鐵路配件采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司鐵路配件采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)的鐵路配件質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供應(yīng)及時(shí)，滿足公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部鐵路配件采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于機(jī)車、車輛、線路等相關(guān)配件的采購(gòu)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的鐵路配件，保障鐵路運(yùn)輸安全。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.公開(kāi)公正原則：采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)結(jié)果公正合理。二、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.各部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)計(jì)劃、設(shè)備檢修計(jì)劃等，提前對(duì)鐵路配件需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，并提交需求預(yù)測(cè)報(bào)告。2.需求預(yù)測(cè)報(bào)告應(yīng)包括配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等詳細(xì)信息。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制1.物資采購(gòu)部門根據(jù)各部門提交的需求預(yù)測(cè)報(bào)告，結(jié)合庫(kù)存情況，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、質(zhì)量要求等內(nèi)容。（三）采購(gòu)計(jì)劃審批1.采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批流程按照公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。2.審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)，不得擅自變更。如需變更，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等。2.通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式，從符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商中選擇合適的合作伙伴。3.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、售后服務(wù)能力等。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先合作、增加采購(gòu)份額等。2.對(duì)違反合同約定的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。四、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交物資采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)詢價(jià)1.物資采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，根據(jù)采購(gòu)配件的特點(diǎn)和市場(chǎng)情況，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函。2.詢價(jià)函應(yīng)明確采購(gòu)配件的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、價(jià)格等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。（三）采購(gòu)談判1.物資采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析比較，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。2.采購(gòu)談判應(yīng)明確采購(gòu)配件的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，并形成談判記錄。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)談判達(dá)成一致后，物資采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。（五）采購(gòu)合同執(zhí)行1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，及時(shí)供應(yīng)鐵路配件。2.物資采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.鐵路配件到貨后，物資采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括配件的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.驗(yàn)收合格的配件，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的配件，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)，針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃。2.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理和質(zhì)量控制，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)配件質(zhì)量合格。3.對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，加強(qiáng)供應(yīng)商選擇和管理，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。4.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核和管理，明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范合同糾紛。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.物資采購(gòu)部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購(gòu)工作情況，接受內(nèi)部監(jiān)督。（二）外部審計(jì)1.按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)要求，定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中存在的問(wèn)題提出整改建議。（三）投訴處理1.建立采購(gòu)?fù)对V處理機(jī)制，接受公司內(nèi)部員工和供應(yīng)商的投訴。2.對(duì)投訴事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，及時(shí)處理投訴，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。七、信息管理（一）采購(gòu)信息收集1.物資采購(gòu)部門應(yīng)收集與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同信息等。2.建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)收集到的信息進(jìn)行分類整理和存儲(chǔ)。（二）采購(gòu)信息共享1.采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部共享，各部門可根據(jù)工作需要