公司食品采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司食品采購管理，規(guī)范采購行為，確保所采購食品的質(zhì)量安全，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營及員工生活需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及食品采購的活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品中的食品類采購、員工福利食品采購等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量安全原則：把食品質(zhì)量安全放在首位，采購符合質(zhì)量要求、安全可靠的食品。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購過程中遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定食品采購計劃，根據(jù)公司需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估和管理。3.執(zhí)行采購任務(wù)，與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保采購過程順利進行。4.負(fù)責(zé)采購訂單的跟蹤和催貨，保證食品按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.收集市場信息，了解食品價格動態(tài)和質(zhì)量變化，為公司采購決策提供參考。（二）質(zhì)量控制部門1.制定食品質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，對采購的食品進行質(zhì)量檢驗和驗收。2.對不合格食品提出處理意見，監(jiān)督采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題。3.定期對食品質(zhì)量情況進行分析和總結(jié)，提出改進建議，確保公司所采購食品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。（三）財務(wù)部門1.審核采購合同，確保合同條款符合公司財務(wù)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)采購資金的支付和結(jié)算，對采購成本進行核算和控制。3.監(jiān)督采購資金的使用情況，防止資金浪費和濫用。（四）使用部門1.根據(jù)實際需求，及時向采購部門提出食品采購申請，明確采購食品的品種、規(guī)格、數(shù)量等要求。2.參與食品采購的驗收工作，對所采購食品的適用性和質(zhì)量進行確認(rèn)。3.反饋食品使用過程中的質(zhì)量問題和需求變化，為采購決策提供依據(jù)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件的查驗。3.實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系等，評估其生產(chǎn)能力和質(zhì)量控制水平。4.參考供應(yīng)商的信譽、業(yè)績、口碑等方面的情況，選擇具有良好商業(yè)信譽和穩(wěn)定供應(yīng)能力的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品檢驗報告、交貨記錄、客戶投訴等，作為評估的依據(jù)。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、待改進供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商淘汰與更新1.對于連續(xù)出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨期嚴(yán)重延誤、售后服務(wù)差等情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時予以淘汰。2.定期對供應(yīng)商進行重新評估，對于不符合公司要求的供應(yīng)商，及時進行調(diào)整或淘汰，并引入新的合格供應(yīng)商。3.鼓勵供應(yīng)商不斷改進和提高，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。四、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)實際需求填寫食品采購申請表，詳細(xì)注明采購食品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.采購申請表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請表后，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定食品采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購食品的品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容，并報部門負(fù)責(zé)人審批。（三）供應(yīng)商選擇與詢價1.根據(jù)采購計劃，采購部門從合格供應(yīng)商名單中選擇若干家供應(yīng)商進行詢價。2.向供應(yīng)商發(fā)送詢價函，詳細(xì)說明采購食品的要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。3.對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.確定供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括食品的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門審核，最后由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章生效。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購食品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況。2.對于可能影響交貨期的問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施確保食品按時供應(yīng)。3.在臨近交貨期時，對供應(yīng)商進行催貨，確保食品按時到達公司指定地點。（七）驗收與入庫1.食品到貨前，質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗收所需的工具和場地。2.食品到貨后，采購部門通知質(zhì)量控制部門和使用部門共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括食品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等方面。3.質(zhì)量控制部門按照檢驗標(biāo)準(zhǔn)對食品進行抽樣檢驗，檢驗合格的食品辦理入庫手續(xù)，不合格的食品按照相關(guān)規(guī)定進行處理。4.倉庫管理人員根據(jù)驗收結(jié)果，將食品入庫，并做好入庫記錄，包括食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應(yīng)商等信息。（八）付款結(jié)算1.采購部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，核對發(fā)票內(nèi)容與采購合同一致，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門審核發(fā)票和采購合同等相關(guān)資料，確認(rèn)無誤后，按照合同約定的付款方式進行付款結(jié)算。3.財務(wù)部門定期對采購資金的使用情況進行統(tǒng)計和分析，確保資金使用合理、合規(guī)。五、食品質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實際需求，制定食品質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)。2.食品質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確食品的感官指標(biāo)、理化指標(biāo)、微生物指標(biāo)等具體要求。（二）檢驗流程1.食品到貨后，驗收人員首先對食品的外包裝進行檢查，查看包裝是否完好、標(biāo)識是否清晰等。2.按照規(guī)定的抽樣方法進行抽樣，將抽取的樣品送質(zhì)量控制部門進行檢驗。3.質(zhì)量控制部門根據(jù)檢驗標(biāo)準(zhǔn)對樣品進行檢驗，檢驗項目包括感官檢驗、理化檢驗、微生物檢驗等。4.檢驗合格的食品出具檢驗報告，檢驗不合格的食品出具不合格報告，并注明不合格項目和原因。（三）不合格食品處理1.對于檢驗不合格的食品，質(zhì)量控制部門應(yīng)立即通知采購部門和使用部門。2.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格食品的退貨、換貨或補貨等事宜。3.不合格食品應(yīng)單獨存放，做好標(biāo)識，防止與合格食品混淆。對于無法退貨的不合格食品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀處理，并做好記錄。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.關(guān)注市場價格波動、供應(yīng)商經(jīng)營狀況變化、法律法規(guī)調(diào)整等因素對采購活動的影響。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險進行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高風(fēng)險、中風(fēng)險和低風(fēng)險。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于高風(fēng)險，應(yīng)制定詳細(xì)的應(yīng)對方案，采取多種措施降低風(fēng)險影響。如建立價格預(yù)警機制，應(yīng)對市場價格波動風(fēng)險；加強供應(yīng)商管理，降低供應(yīng)商風(fēng)險等。2.對于中風(fēng)險，應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險變化，采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M行防范和控制。3.對于低風(fēng)險，可進行定期監(jiān)控，確保風(fēng)險處于可控范圍內(nèi)。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對食品采購活動進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進行整改。（二）考核機制1.建立采購部門及相關(guān)人員的考核機制，考核內(nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應(yīng)