采購文件約定管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購文件約定管理，規(guī)范采購行為，明確采購各方權(quán)利義務(wù)，保障采購活動(dòng)合法、有序、高效進(jìn)行，維護(hù)公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司、分公司的各類采購活動(dòng)，包括但不限于貨物采購、工程采購和服務(wù)采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購文件約定應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平競(jìng)爭(zhēng)、公正對(duì)待所有參與方的原則，確保采購過程和結(jié)果的公正性。3.誠實(shí)守信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行約定的義務(wù)，不得隱瞞或欺詐。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和效益最大化。二、采購文件的構(gòu)成（一）采購計(jì)劃1.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等基本信息。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，合理安排采購進(jìn)度，確保采購活動(dòng)按時(shí)完成。（二）采購需求說明書1.詳細(xì)描述采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)要求等內(nèi)容，以便供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購需求。2.對(duì)于復(fù)雜的采購項(xiàng)目，應(yīng)提供必要的圖紙、技術(shù)參數(shù)、樣品等資料。（三）采購公告1.采購公告應(yīng)在規(guī)定的媒體上發(fā)布，公開采購項(xiàng)目的基本信息、采購方式、供應(yīng)商資格條件、采購程序等內(nèi)容。2.公告內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得有虛假或誤導(dǎo)性信息。（四）采購文件1.包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等，具體內(nèi)容根據(jù)采購方式確定。2.采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。（五）投標(biāo)文件/響應(yīng)文件1.供應(yīng)商根據(jù)采購文件要求編制的文件，應(yīng)包含技術(shù)方案、商務(wù)報(bào)價(jià)、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。2.投標(biāo)文件/響應(yīng)文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求編制，內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（六）評(píng)標(biāo)報(bào)告/談判記錄/詢價(jià)結(jié)果記錄1.評(píng)標(biāo)委員會(huì)/談判小組/詢價(jià)小組根據(jù)評(píng)審情況編制的報(bào)告，記錄評(píng)審過程和結(jié)果。2.報(bào)告應(yīng)包括評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商的響應(yīng)情況、評(píng)審意見、推薦的中標(biāo)候選人等內(nèi)容。（七）采購合同1.采購活動(dòng)完成后，采購人與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂的合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。2.合同內(nèi)容應(yīng)與采購文件約定一致，包括采購標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、付款方式、售后服務(wù)等條款。三、采購文件的編制與審核（一）采購文件編制職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的制定和采購文件的起草工作。根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，確定采購方式、采購文件的內(nèi)容和格式。組織相關(guān)部門對(duì)采購文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.需求部門提供采購項(xiàng)目的詳細(xì)需求說明書，明確技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)要求等內(nèi)容。參與采購文件的審核工作，提出意見和建議。3.法務(wù)部門對(duì)采購文件進(jìn)行合法性審查，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。協(xié)助采購部門處理采購過程中的法律問題。（二）采購文件審核流程1.采購部門將起草好的采購文件提交給需求部門審核，需求部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見。2.采購部門根據(jù)需求部門的審核意見對(duì)采購文件進(jìn)行修改完善，然后提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。3.法務(wù)部門對(duì)采購文件進(jìn)行合法性審查后，出具審查意見，采購部門根據(jù)審查意見進(jìn)一步修改采購文件。4.采購文件經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后生效。（三）采購文件的發(fā)布1.采購公告應(yīng)按照規(guī)定的媒體和時(shí)間要求發(fā)布，確保潛在供應(yīng)商能夠及時(shí)獲取采購信息。2.采購文件應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)發(fā)放給符合資格條件的供應(yīng)商，發(fā)放方式可采用現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取、郵寄或電子郵件等方式。四、采購文件約定的內(nèi)容（一）技術(shù)規(guī)格與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、型號(hào)、性能指標(biāo)等要求，確保采購標(biāo)的符合公司業(yè)務(wù)需求。2.規(guī)定采購標(biāo)的的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、質(zhì)量保證期限等內(nèi)容。（二）商務(wù)條款1.價(jià)格條款明確采購項(xiàng)目的價(jià)格構(gòu)成、計(jì)價(jià)方式、付款方式等內(nèi)容。對(duì)于有價(jià)格調(diào)整條款的采購項(xiàng)目，應(yīng)明確價(jià)格調(diào)整的條件和方法。2.交貨條款規(guī)定交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、交貨方式等內(nèi)容。明確供應(yīng)商逾期交貨的違約責(zé)任。3.