酒店共享中心管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)酒店共享中心的管理，提高運(yùn)營效率，優(yōu)化資源配置，提升酒店整體服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于酒店共享中心涉及的所有部門、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)流程，包括但不限于財(cái)務(wù)共享、人力資源共享、物資采購共享等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及酒店內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保共享中心的運(yùn)營合法合規(guī)。2.高效性原則：通過整合資源、優(yōu)化流程，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作，提高工作效率，降低運(yùn)營成本。3.準(zhǔn)確性原則：確保共享中心處理的各類數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，為酒店決策提供可靠依據(jù)。4.服務(wù)性原則：以滿足酒店各部門需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)酒店共享中心設(shè)立以下主要部門：運(yùn)營管理部、財(cái)務(wù)共享部、人力資源共享部、物資采購共享部等。各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)置相應(yīng)崗位，明確職責(zé)分工，形成高效協(xié)作的組織體系。（二）職責(zé)分工1.運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)共享中心的整體規(guī)劃、運(yùn)營管理和協(xié)調(diào)工作。制定和完善共享中心的各項(xiàng)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。監(jiān)控共享中心的運(yùn)營指標(biāo)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和評(píng)估，提出改進(jìn)措施。與酒店其他部門溝通協(xié)調(diào)，確保共享中心業(yè)務(wù)的順利開展。2.財(cái)務(wù)共享部負(fù)責(zé)酒店財(cái)務(wù)核算、資金管理、報(bào)表編制等財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)。建立和維護(hù)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確和及時(shí)。執(zhí)行財(cái)務(wù)審批流程，對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用支出進(jìn)行審核把關(guān)。提供財(cái)務(wù)分析和決策支持，為酒店管理層提供財(cái)務(wù)建議。3.人力資源共享部承擔(dān)酒店人力資源招聘、培訓(xùn)、績效管理、薪酬福利等共享業(yè)務(wù)。管理員工信息檔案，維護(hù)人力資源管理系統(tǒng)。組織開展員工培訓(xùn)與發(fā)展活動(dòng)，提升員工素質(zhì)和能力。處理員工關(guān)系相關(guān)事務(wù)，營造良好的企業(yè)文化氛圍。4.物資采購共享部負(fù)責(zé)酒店物資采購計(jì)劃的制定、采購執(zhí)行和供應(yīng)商管理。優(yōu)化物資采購流程，降低采購成本，確保物資質(zhì)量。建立物資庫存管理系統(tǒng)，監(jiān)控物資庫存動(dòng)態(tài)，合理控制庫存水平。協(xié)調(diào)與其他部門的物資需求對(duì)接，保障酒店運(yùn)營的物資供應(yīng)。三、業(yè)務(wù)流程管理（一）財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)流程1.費(fèi)用報(bào)銷流程員工填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上相關(guān)發(fā)票和憑證，提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用的合理性和真實(shí)性，簽字后提交至財(cái)務(wù)共享部。財(cái)務(wù)共享部審核人員對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)票合規(guī)性等，審核通過后進(jìn)行賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)共享部將審核通過的報(bào)銷款項(xiàng)支付至員工指定賬戶。2.資金支付流程業(yè)務(wù)部門提交資金支付申請(qǐng)，注明支付事由、金額、收款單位等信息。部門負(fù)責(zé)人審批資金支付申請(qǐng)，確保業(yè)務(wù)的必要性和合規(guī)性。財(cái)務(wù)共享部審核人員對(duì)支付申請(qǐng)進(jìn)行審核，核對(duì)相關(guān)合同、發(fā)票等資料，審核無誤后提交至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批通過后，財(cái)務(wù)共享部進(jìn)行資金支付操作，并記錄支付明細(xì)。3.財(cái)務(wù)報(bào)表編制流程各會(huì)計(jì)崗位按照財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，收集、整理本崗位負(fù)責(zé)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。將整理好的數(shù)據(jù)錄入財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)和校驗(yàn)。財(cái)務(wù)共享部報(bào)表編制崗位根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，生成各類財(cái)務(wù)報(bào)表初稿。報(bào)表審核人員對(duì)報(bào)表初稿進(jìn)行審核，檢查數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、報(bào)表格式規(guī)范性等，審核通過后報(bào)送酒店管理層和相關(guān)部門。（二）人力資源共享業(yè)務(wù)流程1.招聘流程用人部門提交招聘需求申請(qǐng)表，明確招聘崗位、人數(shù)、崗位職責(zé)、任職要求等信息。人力資源共享部招聘專員根據(jù)招聘需求，制定招聘計(jì)劃，發(fā)布招聘信息。篩選應(yīng)聘簡(jiǎn)歷，組織面試，對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行綜合評(píng)估。將面試通過的人員推薦給用人部門，用人部門進(jìn)行錄用決策。