采購(gòu)結(jié)算審核管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)結(jié)算審核管理，規(guī)范采購(gòu)結(jié)算行為，確保采購(gòu)資金的合理使用，提高采購(gòu)效益，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購(gòu)項(xiàng)目的結(jié)算審核工作，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：采購(gòu)結(jié)算必須以真實(shí)發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù)為依據(jù)，確保結(jié)算資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.合法性原則：采購(gòu)結(jié)算應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.準(zhǔn)確性原則：審核人員應(yīng)認(rèn)真細(xì)致地對(duì)采購(gòu)結(jié)算進(jìn)行審核，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。4.及時(shí)性原則：采購(gòu)結(jié)算審核工作應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，以保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行和資金的及時(shí)支付。二、采購(gòu)結(jié)算審核職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、簽訂與執(zhí)行，確保合同條款明確、合法、有效。2.按照合同約定及時(shí)辦理采購(gòu)到貨驗(yàn)收手續(xù)，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。3.收集、整理采購(gòu)結(jié)算所需的相關(guān)資料，包括發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購(gòu)合同等，并提交給財(cái)務(wù)部門。4.配合財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算審核工作，提供必要的解釋和說明。（二）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)采購(gòu)結(jié)算的審核工作，對(duì)采購(gòu)結(jié)算資料的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。2.依據(jù)審核結(jié)果辦理采購(gòu)資金的支付手續(xù)，確保資金支付安全、合規(guī)。3.對(duì)采購(gòu)結(jié)算情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)建議。4.定期與采購(gòu)部門核對(duì)采購(gòu)結(jié)算賬目，確保賬賬相符。（三）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)采購(gòu)結(jié)算審核工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保審核工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目的結(jié)算進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)采購(gòu)結(jié)算過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理。（四）其他相關(guān)部門職責(zé)其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，配合采購(gòu)結(jié)算審核工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、采購(gòu)結(jié)算審核流程（一）采購(gòu)結(jié)算資料提交采購(gòu)部門在采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)整理采購(gòu)結(jié)算所需資料，并提交給財(cái)務(wù)部門。提交的資料應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：1.采購(gòu)合同原件或復(fù)印件，合同應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等條款。2.發(fā)票，發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效，與采購(gòu)合同及實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)相符。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)由驗(yàn)收部門或人員簽字確認(rèn)，證明采購(gòu)物資或服務(wù)已按合同要求驗(yàn)收合格。4.其他相關(guān)資料，如采購(gòu)訂單、送貨單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（二）財(cái)務(wù)部門初審財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)部門提交的結(jié)算資料后，應(yīng)進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括：1.結(jié)算資料的完整性審核，檢查提交的資料是否齊全，是否符合要求。2.采購(gòu)合同條款的審核，核對(duì)合同約定的采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等與結(jié)算資料是否一致。3.發(fā)票的審核，檢查發(fā)票的真?zhèn)?、開票日期、發(fā)票號(hào)碼、購(gòu)貨單位名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息是否填寫齊全、準(zhǔn)確，發(fā)票印章是否清晰、合規(guī)。4.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的審核，檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否由驗(yàn)收部門或人員簽字確認(rèn)，驗(yàn)收結(jié)果是否與合同要求相符。如初審發(fā)現(xiàn)結(jié)算資料不完整、不符合要求或存在疑問，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門補(bǔ)充或更正資料。（三）財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門初審?fù)ㄟ^后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的審核。審核內(nèi)容包括：1.采購(gòu)價(jià)格的審核，檢查采購(gòu)價(jià)格是否符合合同約定，是否與市場(chǎng)價(jià)格相符。