全員參與采購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司采購管理工作，充分調(diào)動全體員工參與采購管理的積極性，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及采購活動的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，保障員工的知情權(quán)和參與權(quán)。3.公平競爭原則：鼓勵供應(yīng)商公平競爭，通過合理的采購流程選擇最優(yōu)供應(yīng)商，確保采購質(zhì)量和價格優(yōu)勢。4.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。二、采購管理職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司需求確定采購物品和服務(wù)的種類、數(shù)量、規(guī)格等。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.建立和維護供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估和管理。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.定期分析采購數(shù)據(jù)，總結(jié)采購經(jīng)驗，提出改進采購工作的建議。（二）需求部門職責(zé)1.準(zhǔn)確提出采購需求，明確采購物品和服務(wù)的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間等。2.參與供應(yīng)商選擇和采購談判，提供專業(yè)意見和建議。3.協(xié)助采購部門進行采購訂單的驗收工作，確保采購物品和服務(wù)符合需求。4.反饋采購物品和服務(wù)的使用情況，提出改進意見。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見。2.負責(zé)采購資金的支付和核算，確保資金安全。3.對采購成本進行分析和控制，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計部門職責(zé)1.對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)。2.審查采購合同，防范采購風(fēng)險。3.對采購成本和效益進行審計評估，提出審計意見和建議。（五）其他部門職責(zé)根據(jù)公司要求，在各自職責(zé)范圍內(nèi)配合采購管理工作，提供相關(guān)信息和支持。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間等內(nèi)容。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，進行匯總和分析。2.結(jié)合公司庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)采購部門負責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件的審核。3.組織對合格供應(yīng)商進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)等情況。4.根據(jù)考察結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行綜合評估和排名。5.采購部門根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評估情況，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。（四）采購談判1.采購部門與選定的供應(yīng)商進行采購談判，明確采購物品或服務(wù)的價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報價依據(jù)和成本構(gòu)成，爭取有利的采購條件。3.談判結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后作為采購合同的附件。（五）采購合同簽訂1.根據(jù)采購談判結(jié)果，采購部門起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同經(jīng)采購部門負責(zé)人審核簽字后，提交至公司法律部門進行合法性審查。3.法律部門審查通過后，采購合同報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同一式多份，分別由采購部門、需求部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商等留存。（六）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等內(nèi)容。2.采購訂單經(jīng)采購部門負責(zé)人審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商。（七）采購訂單跟蹤1.采購部門負責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。3.采購部門定期向需求部門反饋采購訂單執(zhí)行情況，確保需求部門及時了解采購進度。（八）采購驗收1.采購物品或服務(wù)到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收標(biāo)準(zhǔn)、安排驗收人員等。2.采購物品或服務(wù)到貨后，需求部門按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。4.采購部門根據(jù)《采購驗收單》辦理付款手續(xù)。（九）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和《采購驗收單》，審核采購付款申請。2.審核通過后，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續(xù)。3.采購付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，記錄采購支出情況。四、全員參與采購管理的方式（一）信息共享1.建立采購信息平臺，及時發(fā)布采購需求、采購計劃、采購結(jié)果等信息，供全體員工查閱。2.定期召開采購工作會議，通報采購工作進展情況，解答員工疑問，聽取員工意見和建議。（二）員工參與供應(yīng)商推薦1.鼓勵員工推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，對推薦成功的員工給予一定的獎勵。2.員工推薦供應(yīng)商時，應(yīng)提供供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、產(chǎn)品或服務(wù)優(yōu)勢等內(nèi)容。3.采購部門對員工推薦的供應(yīng)商進行審核和評估，符合條件的納入供應(yīng)商檔案。（三）員工參與采購談判1.根據(jù)采購項目的特點和需求，邀請相關(guān)部門的員工參與采購談判。2.參與談判的員工應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識和技能，能夠為采購談判提供專業(yè)意見和建議。3.采購部門在談判過程中，應(yīng)充分聽取參與談判員工的意見，綜合考慮各種因素，爭取有利的采購條件。（四）員工參與采購驗收1.需求部門在采購驗收時，可邀請其他部門的員工參與驗收工作。2.參與驗收的員工應(yīng)認(rèn)真履行驗收職責(zé)，按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購物品或服務(wù)進行嚴(yán)格驗收。3.驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時反饋給采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.建立風(fēng)險識別清單，詳細記錄風(fēng)險事項、風(fēng)險發(fā)生的可能性、風(fēng)險影響程度等內(nèi)容。（二）風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別清單，對采購風(fēng)險進行評估。評估方法可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方式。2.定性評估主要是對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進行主觀判斷，分為高、中、低三個等級。3.定量評估可采用風(fēng)險矩陣等工具，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進行量化分析，計算風(fēng)險值。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于高風(fēng)險事項，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如取消采購項目、更換供應(yīng)商等。3.對于中風(fēng)險事項，應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如加強供應(yīng)商管理、完善采購合同條款、增加驗收環(huán)節(jié)等。4.對于低風(fēng)險事項，可采取風(fēng)險接受措施，如建立風(fēng)險預(yù)警機制，及時關(guān)注風(fēng)險變化情況。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和評估。2.監(jiān)控內(nèi)容包括風(fēng)險事項的變化情況、風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況、風(fēng)險影響程度的變化等。3.根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控結(jié)果，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購風(fēng)險得到有效控制。六、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理降低。2.采購質(zhì)量：評估采購物品或服務(wù)是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量合格率是否達到要求。3.采購效率：包括采購周期、訂單交付及時率等，評估采購工作是否高效完成。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的合作滿意度、供應(yīng)商投訴率等，考察供應(yīng)商管理水平。5.合規(guī)性：評估采購活動是否符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。（二）評估方法1.定期收集采購數(shù)據(jù)，包括采購訂單、驗收報告、付款記錄等。2.根據(jù)評估指標(biāo)，對采購數(shù)據(jù)進行分析和計算，得出各項評估指標(biāo)的得分。3.采用加權(quán)平均法等方法，計算采購績效綜合得分。（三）評估周期采購績效評估周期為季度或年度。（四）評估結(jié)果應(yīng)用1.將采購績效評估結(jié)果反饋給采購部門和相