公司文件保密管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件保密管理，確保公司文件信息的安全，防止公司機(jī)密信息泄露，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及公司文件處理的人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)保密標(biāo)準(zhǔn)，確保公司文件保密管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識教育，完善保密制度和措施，從源頭上預(yù)防文件信息泄露風(fēng)險。3.分級管理原則：根據(jù)文件的敏感程度和重要性，實施分級分類管理，采取相應(yīng)的保密措施。4.責(zé)任追究原則：對違反文件保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、文件保密管理職責(zé)（一）保密委員會職責(zé)公司設(shè)立保密委員會，負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌公司文件保密管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和修訂公司文件保密管理政策、制度和流程。2.審議重大文件保密事項，決策保密工作重大問題。3.監(jiān)督檢查公司文件保密管理工作落實情況，對違規(guī)行為進(jìn)行處理。4.組織開展保密宣傳教育和培訓(xùn)活動，提高員工保密意識。（二）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件保密管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實施本部門文件保密管理工作。具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行公司文件保密管理規(guī)定，確保本部門文件處理符合保密要求。2.組織本部門員工進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)員工保密意識。3.對本部門產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、存儲、使用和銷毀的文件進(jìn)行全程管理，落實保密措施。4.定期檢查本部門文件保密管理工作，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。5.對本部門發(fā)生的文件泄密事件及時報告，并配合公司進(jìn)行調(diào)查處理。（三）文件管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管等工作，確保文件流轉(zhuǎn)過程中的安全保密。2.嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，對所管理的文件嚴(yán)格保密，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播或泄露。3.定期對所保管的文件進(jìn)行清查核對，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。4.協(xié)助做好文件保密檢查和整改工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時報告并提出改進(jìn)建議。（四）普通員工職責(zé)1.自覺遵守公司文件保密管理規(guī)定，保守公司文件機(jī)密。2.在文件處理過程中，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求操作，不得擅自擴(kuò)大文件知悉范圍。3.妥善保管個人使用的公司文件，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。4.發(fā)現(xiàn)文件泄密隱患或事件及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)。三、文件的分類與分級（一）文件分類1.公司戰(zhàn)略規(guī)劃類：包括公司發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃等。2.業(yè)務(wù)運(yùn)營類：涵蓋市場營銷策略、客戶信息、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)方案、財務(wù)數(shù)據(jù)等。3.行政管理類：如公司規(guī)章制度、人事檔案、行政公文等。4.其他類：除上述三類外的其他文件。（二）文件分級根據(jù)文件的敏感程度和重要性，將文件分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別。1.絕密級文件：是公司最重要的核心機(jī)密，一旦泄露將給公司帶來極其嚴(yán)重的損失，如公司核心技術(shù)資料、未公開的重大商業(yè)決策等。2.機(jī)密級文件：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，泄露后會對公司業(yè)務(wù)發(fā)展造成較大影響，如重要客戶名單、財務(wù)報表中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。3.秘密級文件：包含公司一般性業(yè)務(wù)信息，泄露后可能對公司正常運(yùn)營產(chǎn)生一定影響，如普通業(yè)務(wù)合同、一般性市場調(diào)研報告等。四、文件的生成與制作（一）文件起草1.文件起草人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，在起草過程中妥善保管相關(guān)資料，防止信息泄露。2.對于涉及公司機(jī)密的文件，起草人應(yīng)在文件首頁明確標(biāo)注密級和保密期限。3.起草完成的文件應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，并符合保密要求。（二）文件審批1.按照公司文件審批流程，對需審批的文件進(jìn)行嚴(yán)格審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，對涉及保密事項的文件重點(diǎn)把關(guān)。2.審批通過的文件應(yīng)明確簽署審批意見和姓名，并注明審批日期。（三）文件編號與標(biāo)識1.對公司文件進(jìn)行統(tǒng)一編號，以便于管理和查詢。編號規(guī)則應(yīng)保持一致性和系統(tǒng)性。2.根據(jù)文件分級，在文件首頁顯著位置標(biāo)注相應(yīng)的密級標(biāo)識，如“絕密★”“機(jī)密★”“秘密★”，并注明保密期限。五、文件的收發(fā)與傳遞（一）文件接收1.公司文件收發(fā)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件接收工作，對收到的文件進(jìn)行認(rèn)真核對、登記。2.核對文件的名稱、編號、密級、份數(shù)等信息是否準(zhǔn)確無誤，如有不符及時與發(fā)文部門溝通。3.對涉密文件，接收人員應(yīng)在專門的涉密文件登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄文件的來源、日期、密級等信息。（二）文件傳遞1.文件傳遞應(yīng)通過公司內(nèi)部規(guī)定的渠道進(jìn)行，如專人送達(dá)、機(jī)要通信、公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等。2.傳遞涉密文件時，必須采取加密措施，確保文件在傳遞過程中的安全。