公司網(wǎng)絡(luò)購物管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司網(wǎng)絡(luò)購物行為，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)購物活動(dòng)的管理與監(jiān)督，保障公司權(quán)益，確保網(wǎng)絡(luò)購物活動(dòng)的安全、有序進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)購物平臺(tái)進(jìn)行的各類商品及服務(wù)采購活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：網(wǎng)絡(luò)購物活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保交易行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證商品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購流程，降低采購成本。3.規(guī)范性原則：明確網(wǎng)絡(luò)購物各環(huán)節(jié)的操作流程和要求，規(guī)范采購行為，確保交易信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.監(jiān)督性原則：建立健全監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)購物活動(dòng)全過程的監(jiān)督，防范風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司利益。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)購物需求的發(fā)起，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確填寫采購申請(qǐng)單，明確采購商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.按照本辦法規(guī)定的流程，選擇合適的網(wǎng)絡(luò)購物平臺(tái)和供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判和合同簽訂。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保商品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。4.對(duì)采購過程中的相關(guān)文件、資料進(jìn)行整理和歸檔，妥善保存采購記錄。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核網(wǎng)絡(luò)購物采購申請(qǐng)單的預(yù)算合理性，確保采購支出在公司預(yù)算范圍內(nèi)。2.按照合同約定和財(cái)務(wù)制度，及時(shí)辦理網(wǎng)絡(luò)購物款項(xiàng)的支付手續(xù)，對(duì)支付過程進(jìn)行監(jiān)督和管理。3.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)購物費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助采購部門控制采購成本。（三）審計(jì)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)網(wǎng)絡(luò)購物活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購行為是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.對(duì)采購過程中的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)建議，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)網(wǎng)絡(luò)購物相關(guān)的財(cái)務(wù)收支進(jìn)行審計(jì)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（四）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)保障公司網(wǎng)絡(luò)購物平臺(tái)的正常運(yùn)行，提供技術(shù)支持和維護(hù)服務(wù)，確保交易信息的安全傳輸和存儲(chǔ)。2.協(xié)助采購部門和財(cái)務(wù)部門做好網(wǎng)絡(luò)購物系統(tǒng)的功能優(yōu)化和數(shù)據(jù)對(duì)接工作，提高采購效率和財(cái)務(wù)管理水平。3.加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)購物平臺(tái)的安全防護(hù)，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，保障公司信息資產(chǎn)的安全。（五）使用部門1.負(fù)責(zé)對(duì)采購的商品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查商品的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等是否符合采購合同要求。2.及時(shí)向采購部門反饋商品使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.配合審計(jì)部門對(duì)網(wǎng)絡(luò)購物活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，提供相關(guān)資料和信息。三、采購流程（一）需求發(fā)起1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫網(wǎng)絡(luò)購物采購申請(qǐng)單，詳細(xì)說明采購商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請(qǐng)單后，對(duì)采購內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購需求是否明確、合理，采購預(yù)算是否在公司規(guī)定范圍內(nèi)。2.對(duì)于金額較大或涉及重要物資的采購申請(qǐng)，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，必要時(shí)可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或外部專家參與。3.采購申請(qǐng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算管理制度，對(duì)采購申請(qǐng)的預(yù)算合理性進(jìn)行審核，簽署意見后提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購申請(qǐng)的性質(zhì)和金額大小，進(jìn)行審批決策。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過。（三）平臺(tái)與供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，選擇合適的網(wǎng)絡(luò)購物平臺(tái)。在選擇平臺(tái)時(shí)，應(yīng)綜合考慮平臺(tái)的信譽(yù)度、知名度、商品種類、價(jià)格水平、售后服務(wù)等因素。2.采購部門通過網(wǎng)絡(luò)購物平臺(tái)搜索、篩選符合采購需求的供應(yīng)商，并對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估。3.采購部門可通過查閱供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件，了解供應(yīng)商的基本情況；通過查詢供應(yīng)商的信用記錄、客戶評(píng)價(jià)、行業(yè)口碑等，評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)度；通過比較不同供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.