辦公收納文件管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司辦公收納文件的管理，確保文件的妥善保存、高效利用和安全保密，提高公司運營效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在辦公過程中所涉及的各類文件收納與管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司文件管理實行集中統(tǒng)一領導，由專門的部門或人員負責文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類管理原則根據(jù)文件的來源、內(nèi)容、性質(zhì)和用途等進行科學分類，便于文件的查找、使用和管理。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全與保密，防止文件泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則文件管理應充分考慮公司業(yè)務需求，以方便文件的查閱、借閱和使用為出發(fā)點，提高工作效率。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件類包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等行政公文；公司組織架構(gòu)、人員編制、崗位職責等相關文件；公司會議紀要、決議等。2.業(yè)務文件類根據(jù)公司業(yè)務范圍，分為市場營銷、財務管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、研發(fā)管理等不同業(yè)務板塊的文件。具體包括業(yè)務計劃、合同協(xié)議、市場調(diào)研報告、財務報表、員工招聘與培訓資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗報告、研發(fā)項目文檔等。3.檔案資料類公司歷史檔案、重要事件記錄、榮譽證書、資質(zhì)證明、合同檔案、客戶資料等具有保存價值的文件資料。4.技術文件類產(chǎn)品設計圖紙、技術標準、工藝流程、技術方案、技術總結(jié)等與公司技術研發(fā)和生產(chǎn)相關的文件。5.外來文件類上級主管部門文件、政府部門文件、行業(yè)協(xié)會文件、合作伙伴來函等外部單位發(fā)來的文件。（二）文件編號1.編號規(guī)則文件編號采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號”的格式。例如：2023HRYW001，表示2023年人力資源部業(yè)務類文件的第001號。2.部門代碼根據(jù)公司組織架構(gòu)，為每個部門設定唯一的代碼。如行政部為“XZ”，財務部為“CW”，人力資源部為“HR”等。3.類別代碼按照文件分類，為每一類文件設定相應的代碼。如行政文件類為“XZ”，業(yè)務文件類為“YW”，檔案資料類為“DA”，技術文件類為“JS”，外來文件類為“WL”等。4.順序號同一類別文件按時間順序依次編號，從001開始，依次遞增。三、文件收集與整理（一）文件收集1.各部門職責各部門負責本部門文件的收集工作，指定專人負責文件的日常收集、整理和保管。文件產(chǎn)生后，應及時交予專人進行登記和初步整理。2.收集范圍涵蓋本部門在工作過程中形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。無論是內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件還是對外發(fā)送或接收的文件，均應納入收集范圍。3.定期收集各部門應定期（每月/每季度）將收集到的文件提交至公司文件管理部門，確保文件的及時集中管理。（二）文件整理1.分類整理文件管理部門收到各部門提交的文件后，按照文件分類標準進行進一步分類整理。對同一類文件，按照文件編號順序進行排列，確保文件的系統(tǒng)性和連貫性。2.文件裝訂對于紙質(zhì)文件，應進行規(guī)范裝訂。去除文件中的金屬物（如訂書釘、回形針等），采用A4紙張大小的標準，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固整齊，便于翻閱和保存。3.電子文件整理電子文件應按照分類要求進行文件夾結(jié)構(gòu)設置，并根據(jù)文件編號進行命名。確保電子文件的命名規(guī)范、清晰，便于查找和識別。同時，建立電子文件索引目錄，方便快速檢索。四、文件歸檔（一）歸檔原則1.定期歸檔文件管理部門應定期（每年/每半年）對整理好的文件進行歸檔，確保文件及時歸入相應的檔案類別。2.應歸盡歸凡屬于公司規(guī)定的歸檔范圍的文件，均應及時歸檔，不得遺漏。對于具有重要保存價值的文件，即使不屬于常規(guī)歸檔范圍，也應進行特殊歸檔處理。（二）歸檔流程1.編制歸檔清單在歸檔前，文件管理部門應編制歸檔清單，詳細記錄文件的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。歸檔清單應一式兩份，一份隨文件一同歸檔，一份留存?zhèn)洳椤?.移交歸檔將整理好并編制好歸檔清單的文件移交至公司檔案室或指定的檔案保管地點。檔案室管理人員應認真核對歸檔清單與文件內(nèi)容，確認無誤后辦理交接手續(xù)。3.上架存放檔案室根據(jù)文件的類別和編號，將歸檔文件上架存放。應按照一定的排列順序進行存放，便于查找和管理。同時，建立檔案存放索引，標明各類文件的存放位置。五、文件保管（一）保管場所1.檔案室設置公司應設立專門的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。檔案室應配備必要的檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、消防器材等設施。2.