高校圖書文件管理辦法一、總則（一）目的為加強高校圖書文件管理，提高圖書文件的利用效率，保障圖書文件的完整與安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校圖書館及各學院、部門的圖書文件管理工作。（三）管理原則1.統一領導、分級管理原則。學校設立專門的圖書文件管理機構，負責全校圖書文件管理工作的統籌規(guī)劃與指導；各學院、部門負責本單位圖書文件的具體管理。2.科學分類、規(guī)范整理原則。按照圖書文件的學科、類別、年度等進行科學分類，確保整理規(guī)范、便于查找與利用。3.安全保密、確保質量原則。加強圖書文件的安全保護，嚴格遵守保密規(guī)定，保證圖書文件的質量不受損害。二、圖書文件管理機構及職責（一）學校圖書文件管理委員會1.組成由學校分管領導擔任主任，圖書館館長、各學院分管教學或科研的副院長、相關職能部門負責人為成員。2.職責（1）審議學校圖書文件管理工作的發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度等重大事項。（2）協調解決圖書文件管理工作中的重大問題。（3）監(jiān)督檢查圖書文件管理工作的執(zhí)行情況。（二）圖書館1.職責（1）負責全校圖書資料的采購、編目、典藏、流通等工作。（2）開展圖書情報服務，為教學、科研提供支持。（3）指導各學院、部門的圖書資料室建設與管理。（4）負責圖書館自動化系統的建設與維護，實現圖書信息的數字化管理。（三）各學院、部門圖書資料室1.職責（1）負責本單位圖書資料的收集、整理、保管和利用。（2）配合學校圖書館做好相關圖書資料的采購推薦、信息反饋等工作。（3）建立健全本單位圖書資料管理制度，提高服務水平。（四）檔案管理部門1.職責（1）負責全校各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用。（2）制定檔案管理規(guī)章制度，指導各單位檔案工作。（3）開展檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享。三、圖書管理（一）采購1.需求調研圖書館定期開展讀者需求調研，了解師生對各類圖書的需求情況，各學院、部門也應及時反饋本單位的圖書需求信息。2.采購計劃制定根據需求調研結果，結合學校教學、科研發(fā)展規(guī)劃，圖書館制定年度圖書采購計劃，報學校圖書文件管理委員會審核批準。3.采購渠道選擇（1）通過正規(guī)圖書供應商采購，確保圖書質量。（2）參加各類圖書展銷會、訂貨會，拓寬采購渠道。（3）接受社會捐贈圖書，但需進行嚴格篩選和登記。4.采購流程（1）采購人員根據采購計劃進行圖書采購，填寫采購訂單。（2）訂單經圖書館負責人審核后，發(fā)送給供應商。（3）供應商發(fā)貨后，采購人員負責驗收圖書，核對數量、品種、質量等，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。（二）編目1.編目人員按照《中國圖書館分類法》等相關標準對采購的圖書進行分類、編目，賦予每冊圖書唯一的標識號。2.編目信息應準確、完整，包括書名、作者、出版社、出版日期、ISBN號、分類號、主題詞等，并錄入圖書館自動化管理系統。3.定期對編目數據進行審核與維護，確保數據質量。（三）典藏1.根據圖書的學科類別、使用頻率等因素，將圖書合理分配到圖書館的各個書庫進行典藏。2.建立圖書典藏數據庫，記錄圖書的典藏位置、狀態(tài)等信息，便于查詢與管理。3.定期對典藏圖書進行盤點，確保圖書數量與賬目相符，發(fā)現問題及時處理。（四）流通1.讀者憑有效證件辦理借書證，按照規(guī)定的借閱期限和數量借閱圖書。2.圖書館設置借閱服務窗口，為讀者提供圖書借閱、歸還、續(xù)借等服務。3.加強對圖書流通情況的統計與分析，及時掌握圖書的借閱動態(tài)，為采購與典藏工作提供參考。4.對逾期未還圖書的讀者進行催還，逾期不還者按照規(guī)定收取滯納金。（五）數字化建設1.逐步推進圖書數字化工作，將館藏特色圖書、珍貴文獻等進行數字化處理，建立數字圖書館資源庫。2.加強與國內外數字圖書館的合作與資源共享，為師生提供更便捷的數字資源服務。3.制定數字圖書資源的管理與使用規(guī)定，確保資源的合法使用與安全存儲。四、文件管理（一）文件收集1.各學院、部門應指定專人負責本單位文件的收集工作，確保文件材料齊全、完整。2.學校各職能部門在履行職責過程中形成的文件材料，應及時整理歸檔，移交檔案管理部門。3.對重要會議、活動等形成的文件材料，相關組織部門應在會后及時收集整理，交檔案管理部門。（二）文件整理1.按照文件的形成時間、來源、內容等進行分類整理，一般分為黨群工作、行政管理、教學管理、科研管理、學生工作等類別。2.對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄，便于查找與管理。3.剔除重復、無效的文件，對破損、褪色的文件進行修復或復制。（三）文件歸檔1.整理好的文件應及時歸檔，移交檔案管理部門。檔案管理部門按照檔案保管期限的規(guī)定，將文件分別歸入不同的檔案卷宗。2.歸檔文件應編制歸檔說明，對文件的形成背景、主要內容等進行簡要介紹，便于日后查閱。3.建立電子檔案與紙質檔案相對應的關系，實現電子檔案與紙質檔案的同步管理與利用。（四）文件保管1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案安全。2.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行分類存放，定期對檔案進行檢查與清點，發(fā)現問題及時處理。3.對重要檔案應采取特殊的保管措施，如異地備份、加密存儲等。（五）文件利用1.師生因教學、科研、工作等需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經所在單位負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據查閱申請，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。3.因特殊情況需要復印、摘錄檔案的，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。4.嚴格遵守檔案保密規(guī)定，對涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案，應嚴格控制查閱范圍，確保信息安全。五、信息化管理（一）圖書文件管理系統建設1.建立統一的圖書文件管理信息化系統，實現圖書采購、編目、典藏、流通以及文件收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。2.系統應具備數據錄入、查詢、統計、報表生成等功能，提高管理效率與服務水平。3.加強系統的安全防護，設置不同的用戶權限，確保數據的安全性與保密性。（二）數據維護與備份1.定期對圖書文件管理系統中的數據進行維護，清理無效數據，更新數據信息，保證數據的準確性與完整性。2.建立數據備份制度，采用多種備份方式，如磁帶備份、磁盤陣列備份、異地備份等，定期對數據進行備份，并妥善保存?zhèn)浞輸祿?.定期進行數據恢復演練，確保在數據出現故障時能夠及時恢復，保障圖書文件管理工作的正常開展。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學校圖書文件管理委員會定期對圖書館及各學院、部門的圖書文件管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時督促整改。2.檔案管理部門負責對全校檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，對不符合檔案管理規(guī)定的行為提出整改意見。3.圖書館應加強對自身業(yè)務工作的內部監(jiān)督，定期對圖書采購、編目、流通等環(huán)節(jié)進行自查，確保工作質量。（二）考核評價1.建立圖書文件管理工作考核評價機制，對各學院、部門的圖書文件管理工作進行年度考