對(duì)于新合作的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供詳細(xì)的公司簡介、產(chǎn)品目錄、報(bào)價(jià)單、售后服務(wù)承諾等資料，并進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查，確保供應(yīng)商具備良好的合作條件。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就商品的價(jià)格、質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取最有利的采購條件。2.在談判過程中，采購部門應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。3.采購談判達(dá)成一致意見后，采購部門應(yīng)起草采購合同，并提交至財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款；法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性等法律條款。4.根據(jù)財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門的審核意見，采購部門對(duì)采購合同進(jìn)行修改和完善，確保合同符合公司要求。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同，并加蓋公司公章或合同專用章。采購合同一式多份，分別由采購部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門、供應(yīng)商等留存。（五）訂單下達(dá)與跟蹤1.采購部門根據(jù)采購合同，在網(wǎng)絡(luò)購物平臺(tái)上下達(dá)采購訂單，明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、收貨地址等信息，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單。2.采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，了解商品的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況、運(yùn)輸狀態(tài)等信息。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向公司內(nèi)部相關(guān)部門反饋。3.供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)獲取物流單號(hào)，并通過物流查詢平臺(tái)跟蹤商品的運(yùn)輸進(jìn)度，確保商品按時(shí)、按質(zhì)、按量送達(dá)公司指定地點(diǎn)。（六）驗(yàn)收與付款1.商品送達(dá)公司后，使用部門應(yīng)按照采購合同要求，對(duì)商品的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并提交至采購部門。2.采購部門根據(jù)驗(yàn)收單和采購合同，核對(duì)相關(guān)信息無誤后，填寫付款申請(qǐng)單，提交至財(cái)務(wù)部門。付款申請(qǐng)單應(yīng)注明采購合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購商品名稱、數(shù)量、金額、付款方式、付款日期等信息。3.財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，對(duì)付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核通過后，按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。4.對(duì)于驗(yàn)收不合格的商品，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決退貨、換貨、補(bǔ)貨等問題。如因供應(yīng)商原因?qū)е律唐焚|(zhì)量問題或交貨延遲，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。四、商品管理（一）商品驗(yàn)收1.使用部門應(yīng)在收到商品后的[X]個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)商品的外觀、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)檢查。2.對(duì)于需要進(jìn)行功能測(cè)試或質(zhì)量檢驗(yàn)的商品，使用部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定或委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行測(cè)試和檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格的商品，使用部門應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的商品，使用部門應(yīng)詳細(xì)記錄不合格情況，并及時(shí)通知采購部門。（二）商品入庫1.驗(yàn)收合格的商品，采購部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單和采購合同，對(duì)商品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息進(jìn)行核對(duì)，并將商品妥善存放至指定倉庫。2.倉庫管理人員應(yīng)建立商品庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄商品的入庫時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、存放位置等信息，并定期對(duì)庫存商品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（三）商品使用與保管1.使用部門應(yīng)按照公司規(guī)定和商品使用說明，正確使用和保管采購的商品。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)商品出現(xiàn)質(zhì)量問題或損壞，應(yīng)及時(shí)通知采購部門和相關(guān)部門進(jìn)行處理。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)庫存商品進(jìn)行檢查，確保商品的存放環(huán)境符合要求，防止商品受潮、變質(zhì)、損壞等情況發(fā)生。對(duì)于易損、易腐、有保質(zhì)期要求的商品，倉庫管理人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注，及時(shí)提醒使用部門在規(guī)定期限內(nèi)使用。（四）商品退換貨1.如因商品質(zhì)量問題或其他原因需要退換貨的，采購部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商解決。在辦理退換貨手續(xù)時(shí)，采購部門應(yīng)提供采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)證明文件，并按照供應(yīng)商要求填寫退換貨申請(qǐng)單。2.供應(yīng)商同意退換貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理人員辦理商品出庫手續(xù)，并將商品退回給供應(yīng)商。同時(shí)，采購部門應(yīng)跟蹤退換貨進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)處理退換貨事宜，并及時(shí)將處理結(jié)果反饋給公司內(nèi)部相關(guān)部門。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件和審批流程。供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括但不限于供應(yīng)商的資質(zhì)證明、經(jīng)營狀況、信譽(yù)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.