人力資源共享部辦理新員工入職手續(xù)，簽訂勞動(dòng)合同，建立員工檔案。2.培訓(xùn)流程人力資源共享部根據(jù)酒店發(fā)展戰(zhàn)略和員工培訓(xùn)需求調(diào)查結(jié)果，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。發(fā)布培訓(xùn)通知，組織員工報(bào)名參加培訓(xùn)課程。培訓(xùn)實(shí)施部門負(fù)責(zé)培訓(xùn)課程的設(shè)計(jì)、開發(fā)和授課。培訓(xùn)結(jié)束后，組織學(xué)員進(jìn)行考核評(píng)估，記錄培訓(xùn)成績和反饋意見。人力資源共享部對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行跟蹤評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)培訓(xùn)提供參考。3.績效管理流程年初，人力資源共享部與各部門溝通確定年度績效目標(biāo)，并簽訂績效合同。季度或月度，員工進(jìn)行績效自評(píng)，填寫績效評(píng)估表，提交至上級(jí)主管。上級(jí)主管對(duì)員工績效進(jìn)行評(píng)估，給出績效評(píng)價(jià)和反饋意見。人力資源共享部匯總績效評(píng)估結(jié)果，計(jì)算績效獎(jiǎng)金，并進(jìn)行績效面談。根據(jù)績效評(píng)估結(jié)果，實(shí)施員工晉升、調(diào)薪、培訓(xùn)等人力資源管理決策。（三）物資采購共享業(yè)務(wù)流程1.采購計(jì)劃制定流程各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和庫存情況，每月末提交物資采購申請(qǐng)計(jì)劃。物資采購共享部匯總各部門采購申請(qǐng)計(jì)劃，結(jié)合酒店庫存水平、采購周期等因素，制定月度物資采購總計(jì)劃。將月度采購總計(jì)劃報(bào)酒店管理層審批，審批通過后下達(dá)采購任務(wù)。2.采購執(zhí)行流程物資采購共享部采購專員根據(jù)采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商，發(fā)送采購詢價(jià)單。供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，采購專員進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)，確定最終供應(yīng)商和采購價(jià)格。簽訂采購合同，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.物資驗(yàn)收流程物資到貨前，物資采購共享部通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。物資到貨時(shí)，使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門共同對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求。驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。4.庫存管理流程物資采購共享部建立物資庫存管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)記錄物資的出入庫情況。定期對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。根據(jù)庫存預(yù)警機(jī)制，及時(shí)提醒采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨，避免庫存積壓或缺貨。四、信息系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)1.酒店共享中心應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，選擇合適的信息系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、物資采購管理系統(tǒng)等，并確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性。2.設(shè)立專門的系統(tǒng)維護(hù)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的日常維護(hù)、故障排除、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等工作，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的需要，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和功能擴(kuò)展，提高系統(tǒng)的實(shí)用性和效率。（二）數(shù)據(jù)管理1.建立完善的數(shù)據(jù)管理制度，規(guī)范數(shù)據(jù)的采集、錄入、存儲(chǔ)、使用和共享流程，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失，保障酒店信息資產(chǎn)的安全。3.定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和歸檔，優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，提高數(shù)據(jù)查詢和處理效率。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，制定數(shù)據(jù)備份策略，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）用戶培訓(xùn)與支持1.為酒店各部門員工提供信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)功能和操作流程，提高員工的信息化應(yīng)用水平。2.設(shè)立系統(tǒng)用戶支持熱線或在線服務(wù)平臺(tái)，及時(shí)解答員工在使用系統(tǒng)過程中遇到的問題，提供技術(shù)支持和指導(dǎo)。3.定期收集員工對(duì)信息系統(tǒng)的使用反饋和改進(jìn)建議，根據(jù)反饋意見對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善，提升用戶體驗(yàn)。五、質(zhì)量管理（一）質(zhì)量目標(biāo)1.明確酒店共享中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)的質(zhì)量目標(biāo)，如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率達(dá)到[X]%以上、人力資源服務(wù)滿意度達(dá)到[X]%以上、物資采購及時(shí)率達(dá)到[X]%以上等。2.