嚴(yán)禁通過普通郵件、互聯(lián)網(wǎng)等非安全渠道傳遞涉密文件。3.文件傳遞過程中，傳遞人員應(yīng)妥善保管文件，不得擅自拆閱、留存或泄露文件內(nèi)容。到達(dá)目的地后，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)。六、文件的存儲與保管（一）存儲方式1.根據(jù)文件的性質(zhì)和保密要求，選擇合適的存儲方式。涉密文件應(yīng)存儲在專門的涉密存儲設(shè)備中，如加密硬盤、光盤等。2.普通文件可存儲在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或紙質(zhì)檔案柜中，但要確保存儲環(huán)境安全，防止文件丟失、損壞或被盜。（二）存儲地點(diǎn)1.涉密文件存儲地點(diǎn)應(yīng)具備安全保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.存儲地點(diǎn)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（三）保管要求1.文件管理人員應(yīng)定期對所保管的文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。2.對存儲的文件要按照分類分級原則進(jìn)行整理存放，便于查找和使用。3.嚴(yán)格遵守文件借閱和歸還制度，對借出的文件及時跟蹤催還，防止文件丟失或長期滯留。4.對于超過保密期限或已失去保存價值的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。七、文件的使用與查閱（一）使用權(quán)限1.根據(jù)工作需要，明確不同人員對文件的使用權(quán)限。絕密級文件僅限公司高層管理人員和特定崗位人員使用；機(jī)密級文件僅限相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及工作人員使用；秘密級文件可根據(jù)工作需要由相關(guān)人員查閱使用。2.未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自使用公司保密文件。（二）查閱流程1.因工作需要查閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、密級、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報公司保密管理部門審批。3.審批通過后，查閱人員憑審批后的申請表到文件管理人員處查閱文件。查閱過程中，文件管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保文件不被擅自復(fù)制、拍照或傳播。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還文件，并在《文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）文件復(fù)印與摘錄1.如需復(fù)印或摘錄公司保密文件，必須按照查閱流程進(jìn)行審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自復(fù)印或摘錄。2.復(fù)印或摘錄的保密文件應(yīng)注明“復(fù)印件”或“摘錄件”字樣，并按原件的密級和保密期限進(jìn)行管理。八、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.超過保密期限或已失去保存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的多余、重復(fù)或錯誤的文件。3.涉及公司機(jī)密但已不再使用且無保存必要的文件。（二）銷毀方式1.根據(jù)文件的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式。涉密文件應(yīng)采用粉碎、焚燒等物理銷毀方式，確保文件信息無法恢復(fù)。2.普通文件可采用碎紙機(jī)粉碎或電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.文件銷毀前，由文件管理人員填寫《文件銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀文件的名稱、編號、密級、數(shù)量等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報公司保密管理部門審批。3.審批通過后，由公司指定的專人負(fù)責(zé)實施文件銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保文件徹底銷毀。4.銷毀完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在《文件銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。九、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司保密管理部門定期對各部門文件保密管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.各部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，對本部門文件保密管理情況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）檢查內(nèi)容1.文件保密制度的執(zhí)行情況，包括文件的生成、收發(fā)、存儲、使用、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。2.文件管理人員的履職情況，如是否嚴(yán)格遵守保密規(guī)定、是否認(rèn)真履行文件管理職責(zé)等。3.員工的保密意識和行為，是否存在違反保密規(guī)定的現(xiàn)象。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司保密管理部門應(yīng)及時下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對存在的問題制定詳細(xì)的整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問題得到有效解決。3.整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向公司保密管理部門提交整改報告，經(jīng)復(fù)查合格后，方可銷號。十、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃公司每年制定保密培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家保密法律法規(guī)和行業(yè)保密標(biāo)準(zhǔn)。2.公司文件保密管理規(guī)定和流程。3.保密意識和技能培訓(xùn)，如文件保密處理方法、信息安全防范措施等。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請保密專家或公司內(nèi)部專業(yè)人員進(jìn)行授課。2.開展線上培訓(xùn)，通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布保密培訓(xùn)資料，供員工自主學(xué)習(xí)。3.結(jié)合實際案例進(jìn)行警示教育，提高員工對文件保密重要性的認(rèn)識。十一、獎勵與處罰（一）獎勵對在文件保密管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司給予表彰和獎