新供應(yīng)商申請(qǐng)合作時(shí)，應(yīng)向采購部門提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件，以及公司簡介、產(chǎn)品目錄、報(bào)價(jià)單、售后服務(wù)承諾等資料。采購部門對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行初審后，組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查。3.經(jīng)實(shí)地考察或背景調(diào)查合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)填寫供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表，提交至采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門將供應(yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄，并在網(wǎng)絡(luò)購物平臺(tái)上進(jìn)行備案。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核，評(píng)估與考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。評(píng)估與考核周期一般為每[X]個(gè)月或每年度進(jìn)行一次。2.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估與考核指標(biāo)體系，明確各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)估與考核可采用定量與定性相結(jié)合的方式進(jìn)行，通過對(duì)供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行收集、分析和評(píng)價(jià)，得出供應(yīng)商的評(píng)估與考核結(jié)果。3.根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)估與考核結(jié)果，采購部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于評(píng)估與考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門可給予優(yōu)先合作、增加采購份額、延長付款期限等獎(jiǎng)勵(lì)措施；對(duì)于評(píng)估與考核結(jié)果不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)仍未達(dá)到要求，采購部門應(yīng)暫停與其合作，并將其從公司合格供應(yīng)商名錄中刪除。（三）供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應(yīng)及時(shí)將其從公司合格供應(yīng)商名錄中淘汰：提供虛假資質(zhì)文件或產(chǎn)品信息，騙取公司合作機(jī)會(huì)的；產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格，給公司造成重大損失的；交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的；售后服務(wù)不到位，多次遭到公司投訴且拒不整改的；存在其他嚴(yán)重違反法律法規(guī)或公司規(guī)定行為的。2.采購部門在淘汰供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)填寫供應(yīng)商淘汰審批表，提交至采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并停止與其合作。同時(shí)，采購部門應(yīng)妥善處理與淘汰供應(yīng)商之間的未了事宜，如未履行完畢的合同、未結(jié)算的款項(xiàng)等。六、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.公司應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)購物風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)購物活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估應(yīng)涵蓋采購流程、商品管理、供應(yīng)商管理、信息安全等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.采購部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)部門應(yīng)密切配合，共同開展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估工作。通過對(duì)歷史數(shù)據(jù)的分析、案例研究、內(nèi)部審計(jì)、外部調(diào)研等方式，查找潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評(píng)估。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，公司應(yīng)確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和管控。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，公司應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于采購流程風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)采購審批、合同管理、訂單跟蹤等環(huán)節(jié)的控制，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、有序進(jìn)行；對(duì)于商品管理風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)商品驗(yàn)收、入庫、使用、保管、退換貨等環(huán)節(jié)的管理，確保商品質(zhì)量和安全；對(duì)于供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商準(zhǔn)入、評(píng)估、考核、淘汰等環(huán)節(jié)的管理，確保供應(yīng)商具備良好的合作條件；對(duì)于信息安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)購物平臺(tái)的安全防護(hù)，保障交易信息的安全傳輸和存儲(chǔ)。2.公司應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。同時(shí)，公司應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)提前發(fā)出預(yù)警信號(hào)，以便及時(shí)采取措施進(jìn)行防范和化解。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)購物活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購行為是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求，采購流程是否規(guī)范，內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行等。2.審計(jì)部門在審計(jì)過程中，可通過查閱采購申請(qǐng)單、采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款記錄等相關(guān)資料，與采購部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行訪談，實(shí)地查看倉庫庫存等方式，獲取審計(jì)證據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題并提出整改建議。3.采購部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合審計(jì)部門的工作，及時(shí)提供審計(jì)所需的資料和信息，并按照審計(jì)部門提出的整改建議進(jìn)行整改。（二）外部