公司費(fèi)用入賬管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司費(fèi)用入賬管理，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，提高公司財(cái)務(wù)管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及全體員工在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用的入賬管理。（三）基本原則1.合法性原則：費(fèi)用入賬必須符合國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證必須真實(shí)、合法、有效，不得偽造、變?cè)臁?.合理性原則：費(fèi)用支出應(yīng)符合公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要，具有合理性和必要性。4.及時(shí)性原則：費(fèi)用應(yīng)在發(fā)生后及時(shí)報(bào)銷(xiāo)入賬，不得拖延。二、費(fèi)用分類(lèi)及入賬要求（一）辦公費(fèi)用1.辦公用品：包括文具、紙張、文件夾、墨盒、硒鼓等。購(gòu)買(mǎi)辦公用品應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并附詳細(xì)清單，注明物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等。費(fèi)用應(yīng)根據(jù)實(shí)際用途分別計(jì)入“管理費(fèi)用——辦公費(fèi)”或“銷(xiāo)售費(fèi)用——辦公費(fèi)”等科目。2.辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。購(gòu)置辦公設(shè)備應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理制度進(jìn)行核算，通過(guò)“固定資產(chǎn)”科目入賬，并計(jì)提折舊。3.辦公場(chǎng)地租賃：支付的辦公場(chǎng)地租金應(yīng)取得租賃發(fā)票，按照租賃期限分?jǐn)傆?jì)入相關(guān)費(fèi)用科目。（二）差旅費(fèi)1.交通費(fèi)用：包括飛機(jī)票、火車(chē)票、汽車(chē)票、出租車(chē)費(fèi)等。員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通費(fèi)用，應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并注明出差事由、起止地點(diǎn)、時(shí)間等。按照公司差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自理。2.住宿費(fèi)用：?jiǎn)T工出差期間的住宿費(fèi)用應(yīng)取得住宿發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明住宿日期、人數(shù)、單價(jià)等信息。住宿費(fèi)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)，特殊情況需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.餐飲補(bǔ)貼：按照出差天數(shù)和規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)給予的餐飲補(bǔ)貼，無(wú)需取得發(fā)票，直接計(jì)入差旅費(fèi)相關(guān)科目。（三）業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.因公司業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待費(fèi)用，如宴請(qǐng)客戶、贈(zèng)送禮品等。業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格控制在公司規(guī)定的限額內(nèi)，并取得合法有效的發(fā)票。發(fā)票上應(yīng)注明招待事由、招待對(duì)象等信息。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，詳細(xì)說(shuō)明招待情況，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）通訊費(fèi)1.員工因工作需要發(fā)生的通訊費(fèi)用，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)提供通訊費(fèi)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明手機(jī)號(hào)碼、費(fèi)用所屬期間等信息。2.公司統(tǒng)一為員工辦理的通訊套餐費(fèi)用，可憑繳費(fèi)憑證按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)。（五）車(chē)輛費(fèi)用1.車(chē)輛購(gòu)置：公司購(gòu)置車(chē)輛應(yīng)按照固定資產(chǎn)進(jìn)行核算，通過(guò)“固定資產(chǎn)”科目入賬，并計(jì)提折舊。2.車(chē)輛保險(xiǎn)費(fèi)：車(chē)輛保險(xiǎn)費(fèi)應(yīng)取得保險(xiǎn)發(fā)票，按照保險(xiǎn)期限分?jǐn)傆?jì)入相關(guān)費(fèi)用科目。3.車(chē)輛維修保養(yǎng)費(fèi)：車(chē)輛發(fā)生的維修保養(yǎng)費(fèi)用應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，注明維修項(xiàng)目、金額等信息。費(fèi)用根據(jù)車(chē)輛使用部門(mén)分別計(jì)入“管理費(fèi)用——車(chē)輛費(fèi)”或“銷(xiāo)售費(fèi)用——車(chē)輛費(fèi)”等科目。4.燃油費(fèi)：?jiǎn)T工駕駛公司車(chē)輛發(fā)生的燃油費(fèi)，應(yīng)取得加油發(fā)票，并注明加油日期、車(chē)輛牌號(hào)等信息。按照公司規(guī)定的油耗標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)，超出部分自理。（六）會(huì)議費(fèi)1.公司組織召開(kāi)會(huì)議發(fā)生的費(fèi)用，如場(chǎng)地租賃、會(huì)議設(shè)備租賃、餐飲、住宿等。會(huì)議費(fèi)應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并附會(huì)議通知、參會(huì)人員名單等相關(guān)資料。2.會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議情況，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（七）培訓(xùn)費(fèi)1.員工參加外部培訓(xùn)發(fā)生的費(fèi)用，如培訓(xùn)學(xué)費(fèi)、教材費(fèi)、住宿費(fèi)等。培訓(xùn)費(fèi)用應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并附培訓(xùn)通知、培訓(xùn)證書(shū)等相關(guān)資料。2.公司內(nèi)部組織培訓(xùn)發(fā)生的費(fèi)用，如培訓(xùn)講師費(fèi)用、培訓(xùn)場(chǎng)地租賃費(fèi)用等。培訓(xùn)費(fèi)用應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)，并取得相應(yīng)的發(fā)票。