公司會議管理辦法試行一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議管理，提高會議效率和質量，確保公司決策的有效傳達和執(zhí)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、專題會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規(guī)模和時間，提高會議效率，確保會議達到預期效果。2.充分準備原則：會議組織者和參會人員應提前做好充分準備，明確會議目的、議程、材料等，確保會議順利進行。3.民主集中原則：鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，在民主討論的基礎上，實行集中決策。4.務實落實原則：會議要注重實際效果，明確責任人和時間節(jié)點，確保會議決策得到有效落實。二、會議分類與組織（一）董事會會議1.會議職責：董事會是公司的最高決策機構，負責審議公司重大事項，做出戰(zhàn)略決策等。2.召集與主持：由董事長召集并主持，董事長不能履行職務時，由半數以上董事共同推舉一名董事召集和主持。3.參會人員：董事會成員，必要時可邀請高級管理人員、相關專家等列席。4.會議頻率：根據公司實際情況定期召開，每年至少[X]次。5.會議議程：由董事會秘書負責擬定，報董事長審核確定。主要包括工作報告、議案審議、決策事項等。6.會議通知：董事會秘書提前[X]日將會議通知及相關材料送達各位董事，通知應包括會議時間、地點、議程、議題等內容。（二）管理層會議1.會議職責：負責公司日常經營管理工作的決策、協(xié)調和推進，落實董事會決議。2.召集與主持：由總經理召集并主持，總經理不能履行職務時，由其指定的副總經理召集和主持。3.參會人員：公司高級管理人員，必要時可邀請相關部門負責人列席。4.會議頻率：每周[X]次，可根據實際情況調整。5.會議議程：由總經理辦公室負責擬定，報總經理審核確定。主要包括上周工作總結、本周工作計劃、重點問題討論、決策事項等。6.會議通知：總經理辦公室提前[X]日將會議通知及相關材料送達參會人員，通知應包括會議時間、地點、議程、議題等內容。（三）部門例會1.會議職責：各部門定期召開例會，總結本部門工作進展，安排下一階段工作任務，協(xié)調解決部門內部問題。2.召集與主持：由部門負責人召集并主持。3.參會人員：部門全體員工。4.會議頻率：每周[X]次，可根據實際情況調整。5.會議議程：由部門負責人負責擬定，主要包括上周工作匯報、本周工作計劃、問題反饋與解決等。6.會議通知：部門秘書提前[X]日將會議通知及相關材料送達參會人員，通知應包括會議時間、地點、議程、議題等內容。（四）專題會議1.會議職責：針對公司特定事項或問題召開的會議，如項目推進會、技術研討會、市場分析會等，旨在深入研究和解決相關問題。2.召集與主持：由相關業(yè)務部門或職能部門負責人根據需要召集并主持。3.參會人員：與會議主題相關的部門負責人、業(yè)務骨干及其他相關人員。4.會議頻率：根據實際工作需要不定期召開。5.會議議程：由召集部門負責擬定，報分管領導審核確定。主要包括問題闡述、情況分析、解決方案討論、決策事項等。6.會議通知：召集部門提前[X]日將會議通知及相關材料送達參會人員，通知應包括會議時間、地點、議程、議題等內容。三、會議準備（一）明確會議目的會議組織者應在會議籌備前明確會議目的，確定會議要解決的問題、達成的目標等，以便有針對性地組織會議。（二）確定參會人員根據會議目的和議程，確定參會人員名單，確保參會人員具備相關專業(yè)知識和決策能力，能夠有效參與會議討論和決策。（三）擬定會議議程會議議程應簡潔明了，突出重點，按照重要程度和邏輯順序排列。議程應提前征求相關人員意見，確保全面、合理。（四）準備會議材料根據會議議程，準備相關會議材料，如工作報告、議案文件、數據資料等。材料應內容準確、格式規(guī)范，提前發(fā)送給參會人員，以便其提前熟悉和準備。（五）安排會議場地根據會議規(guī)模和性質，選擇合適的會議場地。場地應具備良好的環(huán)境、設施設備，能夠滿足會議需求。提前檢查場地的音響、投影儀、燈光等設備，確保正常運行。（六）通知參會人員按照規(guī)定的時間和方式，將會議通知及相關材料準確無誤地送達參會人員。通知應包括會議時間、地點、議程、議題、所需準備材料等內容，提醒參會人員按時參會。四、會議組織與實施（一）簽到與入場會議開始前，安排專人負責簽到，記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息。參會人員應按時入場，按照指定座位就座。（二）會議開場會議主持人應簡要介紹會議目的、議程安排、參會人員等情況，宣布會議開始。（三）會議進行1.按照會議議程有序進行，主持人應把控會議節(jié)奏，引導參會人員圍繞主題進行發(fā)言和討論。2.參會人員應積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷。3.會議記錄人員應認真記錄會議內容，包括發(fā)言要點、討論結果、決策事項等，確保記錄準確、完整。（四）會議討論1.對于重要議題，應組織充分的討論，鼓勵不同觀點的碰撞和交流，以便全面了解情況，做出科學決策。2.主持人應引導討論方向，避免偏離主題或陷入無謂的爭論。對于討論中出現的分歧，應及時協(xié)調解決，必要時可進行表決。（五）會議決策1.根據討論結果，對相關事項做出決策。決策應明確、具體，責任到人，有明確的時間節(jié)點和執(zhí)行要求。2.對于重大決策事項，應形成會議紀要，經參會人員簽字確認后存檔。（六）會議結束會議主持人對會議進行總結，強調會議重點和決策事項，宣布會議結束。參會人員應有序離場。五、會議紀要與跟進（一）會議紀要1.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議紀要。會議紀要應準確概括會議主要內容，包括會議基本信息、議程、討論要點、決策事項、責任人和時間節(jié)點等。2.會議紀要應語言簡潔、邏輯清晰，經會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關部門。（二）跟進與落實1.各部門和相關責任人應按照會議決策和要求，認真落實工作任務，及時反饋工作進展情況。2.公司設立專門的會議跟進機制，定期對會議決策的執(zhí)行情況進行檢查和評估，確保各項工作得到有效落實。六、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.按時參會，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假。2.遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。3.認真傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，不得發(fā)表與會議主題無關的言論。4.尊重他人意見，不得進行人身攻擊或惡意詆毀。（二）會議組織者紀律1.精心組織會議，確保會議順利進行。提前做好各項準備工作，及時處理會議中出現的問題。2.嚴格遵守會議時間，不得