銷(xiāo)售訂單樣品管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司銷(xiāo)售訂單樣品的管理，規(guī)范樣品的申請(qǐng)、制作、交付、存儲(chǔ)及回收等流程，確保樣品管理工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有銷(xiāo)售訂單涉及的樣品管理活動(dòng)，包括樣品的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、交付、使用、存儲(chǔ)及回收等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保樣品管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證樣品信息準(zhǔn)確無(wú)誤，與銷(xiāo)售訂單要求一致，避免因信息偏差導(dǎo)致的工作失誤。3.高效性原則：優(yōu)化樣品管理流程，提高工作效率，縮短樣品交付周期，滿(mǎn)足客戶(hù)需求。4.成本控制原則：在保證樣品質(zhì)量和滿(mǎn)足客戶(hù)需求的前提下，合理控制樣品制作、存儲(chǔ)及管理成本。二、職責(zé)分工（一）銷(xiāo)售部門(mén)1.負(fù)責(zé)與客戶(hù)溝通樣品需求，明確樣品規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等要求，并及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)部門(mén)。2.跟蹤樣品制作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決樣品制作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保樣品按時(shí)交付給客戶(hù)。3.負(fù)責(zé)收集客戶(hù)對(duì)樣品的反饋意見(jiàn)，及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)，以便對(duì)樣品進(jìn)行改進(jìn)或調(diào)整。（二）研發(fā)部門(mén)1.根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)提供的客戶(hù)需求，進(jìn)行樣品的設(shè)計(jì)和研發(fā)工作，確保樣品符合客戶(hù)要求和公司產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)樣品的設(shè)計(jì)方案、技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行審核和確認(rèn)，確保樣品的技術(shù)可行性和可靠性。3.協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)解決樣品制作過(guò)程中的技術(shù)難題，提供技術(shù)支持和指導(dǎo)。（三）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)樣品制作需求，負(fù)責(zé)樣品所需原材料、零部件等的采購(gòu)工作，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量、規(guī)格和交付時(shí)間符合要求。2.與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，簽訂采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)物資符合樣品制作要求，對(duì)不合格物資及時(shí)進(jìn)行退換貨處理。（四）生產(chǎn)部門(mén)1.根據(jù)研發(fā)部門(mén)提供的樣品設(shè)計(jì)方案和工藝要求，負(fù)責(zé)樣品的生產(chǎn)制作工作，確保樣品按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.合理安排生產(chǎn)計(jì)劃，優(yōu)化生產(chǎn)流程，提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本。3.對(duì)樣品生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)處理和反饋，配合質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)做好樣品檢驗(yàn)工作。（五）質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)1.制定樣品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，負(fù)責(zé)對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試，確保樣品質(zhì)量符合客戶(hù)要求和公司產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)樣品檢驗(yàn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行分析和判定，提出整改意見(jiàn)和建議，跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。3.出具樣品檢驗(yàn)報(bào)告，為樣品的交付和使用提供質(zhì)量依據(jù)。（六）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)樣品的存儲(chǔ)和保管工作，建立樣品庫(kù)存臺(tái)賬，確保樣品存儲(chǔ)安全、完好。2.按照規(guī)定的流程辦理樣品的出入庫(kù)手續(xù)，對(duì)樣品的出入庫(kù)數(shù)量、時(shí)間、去向等進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.定期對(duì)樣品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)處理。（七）財(cái)務(wù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核樣品管理相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。2.對(duì)樣品管理過(guò)程中的成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.參與樣品管理相關(guān)的預(yù)算編制工作，協(xié)助制定成本控制目標(biāo)和措施。三、樣品申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.銷(xiāo)售部門(mén)收到客戶(hù)樣品需求后，填寫(xiě)《銷(xiāo)售訂單樣品申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明樣品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、客戶(hù)要求等信息。2.將《銷(xiāo)售訂單樣品申請(qǐng)表》提交給研發(fā)部門(mén)，研發(fā)部門(mén)對(duì)樣品需求進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)是否具備設(shè)計(jì)和制作能力。如具備能力，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并注明預(yù)計(jì)完成時(shí)間；如不具備能力，及時(shí)反饋給銷(xiāo)售部門(mén)，并說(shuō)明原因。3.研發(fā)部門(mén)將簽字確認(rèn)后的《銷(xiāo)售訂單樣品申請(qǐng)表》提交給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)樣品需求，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確所需原材料、零部件等的采購(gòu)清單和采購(gòu)時(shí)間，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。4.