關(guān)于企業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過科學的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機會，按照公平、公正的原則進行評標和定標。4.誠信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得欺詐、串通或謀取不正當利益。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理安排采購任務(wù)。2.組織供應(yīng)商開發(fā)、評估和選擇，建立供應(yīng)商檔案，維護供應(yīng)商關(guān)系。3.執(zhí)行采購流程，包括采購申請審批、采購訂單下達、采購合同簽訂與執(zhí)行、到貨驗收等環(huán)節(jié)。4.負責采購成本控制，通過談判、招標等方式降低采購價格，確保采購成本在預(yù)算范圍內(nèi)。5.收集、整理采購相關(guān)信息，定期向上級匯報采購工作進展情況。（二）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購項目的技術(shù)談判和評標工作，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.負責采購物資的驗收工作，對驗收結(jié)果負責。（三）財務(wù)部門1.負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況。2.參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。3.辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性和采購行為的合法性。2.對采購項目進行績效審計，評估采購效益和資金使用效果。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行審核，確認需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，會審通過后報公司領(lǐng)導審批。3.公司領(lǐng)導根據(jù)采購項目的性質(zhì)和金額大小進行審批，審批通過后采購部門方可開展采購活動。（三）采購實施1.制定采購策略：采購部門根據(jù)采購項目的特點和需求，制定采購策略，選擇合適的采購方式，如招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。2.發(fā)布采購信息：根據(jù)采購策略，采購部門通過公司內(nèi)部采購平臺、招標網(wǎng)站、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與報價。3.供應(yīng)商選擇與評估：采購部門對參與報價的供應(yīng)商進行資格審查和評估，根據(jù)供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇若干家合格的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。4.采購談判：采購部門與候選供應(yīng)商進行采購談判，就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂采購合同。5.采購訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，下達采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認。（四）采購合同管理1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交至財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案。2.采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付采購物資。3.如采購合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)變更、解除等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)補充協(xié)議或解除合同協(xié)議，同時將變更情況及時通知財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門。（五）到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準備工作。2.需求部門按照采購合同和相關(guān)標準對采購物資進行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等。3.驗收合格的采購物資，需求部門應(yīng)填寫《驗收單》，并簽字確認；驗收不合格的采購物資，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。（六）采購付款1.采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)發(fā)票、驗收單、采購合同等資料，提交至財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，對采購款項進行審核，審核通過后辦理付款。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門根據(jù)公司采購需求和供應(yīng)商現(xiàn)狀，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃，明確供應(yīng)商開發(fā)的目標、范圍、方式等。2.通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，并建立供應(yīng)商信息庫。3.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，篩選出符合基本條件的供應(yīng)商進行實地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、售后服務(wù)等。4.經(jīng)考察合格的供應(yīng)商，采購部門將其納入合格供應(yīng)商名錄，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績表現(xiàn)、合作情況等。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商進行評估與考核，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。2.評估與考核方式可采用定期評估、不定期抽查、客戶反饋等多種形式，評估結(jié)果以評分或評級的方式進行量化。3.根據(jù)供應(yīng)商評估與考核結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、淘汰等措施。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，及時傳達公司采購需求和政策要求，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和合作需求。2.對于供應(yīng)商提出的問題和建議，采購部門應(yīng)及時給予回應(yīng)和解決，共同協(xié)商改進合作方式和提高合作效率。3.通過建立供應(yīng)商激勵機制，如價格優(yōu)惠、優(yōu)先付款、增加訂單量等，鼓勵供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，增強供應(yīng)商與公司的合作粘性。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、質(zhì)量風險、供應(yīng)商風險、合同風險、付款風險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。（二）風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對措施：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動情況，通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質(zhì)量風險應(yīng)對措施：加強對采購物資的質(zhì)量控制，嚴格按照采購合同和相關(guān)標準進行驗收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量不合格的采購物資及時進行處理。3.供應(yīng)商風險應(yīng)對措施：建立供應(yīng)商評估與考核機制，加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進行實地考察和評估，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商合作，降低供應(yīng)商違約風險。4.合同風險應(yīng)對措施：加強采購合同管理，嚴格審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體，避免合同糾紛。在合同執(zhí)行過程中，及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決。5.付款風險應(yīng)對措施：建立健全采購付款審批制度，嚴格審核采購付款申請，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。加強與財務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)，合理安排采購資金，避免因資金短缺導致付款延遲或違約。六、采購信息化管理（一）建立采購信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的信息化管理，包括采購申請、審批、采購訂單下達、合同管理、到貨驗收、付款等環(huán)節(jié)的信息化操作。2.采購信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，能夠?qū)崟r反映采購業(yè)務(wù)的進展情況和相關(guān)數(shù)據(jù)，為采購決策提供支持。（二）信息共享與協(xié)同1.采購信息系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部其他信息系統(tǒng)，如財務(wù)系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)等進行集成，實現(xiàn)信息共享與協(xié)同，提高工作效率和管理水平。2.通過采購信息系統(tǒng)，采購部門、需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門可以實時共享采購業(yè)務(wù)信息，及時溝通協(xié)調(diào)，共同解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.利用采購信息系統(tǒng)收集的采購數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)分析與挖掘，為采購決策提供依據(jù)。分析內(nèi)容包括采購成本分析、采購效率分析、供應(yīng)商績效分析、采購風險分析等。2.通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購管理中存在的問題和不足，及時采取措施加以改進，不斷優(yōu)化采購流程和管理方法，提高采購管理水平。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行內(nèi)部審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購行為的合法性、采購成本的合理性等。2.采購部門應(yīng)定期對采購工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題