采購系統(tǒng)管理辦法規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司采購系統(tǒng)的規(guī)范化管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購活動的合法性、公正性和透明度，特制定本管理辦法規(guī)定。（二）適用范圍本辦法規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機會。3.公開性原則：采購信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確地公開，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)公司采購活動的組織與實施。采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理設(shè)置崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計劃：根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和各部門需求，編制采購計劃，明確采購物資、服務(wù)的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購時間等。2.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評估和選擇機制，對供應(yīng)商進行調(diào)查、評估、篩選和分類管理，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期進行更新。3.采購實施：按照采購計劃，組織開展采購活動，包括招標(biāo)、詢價、談判、訂單簽訂等，確保采購活動的順利進行。4.合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作，確保合同的合法性、有效性和完整性。5.采購成本控制：通過市場調(diào)研、供應(yīng)商談判、采購策略優(yōu)化等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.質(zhì)量控制：參與采購物資、服務(wù)的質(zhì)量檢驗和驗收工作，確保采購物資、服務(wù)符合質(zhì)量要求。7.信息管理：及時收集、整理、分析采購相關(guān)信息，建立采購檔案，為公司決策提供支持。8.溝通協(xié)調(diào)：與公司內(nèi)部各部門保持密切溝通，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題；與供應(yīng)商保持良好合作關(guān)系，維護公司利益。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資、服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、交貨時間等要求，并對采購結(jié)果進行驗收。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析。3.審計部門：負(fù)責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資、服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計交貨時間等內(nèi)容，并提交至采購部門。2.《采購申請表》需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。對于金額較大或重要的采購項目，還需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計劃制定采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行匯總分析，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資、服務(wù)的具體內(nèi)容、采購時間、采購方式等，并報部門負(fù)責(zé)人審核。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購物資、服務(wù)的特點和要求，從合格供應(yīng)商名錄中選擇潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價函或招標(biāo)邀請書。2.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面進行評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門選擇合適的供應(yīng)商，并與其進行談判，確定采購價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。對于金額較大或重要的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)方式確定供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理：采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作情況等，并定期對供應(yīng)商進行考核評價。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時調(diào)整或淘汰。（四）采購實施1.采購方式選擇：根據(jù)采購物資、服務(wù)的特點和金額大小，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.采購文件編制：采購部門根據(jù)采購方式和采購需求，編制采購文件，如招標(biāo)文件、詢價文件、談判文件等。采購文件應(yīng)明確采購物資、服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.采購活動組織：采購部門按照采購文件規(guī)定的程序和要求，組織開展采購活動。對于招標(biāo)采購，應(yīng)成立評標(biāo)委員會，負(fù)責(zé)對投標(biāo)文件進行評審和比較，確定中標(biāo)候選人；對于詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，應(yīng)組織相關(guān)人員進行談判，確定成交供應(yīng)商。4.采購合同簽訂：采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案。（五）采購驗收1.驗收準(zhǔn)備：需求部門在采購物資、服務(wù)到貨前，應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收方案、準(zhǔn)備驗收工具、安排驗收人員等。2.驗收實施：采購物資、服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)按照驗收方案和合同要求，對采購物資、服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進行驗收。驗收合格后，需求部門應(yīng)填寫《采購驗收單》，并簽字確認(rèn)。對于驗收不合格的采購物資、服務(wù)，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗收報告：需求部門驗收完成后，應(yīng)編寫驗收報告，總結(jié)驗收情況，提出驗收意見和建議。驗收報告應(yīng)報采購部門備案。（六）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，詳細(xì)說明采購物資、服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容，并提交至財務(wù)部門。2.付款審核：財務(wù)部門收到《付款申請表》后，對采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證進行審核，核實采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性和準(zhǔn)確性。審核無誤后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)公司分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，辦理采購款項的支付手續(xù)。對于采用預(yù)付款方式的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)在付款前對供應(yīng)商的履約能力進行評估，確保預(yù)付款的安全。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別與評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等，并評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險管理：加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商信用檔案，對供應(yīng)商進行動態(tài)評估和監(jiān)控；在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險管理：加強采購物資、服務(wù)的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾；加強到貨驗收工作，確保采購物資、服務(wù)符合質(zhì)量要求。3.價格風(fēng)險管理：加強市場調(diào)研和價格分析，及時掌握市場價格動態(tài)；與供應(yīng)商進行價格談判，爭取合理的采購價格；采用套期保值等金融工具，規(guī)避價格波動風(fēng)險。4.法律風(fēng)險管理：加強采購合同管理，確保采購合同的合法性、有效性和完整性；在采購活動中遵守法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，避免法律糾紛。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。對于可能發(fā)生的重大風(fēng)險，應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購活動的順利進行。五、采購信息管理（一）信息收集采購部門應(yīng)及時收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等，并建立信息數(shù)據(jù)庫。（二）信息分析與利用采購部門應(yīng)定期對收集到的信息進行分析和研究，為采購決策提供支持。例如，通過分析市場價格信息，制定合理的采購價格策略；通過分析供應(yīng)商信息，優(yōu)化供應(yīng)商選擇和管理。（三）信息共享采購部門應(yīng)與公司內(nèi)部其他部門實現(xiàn)信息共享，及時通報采購進展情況、采購結(jié)果等信息，提高工作效率和協(xié)同效應(yīng)。六、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：考核采購物資、服務(wù)的實際采購價格與預(yù)算價格的差異率。2.采購質(zhì)量：考核采購物資、服務(wù)的驗收合格率。3.采購效率：考核采購周期、訂單處理及時率等指標(biāo)。4.供應(yīng)商管理：考核供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等指標(biāo)。（二）評估方法采購部門定期對采購績效進行評估，采用定量分析與定性分析相結(jié)合的方法，對采購績效指標(biāo)進行計算和評價。（三）評估結(jié)果應(yīng)用采購部門根據(jù)采購績效評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取針對性的改進措施，不斷提高采購管理水平。對于采購績效優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎勵；對于采購績效較差的員工，進