采購(gòu)需求編制管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)需求編制管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)符合公司實(shí)際需求，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購(gòu)項(xiàng)目的需求編制管理，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：采購(gòu)需求應(yīng)準(zhǔn)確反映公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，避免模糊不清或歧義。2.完整性原則：涵蓋采購(gòu)項(xiàng)目所需的全部要素，包括規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等。3.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。4.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足需求的前提下，合理控制采購(gòu)成本，實(shí)現(xiàn)性價(jià)比最優(yōu)。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，詳細(xì)描述采購(gòu)項(xiàng)目的功能、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求。2.對(duì)采購(gòu)需求的合理性、必要性和完整性負(fù)責(zé)，并配合采購(gòu)部門進(jìn)行需求確認(rèn)和溝通。3.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際使用情況，及時(shí)更新和調(diào)整采購(gòu)需求。（二）采購(gòu)部門1.協(xié)助需求部門編制采購(gòu)需求，提供采購(gòu)相關(guān)的專業(yè)建議和市場(chǎng)信息。2.對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行審核，確保其符合公司采購(gòu)政策和流程，以及法律法規(guī)要求。3.組織采購(gòu)需求的評(píng)審和溝通協(xié)調(diào)工作，推動(dòng)采購(gòu)項(xiàng)目順利進(jìn)行。（三）其他部門1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)需求的預(yù)算安排，確保采購(gòu)資金合理合規(guī)。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查采購(gòu)需求涉及的合同條款和法律風(fēng)險(xiǎn)，提供法律支持。3.技術(shù)部門根據(jù)需要對(duì)采購(gòu)需求中的技術(shù)要求進(jìn)行評(píng)估和指導(dǎo)，確保技術(shù)可行性。三、采購(gòu)需求編制流程（一）需求提出1.需求部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、項(xiàng)目實(shí)施、設(shè)備更新等實(shí)際情況，定期或不定期提出采購(gòu)需求。2.采購(gòu)需求應(yīng)采用書面形式，詳細(xì)填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，內(nèi)容包括但不限于：采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、售后服務(wù)要求等。（二）需求初審1.采購(gòu)部門收到需求部門提交的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行初審。2.初審內(nèi)容包括：需求的合理性、完整性、合規(guī)性，以及與公司現(xiàn)有資產(chǎn)的兼容性等。3.對(duì)于初審不通過的采購(gòu)需求，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充或修改。（三）需求評(píng)審1.對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目或復(fù)雜技術(shù)要求的采購(gòu)需求，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。2.評(píng)審人員包括需求部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員。3.評(píng)審內(nèi)容主要包括：采購(gòu)需求的必要性、技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)合理性、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。4.評(píng)審過程中，各部門應(yīng)充分發(fā)表意見，形成評(píng)審結(jié)論。對(duì)于評(píng)審?fù)ㄟ^的采購(gòu)需求，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)整理和匯總評(píng)審意見，并反饋給需求部門。（四）需求確認(rèn)1.需求部門根據(jù)評(píng)審意見對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行修改和完善后，提交給采購(gòu)部門進(jìn)行最終確認(rèn)。2.采購(gòu)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成需求確認(rèn)工作。如確認(rèn)通過，雙方應(yīng)在《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》上簽字蓋章；如確認(rèn)不通過，采購(gòu)部門應(yīng)再次與需求部門溝通，直至達(dá)成一致意見。（五）需求變更1.在采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施過程中，如因業(yè)務(wù)變化、技術(shù)更新等原因需要變更采購(gòu)需求，需求部門應(yīng)填寫《采購(gòu)需求變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和影響。2.采購(gòu)需求變更申請(qǐng)表應(yīng)按照采購(gòu)需求編制流程進(jìn)行審批，經(jīng)相關(guān)部門審核同意后方可實(shí)施變更。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將需求變更情況通知供應(yīng)商，并與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整采購(gòu)合同條款。四、采購(gòu)需求編制要求（一）明確性要求1.采購(gòu)需求應(yīng)清晰明確，避免使用模糊、歧義或不確定的語言。對(duì)于技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵內(nèi)容，應(yīng)盡可能詳細(xì)描述，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解需求。2.明確采購(gòu)項(xiàng)目的交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等要求，避免因信息不明確導(dǎo)致的糾紛和延誤。（二）完整性要求1.采購(gòu)需求應(yīng)涵蓋采購(gòu)項(xiàng)目的全部要素，包括但不限于物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、售后服務(wù)要求等。2.對(duì)于涉及多個(gè)子項(xiàng)目或多個(gè)階段的采購(gòu)需求，應(yīng)分別列出每個(gè)子項(xiàng)目或階段的具體要求，并明確各子項(xiàng)目或階段之間的關(guān)系和銜接要求。（三）合規(guī)性要求1.采購(gòu)需求應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得含有任何違法違規(guī)或歧視性條款。2.對(duì)于涉及國(guó)家安全、環(huán)境保護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等特殊要求的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和政策執(zhí)行。（四）經(jīng)濟(jì)性要求1.在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，采購(gòu)需求應(yīng)充分考慮成本效益原則，合理控制采購(gòu)成本。2.對(duì)于同類物資或服務(wù)，應(yīng)通過市場(chǎng)調(diào)研和比較，選擇性價(jià)比最優(yōu)的產(chǎn)品或服務(wù)，避免盲目追求高端或低價(jià)。五、采購(gòu)需求文檔管理（一）文檔建立1.采購(gòu)需求確認(rèn)后，采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)建立采購(gòu)需求文檔，包括《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》、評(píng)審意見、需求變更記錄等相關(guān)資料。2.采購(gòu)需求文檔應(yīng)按照項(xiàng)目編號(hào)或類別進(jìn)行分類整理，并存檔保存，以便于查詢和追溯。（二）文檔更新1.隨著采購(gòu)項(xiàng)目的推進(jìn)和需求的變更，采購(gòu)需求文檔應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新，確保文檔內(nèi)容與實(shí)際采購(gòu)需求保持一致。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)需求文檔進(jìn)行審查和清理，對(duì)于已完成采購(gòu)項(xiàng)目的文檔，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。（三）文檔查閱1.公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱采購(gòu)需求文檔時(shí)，應(yīng)填寫《采購(gòu)需求文檔查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守公司檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露采購(gòu)需求文檔內(nèi)容。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)需求編制管理工作進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查，確保采購(gòu)需求編制過程符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)審查采購(gòu)需求的合理性、合規(guī)性、完整性，以及需求變更的審批程序等內(nèi)容。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.建立采購(gòu)需求編制管理工作考核制度，對(duì)需求部門、采購(gòu)部門等相關(guān)部門的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括采購(gòu)需求編制的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，需求評(píng)審的質(zhì)量和效率，需求變更的管理等方面。3.考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)