如采購(gòu)價(jià)格高于合同約定或市場(chǎng)同類產(chǎn)品價(jià)格，應(yīng)要求采購(gòu)部門提供合理的解釋和說明。2.采購(gòu)數(shù)量的審核，核對(duì)采購(gòu)數(shù)量是否與合同約定及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告一致。如采購(gòu)數(shù)量與合同約定不符，應(yīng)查明原因，并要求采購(gòu)部門提供相關(guān)證明材料。3.采購(gòu)費(fèi)用的審核，檢查采購(gòu)過程中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，如運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等是否符合合同約定或公司相關(guān)規(guī)定。4.結(jié)算金額的計(jì)算審核，對(duì)采購(gòu)合同金額、發(fā)票金額、各項(xiàng)費(fèi)用等進(jìn)行匯總計(jì)算，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。審核人員在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通核實(shí)，并做好記錄。如經(jīng)溝通后仍存在分歧，審核人員應(yīng)將問題提交給財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。（四）審批財(cái)務(wù)部門審核通過的采購(gòu)結(jié)算資料，應(yīng)按照公司審批流程提交審批。審批流程根據(jù)采購(gòu)金額大小及公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般分為部門負(fù)責(zé)人審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。審批人員應(yīng)認(rèn)真審查采購(gòu)結(jié)算資料，對(duì)審核結(jié)果及相關(guān)情況進(jìn)行確認(rèn)，并簽署審批意見。如審批通過，審批人員應(yīng)在結(jié)算資料上簽字蓋章；如審批不通過，審批人員應(yīng)明確指出問題所在，并要求采購(gòu)部門重新辦理結(jié)算手續(xù)。（五）支付經(jīng)審批通過的采購(gòu)結(jié)算資料，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及公司資金支付管理規(guī)定辦理采購(gòu)資金的支付手續(xù)。支付方式包括支票支付、網(wǎng)銀支付、電匯等，具體支付方式應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況及供應(yīng)商要求確定。在支付過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核支付信息，確保支付金額、收款單位名稱、賬號(hào)、開戶行等信息準(zhǔn)確無誤。支付完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將支付憑證及相關(guān)資料歸檔保存。四、采購(gòu)結(jié)算審核內(nèi)容（一）采購(gòu)合同審核1.合同條款的完整性審核，檢查合同是否包含采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等必要條款。2.合同條款的合法性審核，確保合同條款符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，不存在違法違規(guī)或損害公司利益的條款。3.合同條款的準(zhǔn)確性審核，核對(duì)合同中各項(xiàng)條款的表述是否清晰、準(zhǔn)確，避免因條款歧義導(dǎo)致結(jié)算糾紛。（二）發(fā)票審核1.發(fā)票真?zhèn)螌徍?，通過國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)或其他合法途徑核實(shí)發(fā)票的真實(shí)性。2.發(fā)票內(nèi)容審核，檢查發(fā)票開具的內(nèi)容是否與采購(gòu)業(yè)務(wù)相符，包括購(gòu)貨單位名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息是否填寫齊全、準(zhǔn)確。3.發(fā)票印章審核，檢查發(fā)票上加蓋的發(fā)票專用章是否清晰、合規(guī)，與開票單位名稱一致。（三）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告審核1.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性審核，檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否由驗(yàn)收部門或人員簽字確認(rèn)，驗(yàn)收過程及結(jié)果是否真實(shí)可靠。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)審核，核對(duì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中所采用的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否符合合同約定及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.驗(yàn)收結(jié)果審核，檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)的驗(yàn)收結(jié)論是否明確，是否與合同要求相符。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)查明原因，并要求采購(gòu)部門提供處理措施及相關(guān)證明材料。（四）采購(gòu)價(jià)格審核1.市場(chǎng)價(jià)格調(diào)研，收集市場(chǎng)同類產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格信息，與采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析，判斷采購(gòu)價(jià)格是否合理。2.價(jià)格調(diào)整依據(jù)審核，如采購(gòu)價(jià)格因市場(chǎng)波動(dòng)、原材料價(jià)格變化等原因進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)審核價(jià)格調(diào)整的依據(jù)是否充分、合理，是否符合合同約定的價(jià)格調(diào)整條款。3.價(jià)格審批流程審核，檢查采購(gòu)價(jià)格調(diào)整是否按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，審批手續(xù)是否齊全。（五）采購(gòu)數(shù)量審核1.合同約定數(shù)量核對(duì)，將采購(gòu)數(shù)量與合同約定的數(shù)量進(jìn)行逐一核對(duì)，確保兩者一致。2.實(shí)際到貨數(shù)量確認(rèn)，根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)送貨單等資料，核實(shí)實(shí)際到貨數(shù)量是否與采購(gòu)數(shù)量相符。