公司職工檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體職工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司職工檔案由人力資源部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.真實(shí)、全面、及時(shí)原則。職工檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映職工的工作經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、獎(jiǎng)懲情況等，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新檔案信息。3.保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密規(guī)定，確保職工檔案信息不泄露。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間、工作單位、職務(wù)等。2.履歷表，記錄職工從參加工作至今的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時(shí)間等。3.自傳，職工本人撰寫(xiě)的反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想變化等情況的材料。（二）自傳材料1.入黨、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)，自傳，思想?yún)R報(bào)等。2.各類(lèi)先進(jìn)模范事跡材料，包括勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨員、優(yōu)秀團(tuán)員等稱(chēng)號(hào)的申報(bào)材料及審批表。（三）考核、鑒定材料1.年度考核登記表，記錄職工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等情況。2.晉升、聘任考核材料，包括晉升職務(wù)、職稱(chēng)、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)等的考核評(píng)價(jià)材料。3.定期考核材料，如季度、半年考核材料等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件，證明職工的學(xué)歷學(xué)位情況。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、培訓(xùn)成績(jī)單等，記錄職工參加各類(lèi)培訓(xùn)的情況。3.學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告，對(duì)職工學(xué)歷學(xué)位進(jìn)行認(rèn)證的材料。（五）政審材料1.政治歷史情況審查表，審查職工的政治歷史背景。2.入黨、入團(tuán)政審材料，包括外調(diào)材料、綜合政審報(bào)告等。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書(shū)，記錄職工加入中國(guó)共產(chǎn)黨的志愿和過(guò)程。2.入黨申請(qǐng)書(shū)，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)，思想?yún)R報(bào)等。3.入團(tuán)志愿書(shū)，入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)的申報(bào)材料及審批表。2.獎(jiǎng)勵(lì)通報(bào)，公司對(duì)職工獎(jiǎng)勵(lì)情況的通報(bào)文件。（八）處分材料1.處分決定、處分審批表，記錄職工受到的各類(lèi)處分情況。2.申訴材料，職工對(duì)處分不服提出申訴的材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表，記錄職工工資調(diào)整情況。2.任免文件，職工職務(wù)任免的相關(guān)文件。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等，記錄職工出國(guó)（境）情況。（十）其他可供組織參考的材料1.體檢表，記錄職工的身體健康狀況。2.職業(yè)資格證書(shū)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書(shū)復(fù)印件等，證明職工的職業(yè)資格和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。3.勞動(dòng)合同、解除（終止）勞動(dòng)合同證明等，記錄職工的勞動(dòng)關(guān)系情況。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)定期收集職工檔案材料，各部門(mén)應(yīng)積極配合，及時(shí)將涉及職工的相關(guān)材料移交人力資源部門(mén)。2.職工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門(mén)提交與個(gè)人檔案相關(guān)的材料，如學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。（二）整理1.人力資源部門(mén)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂等整理工作。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)于破損、褪色的材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案內(nèi)容的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一類(lèi)材料按照重要程度排列。四、檔案保管（一）保管機(jī)構(gòu)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱職工檔案的，須填寫(xiě)《職工檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案保管室內(nèi)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在《職工檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱職工檔案的，須填寫(xiě)《職工檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、拍照、摘錄檔案材料。4.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在《職工檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。歸還時(shí)，檔案保管人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.職工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因離開(kāi)公司的，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.職工檔案需要轉(zhuǎn)遞到其他單位或部門(mén)的，如升學(xué)、參軍等，人力資源部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門(mén)填寫(xiě)《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞地址等信息。2.將檔案材料進(jìn)行整理、密封，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《職工檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后返回。4.人力資源部門(mén)對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行記錄，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司職工檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.人力資源部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案材料信息，刪除已失效或錯(cuò)誤的信息。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)職工檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理辦法。2.檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，保守檔案機(jī)密，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案管理工作。（二）具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)職工檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入、維護(hù)和管理，及時(shí)更新檔案信息。4.為公司各部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，解答相關(guān)問(wèn)題。5.協(xié)助有關(guān)部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，檔案材料是否齊全、規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)是否完備。3.檔案保管環(huán)境和設(shè)備的狀況，是否符合安全保管要求。4.檔案信息化管理情況，包括信息錄入、維護(hù)、安全管理等方面是否符合規(guī)定。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面的檔案管理檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。2.不定期抽查，對(duì)檔案管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位進(jìn)行不定期抽查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查，根據(jù)工作需要，對(duì)特定的檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行專(zhuān)