將質(zhì)量目標(biāo)分解到各部門和崗位，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的質(zhì)量責(zé)任和考核標(biāo)準(zhǔn)。（二）質(zhì)量控制措施1.建立質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)共享中心的業(yè)務(wù)處理過程和結(jié)果進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題并采取糾正措施。2.加強(qiáng)內(nèi)部審核，定期組織內(nèi)部審核工作，對(duì)共享中心的管理體系、業(yè)務(wù)流程、信息系統(tǒng)等進(jìn)行全面審查，確保各項(xiàng)工作符合質(zhì)量管理要求。3.引入外部質(zhì)量評(píng)估，邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)共享中心的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)質(zhì)量管理工作。（三）質(zhì)量改進(jìn)1.針對(duì)質(zhì)量監(jiān)控和審核中發(fā)現(xiàn)的問題，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行分析，找出問題產(chǎn)生的原因，制定切實(shí)可行的改進(jìn)措施。2.跟蹤改進(jìn)措施的實(shí)施效果，對(duì)改進(jìn)效果進(jìn)行評(píng)估和驗(yàn)證，確保問題得到有效解決，質(zhì)量得到持續(xù)提升。3.定期總結(jié)質(zhì)量管理工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將成功的質(zhì)量管理方法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣應(yīng)用，不斷完善質(zhì)量管理體系。六、人員管理（一）人員招聘與配置1.根據(jù)共享中心業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定合理的人員招聘計(jì)劃，明確招聘崗位、人數(shù)、任職資格等要求。2.通過多種渠道招聘優(yōu)秀人才，如招聘網(wǎng)站、校園招聘、人才推薦等，確保招聘人員具備專業(yè)知識(shí)和技能，符合崗位要求。3.按照崗位匹配原則，合理配置人員，做到人盡其才，提高工作效率。同時(shí)，注重員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為員工提供晉升機(jī)會(huì)和發(fā)展空間。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.為員工提供豐富多樣的培訓(xùn)課程，包括業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)等，不斷提升員工的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.鼓勵(lì)員工參加外部培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，拓寬視野，了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)和先進(jìn)技術(shù)。3.建立員工培訓(xùn)檔案，記錄員工培訓(xùn)情況和學(xué)習(xí)成果，作為員工績效考核和職業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。4.根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和職業(yè)發(fā)展需求，制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃，幫助員工實(shí)現(xiàn)個(gè)人成長與酒店發(fā)展的有機(jī)結(jié)合。（三）績效考核與激勵(lì)1.建立科學(xué)合理的績效考核體系，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期，對(duì)員工的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。2.績效考核結(jié)果與員工的薪酬調(diào)整、獎(jiǎng)金發(fā)放、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，充分發(fā)揮績效考核的激勵(lì)作用。3.設(shè)立優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、創(chuàng)新獎(jiǎng)等專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力。4.定期與員工進(jìn)行績效面談，反饋考核結(jié)果，幫助員工分析工作中的優(yōu)點(diǎn)和不足，制定改進(jìn)計(jì)劃，促進(jìn)員工績效提升。七、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，定期對(duì)酒店共享中心面臨的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、人力資源風(fēng)險(xiǎn)、物資采購風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。3.繪制風(fēng)險(xiǎn)地圖，直觀展示各類風(fēng)險(xiǎn)的分布情況和重要程度，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)算管理，優(yōu)化資金配置，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，防范資金鏈斷裂風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)于人力資源風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)員工培訓(xùn)與發(fā)展，提高員工忠誠度和穩(wěn)定性，建立合理的人才儲(chǔ)備機(jī)制，應(yīng)對(duì)人員流失風(fēng)險(xiǎn)。4.對(duì)于物資采購風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估體系，簽訂詳細(xì)的采購合同，防范采購價(jià)格波動(dòng)、物資質(zhì)量不合格等風(fēng)險(xiǎn)。5.對(duì)于信息安全風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，完善數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，加強(qiáng)員工信息安全意識(shí)培訓(xùn)，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)