如實(shí)際到貨數(shù)量與合同約定不符，應(yīng)查明原因，并要求采購(gòu)部門提供相關(guān)證明材料，如采購(gòu)變更單、補(bǔ)貨單等。3.數(shù)量差異處理審核，對(duì)于采購(gòu)數(shù)量與合同約定數(shù)量存在差異的情況，審核采購(gòu)部門對(duì)數(shù)量差異的處理措施是否合理、合規(guī)，是否符合公司相關(guān)規(guī)定。（六）采購(gòu)費(fèi)用審核1.費(fèi)用合理性審核，檢查采購(gòu)過程中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，如運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等是否符合市場(chǎng)行情及公司相關(guān)規(guī)定，費(fèi)用支出是否合理。2.費(fèi)用憑證審核，審核各項(xiàng)采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷憑證是否真實(shí)、合法、有效，憑證內(nèi)容是否與費(fèi)用實(shí)際發(fā)生情況相符。3.費(fèi)用審批流程審核，檢查采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷是否按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，審批手續(xù)是否齊全。五、采購(gòu)結(jié)算審核的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)結(jié)算審核工作進(jìn)行自查，檢查審核流程是否規(guī)范、審核內(nèi)容是否完整、審核結(jié)果是否準(zhǔn)確等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)結(jié)算審核工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)結(jié)算過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，公司將給予舉報(bào)人相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部監(jiān)督1.接受國(guó)家相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如稅務(wù)部門對(duì)發(fā)票真實(shí)性的檢查、審計(jì)部門對(duì)公司財(cái)務(wù)收支情況的審計(jì)等。公司應(yīng)積極配合外部監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注供應(yīng)商及其他利益相關(guān)方的反饋意見，對(duì)于供應(yīng)商提出的關(guān)于采購(gòu)結(jié)算的疑問或投訴，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給供應(yīng)商。六、采購(gòu)結(jié)算審核中的風(fēng)險(xiǎn)防范（一）合同風(fēng)險(xiǎn)1.簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，確保合同內(nèi)容完整、合法、有效，避免因合同條款漏洞或歧義導(dǎo)致結(jié)算糾紛。2.加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的跟蹤管理，及時(shí)掌握合同履行情況，如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決，并做好記錄。3.建立合同變更管理制度，對(duì)于合同變更事項(xiàng)，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議，確保合同變更后的結(jié)算依據(jù)明確、合法。（二）發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)發(fā)票管理，嚴(yán)格審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無誤。2.建立發(fā)票查驗(yàn)機(jī)制，通過國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)或其他合法途徑對(duì)取得的發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)，防止取得虛假發(fā)票。3.對(duì)于發(fā)票開具不符合要求的，應(yīng)及時(shí)要求對(duì)方重新開具發(fā)票，確保發(fā)票合規(guī)有效。（三）驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)1.明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保驗(yàn)收工作規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，如實(shí)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.加強(qiáng)對(duì)驗(yàn)收過程的監(jiān)督管理，防止驗(yàn)收人員與供應(yīng)商串通舞弊，確保驗(yàn)收結(jié)果真實(shí)可靠。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物資或服務(wù)，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨處理，并跟蹤處理結(jié)果，確保采購(gòu)質(zhì)量符合要求。（四）價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)1.建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集市場(chǎng)同類產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格信息，為采購(gòu)價(jià)格審核提供參考依據(jù)。2.在采購(gòu)合同中明確價(jià)格調(diào)整條款，約定價(jià)格調(diào)整的條件、方式及審批流程，確保采購(gòu)價(jià)格在合理范圍內(nèi)波動(dòng)。3.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)價(jià)格的審核管理，對(duì)于價(jià)格異常波動(dòng)的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)深入調(diào)查原因，防止不合理的價(jià)格調(diào)整給公司造成損失。（五）支付風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格執(zhí)行資金支付審批制度，確保采購(gòu)資金支付經(jīng)過嚴(yán)格審核和審批，防止未經(jīng)授權(quán)的資金支付。2.加強(qiáng)對(duì)支付信息的審核管理，確保支付金額、收款單位名稱、賬號(hào)、開戶行等信