電子文件存儲電子文件應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子文件存儲管理制度，規(guī)范電子文件的存儲、訪問和維護。（二）保管期限1.短期保管保管期限為15年的文件，主要包括一般性的業(yè)務文件、臨時性的通知等。短期保管文件在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確認無繼續(xù)保存價值的，可以進行銷毀處理。2.中期保管保管期限為510年的文件，如重要的業(yè)務合同、階段性的工作總結(jié)等。中期保管文件在保管期限屆滿后，需進行詳細的鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果決定是否繼續(xù)保存或銷毀。3.長期保管保管期限為10年以上的文件，包括公司歷史檔案、重要的規(guī)章制度、核心業(yè)務文件等。長期保管文件應永久保存，確保其完整性和安全性。（三）文件保管要求1.紙質(zhì)文件保管檔案室應保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)文件有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復或復制等措施。2.電子文件保管定期對電子文件進行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護，確保電子文件的可讀性和完整性。對電子文件的訪問權限進行嚴格控制，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問相應的電子文件。同時，建立電子文件保管日志，記錄電子文件的操作情況。六、文件查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱公司員工因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的編號、名稱、查閱目的等信息。經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到文件管理部門進行查閱。文件管理部門應在指定地點提供查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.外部查閱因特殊情況需要向外部單位或個人提供文件查閱服務的，應經(jīng)公司主管領導批準。文件管理部門應按照批準的范圍和要求提供查閱文件，并對查閱情況進行詳細記錄。查閱過程中，應確保文件的安全與保密，不得將文件帶離指定查閱地點或泄露給無關人員。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請公司員工因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的編號、名稱、借閱期限、借閱用途等信息。經(jīng)所在部門負責人和文件管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限文件借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向文件管理部門提出申請，并說明原因，經(jīng)批準后方可延長。3.借閱歸還借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借文件。歸還時，文件管理部門應對文件進行檢查，確認文件無損壞、丟失等情況后，辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。七、文件保密與安全（一）保密制度1.保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等重要信息的文件，均屬于保密文件范疇。保密文件應嚴格按照公司保密制度進行管理，確保信息不泄露。2.保密措施對保密文件應進行單獨標識和存放，限制接觸人員范圍。在文件查閱、借閱過程中，應嚴格履行審批手續(xù)，確保文件的使用符合保密要求。同時，加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識。（二）安全管理1.防火防盜檔案室應配備必要的消防器材，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。同時，加強檔案室的安全保衛(wèi)工作，安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，防止文件被盜或遭受火災損失。2.數(shù)據(jù)安全對于電子文件，應采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。定期對數(shù)據(jù)備份進行檢查和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。八、文件銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿對于已到保管期限且經(jīng)鑒定確認無繼續(xù)保存價值的文件，應進行銷毀處理。2.文件作廢因公司業(yè)務調(diào)整、文件內(nèi)容變更等原因?qū)е挛募鲝U的，應及時進行銷毀。3.其他原因因文件損壞、丟失等原因無法繼續(xù)保存的文件，經(jīng)批準后也應進行銷毀。（二）銷毀流程1.編制銷毀清單文件管理部門應根據(jù)文件銷毀范圍，編制《文件銷毀清單》，詳細記錄文件的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。銷毀清單應一式兩份，一份作為銷毀依據(jù)，一份留存?zhèn)洳椤?.審批簽字《文件銷毀清單》經(jīng)文件管理部門負責人審核簽字后，報公司主管領導批準。3.銷毀實施經(jīng)批準后，由文件管理部門指定專人負責文件的銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件無法恢復。銷