（八）其他費(fèi)用1.除上述費(fèi)用以外的其他費(fèi)用，如水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、快遞費(fèi)等。費(fèi)用應(yīng)根據(jù)實(shí)際用途分別計(jì)入相關(guān)費(fèi)用科目，并取得正規(guī)發(fā)票。2.對(duì)于一些特殊費(fèi)用，如捐贈(zèng)支出、贊助費(fèi)用等，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并取得合法有效的憑證。三、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程（一）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)1.員工發(fā)生費(fèi)用后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的日期、事由、金額、報(bào)銷(xiāo)科目等信息。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單應(yīng)粘貼好相關(guān)發(fā)票及附件，并確保發(fā)票真實(shí)、合法、有效。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人審批1.員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽署審批意見(jiàn)。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核費(fèi)用是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和用途，是否與工作相關(guān)。（三）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行審核，主要審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，報(bào)銷(xiāo)金額是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)銷(xiāo)科目是否正確等。2.財(cái)務(wù)審核人員如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷(xiāo)人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批1.根據(jù)公司費(fèi)用審批權(quán)限，財(cái)務(wù)審核通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單提交給相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單上簽署審批意見(jiàn)。（五）報(bào)銷(xiāo)支付1.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)支付。2.報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)可通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金等方式支付給報(bào)銷(xiāo)人員。四、費(fèi)用入賬的時(shí)間要求（一）當(dāng)月費(fèi)用員工當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)在次月規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)銷(xiāo)入賬，一般不得超過(guò)次月[X]日。（二）跨月費(fèi)用對(duì)于跨月發(fā)生的費(fèi)用，如房租、保險(xiǎn)費(fèi)等，應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，在費(fèi)用所屬期間進(jìn)行分?jǐn)側(cè)胭~。（三）年度費(fèi)用對(duì)于一些年度性費(fèi)用，如審計(jì)費(fèi)、匯算清繳費(fèi)用等，應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生年度內(nèi)及時(shí)入賬。五、費(fèi)用入賬的憑證管理（一）發(fā)票要求1.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)必須取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票應(yīng)具備以下要素：發(fā)票名稱(chēng)、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方名稱(chēng)、銷(xiāo)售方名稱(chēng)、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。2.發(fā)票應(yīng)加蓋銷(xiāo)售方發(fā)票專(zhuān)用章，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開(kāi)發(fā)票。（二）其他憑證1.除發(fā)票外，一些費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)還需要提供其他相關(guān)憑證，如合同、協(xié)議、清單、審批單等。2.其他憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，與發(fā)票一起作為費(fèi)用入賬的依據(jù)。（三）憑證粘貼1.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序粘貼在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單后面，便于審核和查閱。2.發(fā)票應(yīng)正面朝上，按照費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間順序依次粘貼，不得重疊、倒置。（四）憑證保管1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)妥善保管費(fèi)用入賬憑證，按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.費(fèi)用入賬憑證的保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，不得擅自銷(xiāo)毀。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)費(fèi)用入賬情況進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是否符合公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，憑證是否真實(shí)、合法、有效。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)費(fèi)用入賬情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用入賬憑證的審核，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的費(fèi)用入賬行為，如虛報(bào)、冒領(lǐng)、偽造憑證等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于追回違規(guī)報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)、警告、罰款、辭退等。2.