鐵路設(shè)計(jì)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)鐵路設(shè)計(jì)資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高鐵路設(shè)計(jì)工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承擔(dān)的鐵路工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目中各類資料的管理，包括但不限于設(shè)計(jì)文件、圖紙、計(jì)算書、勘察報(bào)告、技術(shù)交底、會(huì)議紀(jì)要、來往信函等。（三）基本原則1.集中管理原則鐵路設(shè)計(jì)資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的部門負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔和保管，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照資料的性質(zhì)、用途、來源等進(jìn)行分類管理，便于查找、使用和維護(hù)。3.安全保密原則加強(qiáng)資料的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止資料泄露、丟失或損壞。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的資料，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理。4.動(dòng)態(tài)更新原則隨著鐵路設(shè)計(jì)工作的推進(jìn)和項(xiàng)目的實(shí)施，及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行更新和補(bǔ)充，確保資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。二、管理職責(zé)（一）公司主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批鐵路設(shè)計(jì)資料管理辦法和相關(guān)制度。2.指導(dǎo)和監(jiān)督鐵路設(shè)計(jì)資料的管理工作，協(xié)調(diào)解決資料管理工作中的重大問題。（二）資料管理部門職責(zé)1.制定和完善鐵路設(shè)計(jì)資料管理制度和流程，明確各部門和人員在資料管理中的職責(zé)。2.負(fù)責(zé)組織鐵路設(shè)計(jì)資料的收集、整理、歸檔、保管和借閱等工作。3.定期對(duì)鐵路設(shè)計(jì)資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.建立鐵路設(shè)計(jì)資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的信息化管理，提高資料管理的效率和水平。5.對(duì)各部門的資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織開展資料管理培訓(xùn)和考核。（三）設(shè)計(jì)部門職責(zé)1.按照資料管理要求，及時(shí)整理和提交本部門在鐵路設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的各類資料，確保資料的質(zhì)量和完整性。2.配合資料管理部門做好資料的審核、歸檔和保管工作，對(duì)資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，嚴(yán)格按照資料管理規(guī)定使用各類資料，不得擅自修改、刪除或丟失資料。（四）勘察部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供鐵路工程勘察過程中產(chǎn)生的各類資料，包括勘察報(bào)告、原始數(shù)據(jù)等，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.配合資料管理部門做好勘察資料的整理、歸檔和保管工作，對(duì)資料的真實(shí)性和可靠性負(fù)責(zé)。3.在勘察工作結(jié)束后，及時(shí)將勘察資料提交給設(shè)計(jì)部門，并協(xié)助設(shè)計(jì)部門進(jìn)行資料的審核和使用。（五）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理和保管工作，并按照資料管理部門的要求及時(shí)提交相關(guān)資料。2.在工作中涉及使用鐵路設(shè)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守資料管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露資料內(nèi)容。三、資料收集與整理（一）收集范圍1.鐵路工程設(shè)計(jì)前期文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.勘察報(bào)告，包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告等。4.計(jì)算書，包括結(jié)構(gòu)計(jì)算書、電氣計(jì)算書、給排水計(jì)算書等。5.圖紙，包括線路平面圖、橋梁結(jié)構(gòu)圖、隧道結(jié)構(gòu)圖、站場(chǎng)布置圖等。6.技術(shù)交底資料，包括設(shè)計(jì)單位向施工單位進(jìn)行的技術(shù)交底記錄、會(huì)議紀(jì)要等。7.會(huì)議紀(jì)要，包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中各類會(huì)議的紀(jì)要文件。8.來往信函，包括設(shè)計(jì)單位與建設(shè)單位、勘察單位、施工單位、監(jiān)理單位等之間的來往信函。9.其他與鐵路設(shè)計(jì)相關(guān)的資料，如科研報(bào)告、專題研究成果等。（二）收集要求1.資料收集應(yīng)及時(shí)、全面，確保不漏項(xiàng)。各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將本部門產(chǎn)生的資料提交給資料管理部門。2.資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得弄虛作假。提交的資料應(yīng)經(jīng)過審核和簽字確認(rèn)，確保資料的質(zhì)量。3.資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，便于后續(xù)的歸檔和管理。（三）整理方法1.分類整理按照資料的性質(zhì)、用途、來源等進(jìn)行分類，如設(shè)計(jì)文件類、勘察報(bào)告類、計(jì)算書類、圖紙類等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如設(shè)計(jì)文件類可分為初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。2.編號(hào)管理為便于資料的查找和管理，對(duì)每一份資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映資料的類別、年份、順序等信息。3.建立目錄根據(jù)分類整理的結(jié)果，建立資料目錄。目錄應(yīng)包括資料的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，便于快速查找和核對(duì)資料。四、資料歸檔（一）歸檔范圍凡屬于鐵路設(shè)計(jì)資料收集范圍的各類資料，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.