采購(gòu)部門(mén)將簽字確認(rèn)后的《銷(xiāo)售訂單樣品申請(qǐng)表》提交給生產(chǎn)部門(mén)，生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)樣品需求和采購(gòu)計(jì)劃，安排樣品生產(chǎn)計(jì)劃，明確生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)時(shí)間等，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。5.生產(chǎn)部門(mén)將簽字確認(rèn)后的《銷(xiāo)售訂單樣品申請(qǐng)表》提交給質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)根據(jù)樣品需求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定樣品檢驗(yàn)計(jì)劃，明確檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)時(shí)間等，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）審批流程1.《銷(xiāo)售訂單樣品申請(qǐng)表》經(jīng)銷(xiāo)售、研發(fā)、采購(gòu)、生產(chǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)等部門(mén)簽字確認(rèn)后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)樣品需求的合理性、可行性、成本效益等因素進(jìn)行審批，如同意申請(qǐng)，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)；如不同意申請(qǐng)，注明原因，并退回申請(qǐng)表。3.對(duì)于涉及金額較大、技術(shù)難度較高或?qū)緲I(yè)務(wù)有重大影響的樣品申請(qǐng)，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)進(jìn)行審議，根據(jù)審議結(jié)果進(jìn)行審批。（三）申請(qǐng)變更1.在樣品制作過(guò)程中，如因客戶(hù)需求變更、設(shè)計(jì)優(yōu)化、原材料供應(yīng)問(wèn)題等原因需要對(duì)樣品申請(qǐng)進(jìn)行變更，由銷(xiāo)售部門(mén)填寫(xiě)《銷(xiāo)售訂單樣品申請(qǐng)變更表》，詳細(xì)注明變更原因、變更內(nèi)容等信息。2.將《銷(xiāo)售訂單樣品申請(qǐng)變更表》按照樣品申請(qǐng)流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，經(jīng)相關(guān)部門(mén)簽字確認(rèn)后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程與樣品申請(qǐng)審批流程相同。3.如變更涉及到費(fèi)用增加、交付時(shí)間延長(zhǎng)等問(wèn)題，需與客戶(hù)進(jìn)行溝通協(xié)商，取得客戶(hù)同意后，方可進(jìn)行變更。四、樣品制作與檢驗(yàn)（一）樣品制作1.生產(chǎn)部門(mén)按照審批后的樣品生產(chǎn)計(jì)劃和工藝要求，組織樣品的生產(chǎn)制作工作。在制作過(guò)程中，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保樣品質(zhì)量。2.采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)計(jì)劃，及時(shí)采購(gòu)樣品所需的原材料、零部件等物資，并確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付到生產(chǎn)部門(mén)。3.研發(fā)部門(mén)在樣品制作過(guò)程中，提供技術(shù)支持和指導(dǎo)，及時(shí)解決生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題。（二）樣品檢驗(yàn)1.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照樣品檢驗(yàn)計(jì)劃和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試。檢驗(yàn)項(xiàng)目包括外觀(guān)、尺寸、性能、功能等方面。2.在檢驗(yàn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問(wèn)題，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《樣品檢驗(yàn)不合格報(bào)告》，詳細(xì)注明不合格項(xiàng)目、不合格原因等信息，并將報(bào)告提交給生產(chǎn)部門(mén)。3.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)《樣品檢驗(yàn)不合格報(bào)告》，對(duì)不合格樣品進(jìn)行返工或整改，整改完成后重新提交質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)，直至樣品質(zhì)量符合要求為止。五、樣品交付與使用（一）樣品交付1.樣品制作完成并檢驗(yàn)合格后，由生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)將樣品交付給銷(xiāo)售部門(mén)。交付時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《樣品交付清單》，詳細(xì)注明樣品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、交付人、接收人等信息。2.銷(xiāo)售部門(mén)收到樣品后，應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通，確定樣品交付方式和交付時(shí)間。如客戶(hù)要求上門(mén)交付，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)樣品的運(yùn)輸和交付工作，并確保樣品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全。3.在樣品交付過(guò)程中，如因不可抗力等原因?qū)е聵悠窊p壞或丟失，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通協(xié)商，采取補(bǔ)救措施，如重新制作樣品、提供替代品等，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）樣品使用1.客戶(hù)收到樣品后，應(yīng)按照公司提供的使用說(shuō)明和注意事項(xiàng)進(jìn)行使用。如客戶(hù)在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問(wèn)題或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售部門(mén)溝通反饋。2.銷(xiāo)售部門(mén)收到客戶(hù)反饋后，應(yīng)及時(shí)將問(wèn)題傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)，并協(xié)助相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。如問(wèn)題需要對(duì)樣品進(jìn)行改進(jìn)或調(diào)整，相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作。3.在樣品使用過(guò)程中，如因客戶(hù)使用不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е聵悠窊p壞或出現(xiàn)其他問(wèn)題，公司不承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。但公司應(yīng)積極協(xié)助客戶(hù)解決問(wèn)題，提供必要的技術(shù)支持和服務(wù)。