食堂采購合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司食堂采購合同管理，規(guī)范采購行為，保障公司食堂物資供應的質(zhì)量和安全，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司食堂各類食品、食材、用品及服務的采購合同管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行、變更、終止等活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準。2.公平公正原則：合同雙方應在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，確保雙方權(quán)利義務對等。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。4.效益優(yōu)先原則：在保證物資質(zhì)量和服務水平的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。二、合同簽訂管理（一）供應商選擇1.建立供應商準入制度，對供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進行嚴格審查。2.通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式選擇合格供應商，并建立供應商名錄。3.定期對供應商進行評估和考核，對不合格供應商及時淘汰。（二）合同起草1.采購部門應根據(jù)采購需求和供應商情況起草采購合同文本。2.合同文本應明確雙方的權(quán)利義務、采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。3.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免歧義。（三）合同審核1.采購合同起草完成后，應提交公司法務部門、財務部門等相關(guān)部門進行審核。2.法務部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，財務部門主要審核合同的付款方式、結(jié)算條款等。3.相關(guān)部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。采購部門應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應商簽訂。2.簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章。3.合同簽訂后，應及時將合同副本分送相關(guān)部門存檔。三、合同履行管理（一）供應商管理1.采購部門應建立供應商管理檔案，記錄供應商的基本信息、采購合同履行情況、評估考核結(jié)果等。2.定期與供應商溝通協(xié)調(diào)，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和物資供應情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量供應物資。3.對供應商的違約行為，應及時采取措施追究其違約責任。（二）物資驗收1.采購物資到貨后，采購部門應及時通知質(zhì)量檢驗部門進行驗收。2.質(zhì)量檢驗部門應按照合同約定的質(zhì)量標準對采購物資進行檢驗，檢驗合格的物資予以簽收，檢驗不合格的物資應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。3.物資驗收應填寫驗收記錄，驗收記錄應包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收人員等信息。（三）付款管理1.采購部門應根據(jù)合同約定的付款方式和結(jié)算條款，及時辦理付款手續(xù)。2.付款前，采購部門應填寫付款申請單，并附合同副本、驗收記錄、發(fā)票等相關(guān)資料，提交財務部門審核。3.財務部門應按照公司財務管理制度對付款申請進行審核，審核通過后辦理付款手續(xù)。（四）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除后，采購部門應及時通知相關(guān)部門，并對已履行的部分進行結(jié)算。四、合同風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購合同進行風險識別，分析合同履行過程中可能存在的風險，如供應商違約、物資質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等。2.針對識別出的風險，應制定相應的風險應對措施。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級，對高風險事項應重點關(guān)注，并采取有效的風險控制措施。（三）風險控制1.針對不同的風險，采取相應的風險控制措施，如加強供應商管理、完善物資驗收制度、建立價格預警機制、加強法律事務管理等。2.定期對風險控制措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整風險控制策略。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、驗收記錄、發(fā)票等相關(guān)資料收集整理。2.檔案管理人員應按照檔案管理要求，對收集到的資料進行分類、編號、裝訂。（二）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜中，并做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。2.檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和安全性。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。3.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、風險管理、檔案管理等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.建立采購合同管理考核評價制度，對采購部門及相關(guān)人員的合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性和質(zhì)量、風險管理的有效性、檔案管理的完整性等