采購規(guī)劃管理暫行辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購規(guī)劃管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及所屬單位的采購活動，包括物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益性原則：追求采購效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有潛在供應(yīng)商有平等機(jī)會參與競爭。4.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門職責(zé)。二、采購規(guī)劃管理職責(zé)分工（一）采購管理部門1.負(fù)責(zé)制定采購規(guī)劃管理的相關(guān)制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門采購需求，編制年度采購計劃。3.組織采購招標(biāo)、談判等采購活動，確定供應(yīng)商和采購價格。4.建立供應(yīng)商管理檔案，評估供應(yīng)商績效。（二）需求部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購招標(biāo)、談判等活動，提供技術(shù)支持和商務(wù)意見。3.負(fù)責(zé)采購物資的驗收工作，對采購質(zhì)量進(jìn)行反饋。（三）財務(wù)部門1.審核采購預(yù)算，提供資金保障。2.參與采購合同審核，監(jiān)督采購資金支付。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析。（四）審計部門1.對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性。2.對采購項目進(jìn)行績效審計，評估采購效益。三、采購需求管理（一）需求提出1.各需求部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際工作需要，提前提出采購需求。2.采購需求應(yīng)明確物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、交貨時間、交貨地點等詳細(xì)信息。（二）需求審核1.采購管理部門收到采購需求后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，重點審核需求的合理性、完整性和合規(guī)性。2.對于重大采購需求，采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評審，確保需求準(zhǔn)確無誤。（三）需求變更1.在采購活動實施過程中，如因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更采購需求，需求部門應(yīng)及時提出變更申請。2.采購管理部門應(yīng)對變更申請進(jìn)行審核，評估變更對采購成本、進(jìn)度等方面的影響，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購管理部門應(yīng)根據(jù)年度采購計劃，結(jié)合市場價格走勢和公司實際情況，編制采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、金額、資金來源等內(nèi)容，并報財務(wù)部門審核。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購管理部門應(yīng)提出調(diào)整申請，報財務(wù)部門審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）預(yù)算控制1.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行分析。2.對于超預(yù)算采購項目，財務(wù)部門有權(quán)拒絕支付款項，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。五、采購方式選擇（一）公開招標(biāo)1.適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的采購項目。2.采購管理部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。（二）邀請招標(biāo)1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目。2.采購管理部門應(yīng)向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。（三）競爭性談判1.適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目。2.采購管理部門應(yīng)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目。2.采購管理部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后采用單一來源采購方式。（五）詢價1.適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購管理部門應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。六、采購實施管理（一）采購文件編制1.根據(jù)采購方式和采購需求，采購管理部門應(yīng)編制相應(yīng)的采購文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價通知書等。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇1.采購管理部門應(yīng)按照采購文件的要求，對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評選。2.選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素。（三）采購合同簽訂1.確定成交供應(yīng)商后，采購管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。（四）采購項目跟蹤1.采購管理部門應(yīng)建立采購項目跟蹤機(jī)制，及時掌握采購項目的進(jìn)展情況。2.對于采購過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決。七、采購驗收管理（一）驗收準(zhǔn)備1.需求部門應(yīng)在采購項目到貨前，做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收方案、準(zhǔn)備驗收工具等。2.驗收方案應(yīng)明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收流程、驗收人員等內(nèi)容。（二）驗收實施1.采購項目到貨后，需求部門應(yīng)按照驗收方案組織驗收。2.驗收人員應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行逐一核對。（三）驗收結(jié)果處理1.驗收合格的，需求部門應(yīng)出具驗收報告，并辦理相關(guān)入庫或使用手續(xù)。2.驗收不合格的，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或退換貨。如供應(yīng)商拒絕處理，采購管理部門應(yīng)采取相應(yīng)措施，維護(hù)公司利益。八、采購付款管理（一）付款申請1.供應(yīng)商按照采購合同約定履行交貨義務(wù)后，采購管理部門應(yīng)及時通知需求部門進(jìn)行驗收。2.需求部門驗收合格后，應(yīng)向財務(wù)部門提交付款申請，付款申請應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。（二）付款審核1.財務(wù)部門收到付款申請后，應(yīng)按照采購合同和公司財務(wù)制度進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括采購項目的真實性、合同執(zhí)行情況、發(fā)票合規(guī)性等。（三）付款執(zhí)行1.經(jīng)審核無誤后，財務(wù)部門應(yīng)按照公司資金安排及時辦理付款手續(xù)。2.對于不符合付款條件的，財務(wù)部門應(yīng)拒絕付款，并向采購管理部門和需求部門說明原因。九、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等方面的要求。（二）供應(yīng)商評價1.采購管理部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格水平等方面。2.評價結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商續(xù)用、淘汰的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商淘汰1.對于評價不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為的供應(yīng)商，采購管理部門應(yīng)及時將其淘汰。2.被淘汰的供應(yīng)商在一定期限內(nèi)不得再次進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄。十、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購管理部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素。2.風(fēng)險因素包括市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律法規(guī)風(fēng)險等。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.對于市場價格波動風(fēng)險，可采取簽訂長期合同、套期保值等措施。2.對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)合同管理，要求供應(yīng)商提供履約擔(dān)保。3.對于質(zhì)量問題風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)驗收管理，嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)。4.對于法律法規(guī)風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購活動合法合規(guī)。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.采購管理部門應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立采購工作考核評價制度，對采購管理部門和需求部門的采購工作進(jìn)行考核評價