè)備，確保檢驗(yàn)結(jié)果準(zhǔn)確可靠。4.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)出具檢驗(yàn)報(bào)告，檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、結(jié)論等內(nèi)容。（三）不合格處理1.如檢驗(yàn)結(jié)果不合格，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)及時(shí)出具不合格報(bào)告，并將不合格報(bào)告發(fā)送給采購(gòu)部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格輔料，處理方式包括退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)不合格輔料的情況，評(píng)估對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度的影響，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、尋找替代輔料等。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)將不合格輔料單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)，防止不合格輔料混入合格產(chǎn)品中。（四）質(zhì)量改進(jìn)1.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)定期對(duì)輔料質(zhì)量檢驗(yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，找出質(zhì)量波動(dòng)的原因和規(guī)律。2.根據(jù)質(zhì)量分析結(jié)果，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)召開(kāi)質(zhì)量改進(jìn)會(huì)議，制定質(zhì)量改進(jìn)措施。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)質(zhì)量改進(jìn)措施，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，要求供應(yīng)商改進(jìn)生產(chǎn)工藝和質(zhì)量管理水平。4.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)質(zhì)量改進(jìn)措施，優(yōu)化生產(chǎn)流程，加強(qiáng)對(duì)輔料使用過(guò)程的質(zhì)量控制。六、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存規(guī)劃1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃、輔料訂購(gòu)周期和安全庫(kù)存要求，制定輔料庫(kù)存規(guī)劃。2.輔料庫(kù)存規(guī)劃應(yīng)明確各類(lèi)輔料的最高庫(kù)存、最低庫(kù)存和安全庫(kù)存數(shù)量。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)輔料庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）入庫(kù)管理1.輔料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)輔料進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可辦理入庫(kù)手續(xù)。2.入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)入庫(kù)單，入庫(kù)單應(yīng)包括輔料的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)將入庫(kù)輔料按照規(guī)定的存儲(chǔ)位置存放，并做好標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（三）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)輔料的特性和要求，選擇合適的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)環(huán)境，確保輔料質(zhì)量不受影響。2.對(duì)于易燃易爆、有毒有害等特殊輔料，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存儲(chǔ)，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)的輔料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)輔料出現(xiàn)變質(zhì)、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)處理。（四）出庫(kù)管理1.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃填寫(xiě)領(lǐng)料單，領(lǐng)料單應(yīng)包括輔料的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)領(lǐng)料單對(duì)輔料進(jìn)行發(fā)放，發(fā)放時(shí)應(yīng)核對(duì)領(lǐng)料單信息與庫(kù)存信息是否一致。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)在發(fā)放輔料后，及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。（五）盤(pán)點(diǎn)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)輔料庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)庫(kù)存輔料進(jìn)行逐一清點(diǎn)，確保盤(pán)點(diǎn)結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，盤(pán)點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果、差異原因分析等內(nèi)容。4.如發(fā)現(xiàn)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果與庫(kù)存臺(tái)賬不一致，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。七、成本控制（一）成本預(yù)算1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和輔料需求預(yù)測(cè)，制定輔料采購(gòu)成本預(yù)算。2.輔料采購(gòu)成本預(yù)算應(yīng)包括各類(lèi)輔料的采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等內(nèi)容。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將制定好的輔料采購(gòu)成本預(yù)算提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。（二）價(jià)格控制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、招標(biāo)采購(gòu)等方式，選擇價(jià)格合理的輔料供應(yīng)商。2.在與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)爭(zhēng)取有利的價(jià)格條款，如價(jià)格折扣、付款方式等。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)輔料市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行監(jiān)測(cè)，及時(shí)掌握價(jià)格變動(dòng)情況，調(diào)整采購(gòu)策略。（三）成本分析1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)輔料采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，分析內(nèi)容包括采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、質(zhì)量成本等方面。2.通過(guò)成本分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施和建議。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)成本分析結(jié)果，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本。（四）成本考核1.公司應(yīng)建立輔料采購(gòu)成本考核制度