采購材料票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購材料票據(jù)管理，規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程，確保采購材料票據(jù)的真實(shí)性、完整性、合法性，保障公司資金安全，提高財(cái)務(wù)管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在采購材料過程中涉及的各類票據(jù)管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、采購訂單、驗(yàn)收單等。（三）基本原則1.合法性原則：采購材料票據(jù)的取得、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：票據(jù)所反映的采購業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際交易相符，不得虛構(gòu)或篡改。3.完整性原則：票據(jù)應(yīng)具備完整的要素，包括發(fā)票的開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等，以及其他相關(guān)憑證的必要內(nèi)容。4.及時(shí)性原則：采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)取得合法有效的票據(jù)，并按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行傳遞、審核和入賬。二、票據(jù)的種類及要求（一）發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票采購材料應(yīng)盡量取得增值稅專用發(fā)票，以確保公司能夠依法抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。取得的增值稅專用發(fā)票必須符合以下要求：發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得壓線、錯(cuò)格。發(fā)票上的發(fā)票專用章應(yīng)清晰、合規(guī)，與銷售方名稱一致。發(fā)票的開具日期應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)，目前一般為自發(fā)票開具之日起360天內(nèi)。發(fā)票的貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱應(yīng)與采購合同一致，如有明細(xì)清單，應(yīng)附在發(fā)票后面，并加蓋發(fā)票專用章。2.增值稅普通發(fā)票對(duì)于不能取得增值稅專用發(fā)票的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)取得合法有效的增值稅普通發(fā)票。增值稅普通發(fā)票的要求與增值稅專用發(fā)票基本一致，但無需進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣。（二）收據(jù)1.行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)在向行政事業(yè)單位采購材料或接受服務(wù)時(shí)，應(yīng)取得由財(cái)政部門統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)。收據(jù)上應(yīng)加蓋收款單位財(cái)務(wù)專用章或收費(fèi)專用章，并注明收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、金額等內(nèi)容。2.企業(yè)自制收據(jù)公司內(nèi)部因業(yè)務(wù)往來或其他原因開具的收據(jù)，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行設(shè)計(jì)和印制。自制收據(jù)應(yīng)連續(xù)編號(hào)，由專人負(fù)責(zé)保管和開具，開具時(shí)應(yīng)注明收款日期、收款事由、金額、交款人等信息，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。（三）采購訂單1.采購訂單是公司與供應(yīng)商簽訂采購合同的書面憑證，應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨日期、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。2.采購訂單應(yīng)由采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并加蓋公司合同專用章或公章后生效。3.采購訂單一式多份，分別由采購部門、財(cái)務(wù)部門、倉庫管理部門等留存，作為跟蹤采購進(jìn)度、驗(yàn)收貨物、結(jié)算貨款等的依據(jù)。（四）驗(yàn)收單1.驗(yàn)收單是證明采購材料已按合同要求驗(yàn)收入庫的書面憑證，應(yīng)詳細(xì)記錄采購材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人員等信息。2.驗(yàn)收單應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并加蓋倉庫管理部門的驗(yàn)收專用章。3.驗(yàn)收單應(yīng)與采購訂單、發(fā)票等相關(guān)憑證相互核對(duì)，確保采購材料的數(shù)量、質(zhì)量、金額等信息一致。三、票據(jù)的取得與審核（一）票據(jù)的取得1.采購人員在簽訂采購合同前，應(yīng)明確供應(yīng)商開具票據(jù)的種類、要求及提供時(shí)間等條款，并在合同中予以約定。2.采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，采購人員應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商索取合法有效的票據(jù)，并確保票據(jù)的真實(shí)性、完整性和合法性。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，采購人員應(yīng)在取得發(fā)票后及時(shí)進(jìn)行認(rèn)證，確保在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。（二）票據(jù)的審核1.采購人員取得票據(jù)后，應(yīng)首先對(duì)票據(jù)的基本信息進(jìn)行審核，包括發(fā)票的開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等，以及其他相關(guān)憑證的必要內(nèi)容。2.采購人員應(yīng)將審核無誤的票據(jù)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行進(jìn)一步審核。財(cái)務(wù)部門審核人員應(yīng)重點(diǎn)審核票據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性以及與采購業(yè)務(wù)的相關(guān)性。