資料歸檔應(yīng)按照分類整理的結(jié)果進(jìn)行，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔資料應(yīng)裝訂成冊(cè)，編制頁碼，并在封面和目錄上加蓋歸檔章。3.歸檔資料應(yīng)一式兩份，一份由資料管理部門保管，另一份根據(jù)需要移交建設(shè)單位、檔案管理部門等相關(guān)單位。（三）歸檔流程1.資料整理完成后，由資料管理部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.審核通過的資料，由資料管理部門進(jìn)行編號(hào)、編制目錄，并裝訂成冊(cè)。3.裝訂成冊(cè)的資料，在封面和目錄上加蓋歸檔章，注明歸檔日期、歸檔部門等信息。4.將歸檔資料一式兩份，一份存入資料管理部門的檔案庫(kù)，另一份按照規(guī)定移交相關(guān)單位。五、資料保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的資料保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保資料的安全保管。2.資料保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合資料保管的要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)按照類別和年份進(jìn)行分類存放，存放在檔案柜中，并建立相應(yīng)的索引和標(biāo)識(shí)，便于查找和使用。2.電子資料應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，如硬盤、光盤等。電子資料應(yīng)按照類別和年份進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾和文件名，便于查找和管理。3.對(duì)于重要的資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，確保資料的安全性和可靠性。（三）保管期限1.鐵路設(shè)計(jì)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求執(zhí)行。一般情況下，設(shè)計(jì)文件、圖紙等資料的保管期限為長(zhǎng)期，勘察報(bào)告、計(jì)算書等資料的保管期限為不少于工程竣工后5年。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的資料，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求確定保管期限。（四）保管檢查1.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)資料保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保資料的安全保管。六、資料借閱（一）借閱范圍因工作需要，公司內(nèi)部人員可以借閱鐵路設(shè)計(jì)資料。（二）借閱流程1.借閱人填寫《鐵路設(shè)計(jì)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請(qǐng)表提交給資料管理部門。3.資料管理部門根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，為借閱人辦理借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的資料。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露資料內(nèi)容。2.借閱人在使用資料過程中，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向資料管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.資料借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向資料管理部門提出申請(qǐng)。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的鐵路設(shè)計(jì)資料。2.在鐵路設(shè)計(jì)過程中尚未公開的技術(shù)資料、數(shù)據(jù)等。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的資料，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和加密存儲(chǔ)，限制訪問權(quán)限。2.資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。3.在對(duì)外交流和合作過程中，如需提供涉及保密的資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。（三）保密責(zé)任1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)因工作原因接觸到的保密資料負(fù)有保密責(zé)任。2.如發(fā)現(xiàn)保密資料泄露或可能泄露的情況，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和資料管理部門報(bào)告，并采取措施防止損失擴(kuò)大。3.對(duì)違反保密制度的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、資料信息化管理（一）建立資料管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立鐵路設(shè)計(jì)資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的信息化管理。信息系統(tǒng)應(yīng)具備資料的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高資料管理的效率和水平。2.資料管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部的其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。（二）資料信息化錄入1.資料管理部門應(yīng)按照資料管理的要求，將紙質(zhì)資料和電子資料錄入到資料管理信息系統(tǒng)中。錄入的資料應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保信息系統(tǒng)中的資料與實(shí)際資料一致。2.在資料錄入過程中，應(yīng)建立相應(yīng)的審核機(jī)制，確保錄入資料的質(zhì)量。（三）信息系統(tǒng)維護(hù)1.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)資料管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對(duì)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和資料管理的需要，及時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行功能擴(kuò)展和優(yōu)化。九、資料銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且已無保存價(jià)值的鐵路設(shè)計(jì)資料。2.因其他原因需要銷毀的資料，如資料損壞無法修復(fù)、資料內(nèi)容已過時(shí)等。（二）銷毀流程1.資料管理部門定期對(duì)需要銷毀的資料進(jìn)行清理和登記，填寫《鐵路設(shè)計(jì)資料銷毀申請(qǐng)表》，注明資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請(qǐng)表提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由資料管理部門組織實(shí)施資料銷毀工作。銷毀工作