售后服務(wù)條款要求供應(yīng)商提供售后服務(wù)承諾，包括售后服務(wù)內(nèi)容、響應(yīng)時(shí)間、維修期限等。明確售后服務(wù)費(fèi)用的承擔(dān)方式。（三）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)/談判條件/詢價(jià)要求1.評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于招標(biāo)采購項(xiàng)目，應(yīng)明確評(píng)標(biāo)方法和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，包括技術(shù)標(biāo)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)、商務(wù)標(biāo)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格分計(jì)算方法等。評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)客觀、公正、合理，能夠反映采購項(xiàng)目的實(shí)際需求。2.談判條件對(duì)于談判采購項(xiàng)目，應(yīng)明確談判的主要內(nèi)容和條件，包括技術(shù)方案、商務(wù)報(bào)價(jià)、售后服務(wù)等方面的要求。談判過程中應(yīng)記錄談判情況，形成談判記錄。3.詢價(jià)要求對(duì)于詢價(jià)采購項(xiàng)目，應(yīng)明確詢價(jià)的內(nèi)容和要求，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間等。詢價(jià)結(jié)果應(yīng)記錄在詢價(jià)結(jié)果記錄中。（四）合同條款1.合同的主要條款采購合同應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等條款。合同條款應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或歧義。2.合同的簽訂與履行采購合同應(yīng)在中標(biāo)通知書發(fā)出之日起規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽訂，合同簽訂后雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。合同履行過程中，如發(fā)生變更或解除合同的情況，應(yīng)按照法律法規(guī)和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。五、采購文件約定的執(zhí)行與監(jiān)督（一）采購文件約定的執(zhí)行1.供應(yīng)商供應(yīng)商應(yīng)按照采購文件約定的要求提供貨物、工程或服務(wù)，確保質(zhì)量和交貨時(shí)間。供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.采購人采購人應(yīng)按照采購文件約定的程序和要求進(jìn)行采購活動(dòng)，不得擅自變更采購文件約定的內(nèi)容。采購人應(yīng)及時(shí)支付采購款項(xiàng)，按照合同約定履行驗(yàn)收等義務(wù)。（二）采購文件約定的監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購文件約定的執(zhí)行情況。采購部門應(yīng)建立采購文件約定執(zhí)行情況的跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作。對(duì)于外部監(jiān)督提出的問題，應(yīng)及時(shí)整改，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。六、采購文件約定的變更與解除（一）變更條件1.在采購活動(dòng)執(zhí)行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更采購文件約定的，經(jīng)采購人與供應(yīng)商協(xié)商一致，并按照規(guī)定的程序辦理變更手續(xù)后，可以變更。2.因采購項(xiàng)目需求發(fā)生重大變化，需要變更采購文件約定的，應(yīng)重新組織采購活動(dòng)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（二）變更程序1.采購人提出變更申請(qǐng)，說明變更的原因、內(nèi)容和對(duì)采購項(xiàng)目的影響。2.采購部門組織相關(guān)部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估變更的必要性和可行性。3.采購部門將審核通過的變更申請(qǐng)?zhí)峤唤o供應(yīng)商，與供應(yīng)商協(xié)商變更事宜，并簽訂變更協(xié)議。4.變更協(xié)議應(yīng)作為采購文件的補(bǔ)充文件，與原采購文件具有同等法律效力。（三）解除條件1.在采購活動(dòng)執(zhí)行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因?qū)е虏少忢?xiàng)目無法繼續(xù)進(jìn)行的，經(jīng)采購人與供應(yīng)商協(xié)商一致，并按照規(guī)定的程序辦理解除手續(xù)后，可以解除采購合同。2.因供應(yīng)商嚴(yán)重違約，采購人有權(quán)解除采購合同，并要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（四）解除程序1.采購人提出解除合同申請(qǐng)，說明解除合同的原因和依據(jù)。2.采購部門組織相關(guān)部門對(duì)解除合同申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估解除合同的必要性和可行性。3.采購部門將審核通過的解除合同申請(qǐng)?zhí)峤唤o供應(yīng)商，與供應(yīng)商協(xié)商解除合同事宜，并簽訂解除合同協(xié)議。4.解除合同協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括已履行部分的結(jié)算、未履行部分的處理等內(nèi)容。七、違約責(zé)任與爭(zhēng)議解決（一）違約責(zé)任1.供應(yīng)商違約責(zé)任供應(yīng)商未按照采購文件約定的要求提供貨物、工程或服務(wù)的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，采購人有權(quán)要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施、賠償損失等。供應(yīng)商逾期交貨的，應(yīng)按照合同約定支付逾期違約金；逾期超過一定期限的，采購人有權(quán)解除合同，并要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。供應(yīng)商提供的貨物、工程或服務(wù)質(zhì)量不符合采購文件約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，采購人有權(quán)要求供應(yīng)商更換、退貨，并承擔(dān)相應(yīng)的損失。2.采購人違約責(zé)任采購人未按照采購文件約定的程序和要求進(jìn)行采購活動(dòng)的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，給供應(yīng)商造成損失的，應(yīng)予以賠償。采購人未按照合同約定支付采購款項(xiàng)的，應(yīng)按照合同約定支付逾期付款