六、樣品存儲(chǔ)與回收（一）樣品存儲(chǔ)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)按照樣品存儲(chǔ)要求，對(duì)樣品進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免樣品受到損壞或變質(zhì)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立樣品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄樣品的入庫(kù)時(shí)間、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息。定期對(duì)樣品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于有保質(zhì)期要求的樣品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照保質(zhì)期要求進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期對(duì)樣品進(jìn)行檢查，確保樣品在保質(zhì)期內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)樣品超過(guò)保質(zhì)期，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，避免使用過(guò)期樣品。（二）樣品回收1.客戶(hù)使用完樣品后，如公司需要回收樣品，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通協(xié)商，確定樣品回收方式和回收時(shí)間。2.銷(xiāo)售部門(mén)將客戶(hù)同意回收樣品的信息傳達(dá)給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)按照規(guī)定的流程辦理樣品回收手續(xù)，填寫(xiě)《樣品回收清單》，詳細(xì)注明樣品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、回收時(shí)間、回收人、交付人等信息。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到回收樣品后，應(yīng)對(duì)樣品進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)樣品存在損壞或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售部門(mén)溝通反饋，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。七、樣品費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.每年年底，各部門(mén)根據(jù)下一年度的銷(xiāo)售訂單樣品需求情況，編制樣品費(fèi)用預(yù)算，包括樣品設(shè)計(jì)費(fèi)用、原材料采購(gòu)費(fèi)用、生產(chǎn)制作費(fèi)用、檢驗(yàn)測(cè)試費(fèi)用、運(yùn)輸交付費(fèi)用、存儲(chǔ)保管費(fèi)用等。2.各部門(mén)將編制好的樣品費(fèi)用預(yù)算提交給財(cái)務(wù)管理部門(mén)，財(cái)務(wù)管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)的預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，制定公司年度樣品費(fèi)用預(yù)算方案。3.公司年度樣品費(fèi)用預(yù)算方案經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后，下達(dá)給各部門(mén)執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.樣品管理過(guò)程中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，由相關(guān)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、報(bào)銷(xiāo)憑證等，并填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，詳細(xì)注明費(fèi)用項(xiàng)目、金額、用途等信息。2.《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)管理部門(mén)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的真實(shí)性、合法性、合理性進(jìn)行審核，如審核通過(guò)，簽字批準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)；如審核不通過(guò)，注明原因，并退回報(bào)銷(xiāo)單。3.對(duì)于金額較大的樣品費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，需提交公司總經(jīng)理進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。（三）費(fèi)用核算與分析1.財(cái)務(wù)管理部門(mén)每月對(duì)樣品費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生情況，并與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用偏差和問(wèn)題。2.對(duì)于費(fèi)用偏差較大的項(xiàng)目，財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行原因分析，制定改進(jìn)措施，加強(qiáng)費(fèi)用控制和管理。3.每季度末，財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)編制樣品費(fèi)用分析報(bào)告，向公司管理層匯報(bào)樣品費(fèi)用的使用情況、預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用控制效果等信息，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)銷(xiāo)售訂單樣品管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括樣品管理流程的執(zhí)行情況、樣品質(zhì)量控制情況、費(fèi)用管理情況、庫(kù)存管理情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。整改完成后，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到有效解決。3.公司管理層定期對(duì)銷(xiāo)售訂單樣品管理工作進(jìn)行抽查，了解樣品管理工作的進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題，及時(shí)提出改進(jìn)意見(jiàn)和要求。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立樣品管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)在樣品管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括樣品交付及時(shí)率、樣品質(zhì)量合格率、費(fèi)用控制情況、客戶(hù)滿(mǎn)意度等。2.每年年底，公司根據(jù)各部門(mén)的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)完成情況，對(duì)各部門(mén)進(jìn)行考核評(píng)分?？己嗽u(píng)分結(jié)果與部門(mén)績(jī)效掛鉤，作為部門(mén)和員工績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放、晉升晉級(jí)等的重要依據(jù)。3.對(duì)于在樣品管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)