公司配件采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司配件采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、維修、研發(fā)等工作需要進(jìn)行的配件采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證配件質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的配件，以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營對配件質(zhì)量的要求。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購信息的透明化。5.歸口管理原則：配件采購工作實(shí)行歸口管理，由指定的部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)和管理采購活動。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行配件采購計(jì)劃，根據(jù)各部門需求，合理安排采購任務(wù)。2.組織市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。3.按照采購流程，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保配件按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管工作。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)生產(chǎn)、維修、研發(fā)等工作需要，提前向采購部門提交配件需求計(jì)劃，明確配件的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。2.參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.對采購回來的配件進(jìn)行試用和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與采購部門溝通協(xié)調(diào)解決。（三）質(zhì)量部門職責(zé)1.制定配件質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，參與采購合同中質(zhì)量條款的評審。2.對采購回來的配件進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保配件質(zhì)量符合公司要求。3.對采購過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查和分析，提出處理意見和改進(jìn)措施。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.按照采購合同和相關(guān)規(guī)定，及時(shí)辦理付款手續(xù)。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。三、采購流程（一）需求計(jì)劃提報(bào)1.各需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，提前制定配件需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確配件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。2.對于緊急需求的配件，需求部門應(yīng)在第一時(shí)間通知采購部門，并說明緊急情況和需求時(shí)間要求。（二）采購申請審批1.采購部門收到需求計(jì)劃后，對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。如需求計(jì)劃存在問題或不合理之處，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通協(xié)商，提出修改意見。2.經(jīng)采購部門審核通過的需求計(jì)劃，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，對采購申請進(jìn)行審批，審批通過后返回采購部門執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)需求計(jì)劃，在已建立的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價(jià)函或招標(biāo)邀請。詢價(jià)函或招標(biāo)邀請應(yīng)明確配件的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、價(jià)格要求等內(nèi)容。2.供應(yīng)商收到詢價(jià)函或招標(biāo)邀請后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行報(bào)價(jià)或投標(biāo)。采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件進(jìn)行整理和分析，比較各供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的優(yōu)勢，選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步洽談。3.采購部門組織相關(guān)人員對選定的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽(yù)狀況等情況。評估人員應(yīng)填寫供應(yīng)商評估報(bào)告，對供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評價(jià)，并提出是否適合作為公司合格供應(yīng)商的建議。4.根據(jù)供應(yīng)商評估報(bào)告，采購部門確定最終的合格供應(yīng)商名單，并將其納入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。對于新開發(fā)的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議等相關(guān)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購配件的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行商務(wù)談判，達(dá)成一致意見后，起草采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括配件的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（五）采購訂單下達(dá)1.根據(jù)采購合同，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購配件的具體信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量完成訂單任務(wù)。（六）到貨驗(yàn)收1.配件到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門和質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)采購合同和質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案。2.配件到貨時(shí)，采購部門應(yīng)組織需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括配件的規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收報(bào)告，對驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行記錄和評價(jià)。3.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)，采購部門將配件辦理入庫手續(xù)，并通知財(cái)務(wù)部門支付貨款。如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格為止。（七）采購付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，審核采購付款申請。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)票信息等。2.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的采購付款申請，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和采購需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項(xiàng)目、采購金額、采購時(shí)間等詳細(xì)信息，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門審核后報(bào)公司管理層審批。2.采購預(yù)算編制過程中，采購部門應(yīng)充分考慮市場價(jià)格波動、供應(yīng)商報(bào)價(jià)變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理相關(guān)規(guī)定，辦理預(yù)算調(diào)整審批手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。3.采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購成本的控制，通過優(yōu)化采購流程、合理選擇供應(yīng)商、談判降低價(jià)格等方式，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和采購需求，積極開發(fā)新的供應(yīng)商。開發(fā)供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽(yù)狀況、價(jià)格優(yōu)勢等因素。2.采購部門可通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式獲取供應(yīng)商信息，并對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和評估。對于符合要求的潛在供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察和評估，確定是否將其納入公司供應(yīng)商體系。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。評估人員應(yīng)填寫供應(yīng)商評估報(bào)告，對供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)。2.根據(jù)供應(yīng)商評估報(bào)告，采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消其合格供應(yīng)商資格。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核檔案，記錄供應(yīng)商的評估和考核結(jié)果，為供應(yīng)商的選擇和管理提供依據(jù)。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.為鼓勵(lì)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，采購部門可制定供應(yīng)商激勵(lì)措施，如給予價(jià)格優(yōu)惠、增加訂單量、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。2.對于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨期延誤、違反合同約定等情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改不力或拒不整改，采購部門應(yīng)按照合同約定，采取相應(yīng)的違約責(zé)任追究措施，直至取消其合格供應(yīng)商資格。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商體系進(jìn)行梳理和優(yōu)化，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，不斷提高供應(yīng)商整體水平。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.采購部門可通過建立風(fēng)險(xiǎn)評估指標(biāo)體系，采用定性與定量相結(jié)合的方法，對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.針對不同類型的采購風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險(xiǎn)，可通過加強(qiáng)市場調(diào)研和價(jià)格監(jiān)測，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，采取套期保值等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理和質(zhì)量檢驗(yàn)，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可建立供應(yīng)商備用體系，加強(qiáng)供應(yīng)商評估和考核，及時(shí)調(diào)整合作策略等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于付款風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)財(cái)務(wù)審核和監(jiān)控，合理安排付款時(shí)間和方式，防范資金風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行效果進(jìn)行評估和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，確保采購風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等方面。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果，出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見