3.對(duì)于不符合要求的票據(jù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其重新開具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。4.審核通過的票據(jù)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行分類整理、編號(hào)，并登記入賬。四、票據(jù)的傳遞與保管（一）票據(jù)的傳遞1.采購人員取得票據(jù)后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將票據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門。傳遞過程中，應(yīng)確保票據(jù)的安全、完整，不得丟失、毀損。2.財(cái)務(wù)部門收到采購人員傳遞的票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核、入賬，并按照規(guī)定的時(shí)間和程序?qū)⑾嚓P(guān)憑證傳遞給其他部門，如倉庫管理部門、審計(jì)部門等。3.各部門在收到票據(jù)后，應(yīng)按照各自的職責(zé)進(jìn)行處理，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將票據(jù)傳遞給下一環(huán)節(jié)，確保票據(jù)傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）票據(jù)的保管1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的票據(jù)保管崗位，負(fù)責(zé)采購材料票據(jù)的保管工作。票據(jù)保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉票據(jù)管理的相關(guān)規(guī)定。2.票據(jù)保管人員應(yīng)按照票據(jù)的種類、日期、編號(hào)等進(jìn)行分類整理，建立票據(jù)檔案，并妥善保管。票據(jù)檔案應(yīng)包括票據(jù)原件、復(fù)印件、相關(guān)審批文件、合同等資料。3.票據(jù)保管人員應(yīng)定期對(duì)票據(jù)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保票據(jù)的安全、完整。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、毀損等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.票據(jù)保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票等重要票據(jù)的保管期限為10年，其他相關(guān)憑證的保管期限為5年。保管期滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。五、票據(jù)的使用與核銷（一）票據(jù)的使用1.公司內(nèi)部各部門在使用采購材料票據(jù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或挪作他用。2.開具發(fā)票的部門應(yīng)按照發(fā)票管理的相關(guān)規(guī)定，如實(shí)、準(zhǔn)確地開具發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章。開具發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票聯(lián)交付給購買方，并按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行納稅申報(bào)和繳納稅款。3.使用收據(jù)的部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，規(guī)范開具收據(jù)，并加蓋財(cái)務(wù)專用章或收費(fèi)專用章。開具收據(jù)后，應(yīng)及時(shí)將收據(jù)聯(lián)交付給交款人，并按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行收款登記和入賬。（二）票據(jù)的核銷1.采購材料票據(jù)在完成相關(guān)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核銷。核銷時(shí)，應(yīng)確保票據(jù)的金額、數(shù)量、用途等信息與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購材料票據(jù)的核銷情況進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保核銷工作的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)核銷異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。3.對(duì)于已核銷的票據(jù)，應(yīng)在票據(jù)上加蓋“已核銷”字樣，并按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行歸檔保管。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購材料票據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查票據(jù)的取得、審核、傳遞、保管、使用、核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購材料票據(jù)的日常管理和監(jiān)督，定期對(duì)票據(jù)的使用情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.各部門應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門和財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受稅務(wù)機(jī)關(guān)、財(cái)政部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供采購材料票據(jù)及相關(guān)資料，確保公司的票據(jù)管理工作符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。七、違規(guī)處理（一）對(duì)違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。**1.對(duì)于未按照規(guī)定取得、審核、傳遞、保管、使用、核銷采購材料票據(jù)的部門和個(gè)人，責(zé)令其限期改正，并給予警告處分。2.對(duì)于因票據(jù)管理不善導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的部門和個(gè)人，除責(zé)令其賠償經(jīng)濟(jì)損失外，還將給予記過、記大過、降職、撤職