公證檔案管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強公證檔案管理，規(guī)范公證檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保公證檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國公證法》等相關法律法規(guī)，結合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)各公證機構在辦理公證業(yè)務過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公證檔案由本公司/組織統(tǒng)一管理，設立專門的檔案管理部門或指定專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則公證檔案應真實、準確、完整地反映公證業(yè)務的全過程，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強公證檔案的安全保護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公證業(yè)務辦理、司法機關查詢、當事人查閱等提供便利的檔案利用服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責本公司/組織公證檔案的統(tǒng)籌管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善公證檔案管理制度、流程和標準，并組織實施。2.負責公證檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常管理工作。3.建立公證檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對公證檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.對檔案管理人員進行業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理水平。6.負責與其他部門或單位的檔案交接、查詢、借閱等工作的協(xié)調(diào)與溝通。（二）檔案管理人員檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公證業(yè)務流程，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。其具體職責包括：1.負責接收、登記和整理公證業(yè)務部門移交的檔案材料。2.按照檔案整理規(guī)范，對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。3.將整理好的檔案及時上架存放，并做好檔案的日常保管和維護工作。4.根據(jù)檔案利用需求，提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和記錄。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計、鑒定等工作。6.保守檔案機密，維護檔案安全。（三）公證業(yè)務部門公證業(yè)務部門負責本部門公證檔案的形成、收集和初步整理工作，并按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交檔案。其主要職責包括：1.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案材料的及時收集和整理。2.在公證業(yè)務辦理過程中，同步收集與公證事項相關的各類文件、材料，保證檔案材料的齊全、完整。3.對收集的檔案材料進行初步分類和整理，確保材料的順序清晰、內(nèi)容完整。4.按照檔案移交規(guī)定，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公證檔案的收集范圍包括公證機構在辦理各類公證業(yè)務過程中形成的以下材料：1.當事人提交的身份證明、資格證明、授權委托書等相關材料。2.公證事項相關的合同、協(xié)議、遺囑、聲明等文件。3.公證機構的受理、審查、審批等環(huán)節(jié)形成的文件，如受理通知書、談話筆錄、審批表等。4.公證書原本、副本及送達回證等。5.與公證事項有關的其他證明材料、證據(jù)材料等。（二）收集要求1.公證業(yè)務部門應在公證事項辦結后及時收集相關檔案材料，確保材料的完整性和準確性。2.收集的檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應及時修復或復制。3.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和保存，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則公證檔案的整理應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類根據(jù)公證業(yè)務的類別和檔案材料的性質(zhì)，將公證檔案分為民事類、經(jīng)濟類、涉外類等類別，并在各類別下進一步細分具體的檔案類目。2.編號為每份公證檔案編制唯一的檔案編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于檔案的識別和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、公證事項名稱、當事人姓名、公證日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準確、完整。4.裝訂將整理好的檔案材料按照一定順序進行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保檔案庫房的安全、整潔和適宜的保管環(huán)境。（二）保管要求1.檔案應按照類別、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，如有問題應及時采取相應的修復措施。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。4.做好檔案庫房的防火、防盜、防蟲、防潮、防光、防塵等工作，配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案的安全。（三）保管期限公證檔案的保管期限根據(jù)不同公證事項的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。1.短期保管期限為5年，適用于一般性的公證事項，如委托公證、聲明公證等。2.中期保管期限為10年，適用于較為重要的公證事項，如合同公證、遺囑公證等。3.長期保管期限為永久，適用于涉及國家重大利益、具有歷史價值或法律意義的公證事項，如涉及不動產(chǎn)的公證、涉及重大資產(chǎn)處置的公證等。（四）檔案鑒定定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織公證業(yè)務部門、法務部門等相關人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史意義等因素，提出檔案的存毀意見。經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部公證業(yè)務人員因工作需要查閱、借閱公證檔案。2.司法機關、行政機關等因辦案需要查閱、調(diào)取公證檔案。3.當事人及其代理人因了解公證事項相關情況查閱、復制公證檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱公證檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.司法機關、行政機關等查閱、調(diào)取公證檔案，應出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，并填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，按照規(guī)定的程序進行查閱或調(diào)取。3.當事人及其代理人查閱、復制公證檔案，應提交本人有效身份證件、授權委托書等相關材料，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核后，按照規(guī)定的程序進行查閱或復制。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)利用者的申請，提供相應的檔案供其查閱。查閱時，利用者應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行。2.借閱借閱檔案應嚴格控制借閱期限，一般不得超過[具體期限]。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或擅自銷毀檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案。如因特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制根據(jù)利用者的需求，檔案管理人員可提供檔案的復制服務。復制檔案應使用符合檔案保護要求的設備和材料，確保復制件的質(zhì)量與原件一致。復制件應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣。（四）利用登記檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及編號、復制內(nèi)容等信息。利用登記應及時、準確、完整，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的公證檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公證業(yè)務的開展提供有力的信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能將紙質(zhì)檔案中的信息準確錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。2.檢索功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、公證事項名稱、當事人姓名、公證日期等進行檢索，方便快速查找所需檔案信息。3.利用管理功能記錄檔案的查閱、借閱、復制等利用情況，對利用行為進行權限管理和統(tǒng)計分析。4.安全管理功能設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全保密。對系統(tǒng)進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.數(shù)據(jù)維護功能對檔案數(shù)據(jù)庫中的信息進行及時更新和維護，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集在公證業(yè)務辦理過程中，同步收集與公證事項相關的電子文件，如當事人提交的電子文檔、公證機構生成的電子文書等。電子文件應符合相關格式標準和元數(shù)據(jù)要求。2.電子檔案的整理按照電子檔案整理規(guī)范，對收集的電子文件進行分類、編號、命名等整理工作，確保電子檔案的組織架構清晰、便于管理。3.電子檔案的存儲將整理好的電子檔案存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。存儲設備應具備防磁、防潮、防火、防盜等功能。4.電子檔案的利用通過信息化管理系統(tǒng)提供電子檔案的查閱、下載等利用服務。利用電子檔案時，應遵循相關的安全保密規(guī)定，確保電子檔案的安全使用。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門本公司/組織設立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門、內(nèi)部審計部門等相關人員組成，負責對公證檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作流程的執(zhí)行情況，如檔案移交、借閱、鑒定等手續(xù)是否齊全、規(guī)范。3.檔案管理人員的工作情況，包括業(yè)務能力、工作態(tài)度、遵守紀律等方面。4.檔案庫房的安全管理情況，如溫濕度控制、防火防盜等措施是否落實到位。5.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括數(shù)據(jù)準確性、系統(tǒng)安全性等方面。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理監(jiān)督檢查小組每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對部分公證機構或檔案管理環(huán)節(jié)進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查針對檔案管理工作中的重點、難點問題或特定事項，開展專項檢查，深入分析問題原因，提出改進措施。（四）問題整