先期項(xiàng)目采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司先期項(xiàng)目采購管理工作，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障項(xiàng)目順利實(shí)施，提高采購效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有先期項(xiàng)目的采購活動，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備采購項(xiàng)目、服務(wù)采購項(xiàng)目等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地公開，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。二、采購計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購計(jì)劃編制1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求和進(jìn)度安排，提前制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購活動的依據(jù)。（二）采購預(yù)算編制1.采購預(yù)算應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃和市場價(jià)格行情進(jìn)行編制。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項(xiàng)目的總價(jià)、分項(xiàng)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)、稅費(fèi)等內(nèi)容。2.采購預(yù)算應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購預(yù)算作為控制采購成本的依據(jù)。（三）采購計(jì)劃與預(yù)算調(diào)整1.因項(xiàng)目需求變更、市場價(jià)格波動等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃或預(yù)算的，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)提出申請，并說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.采購計(jì)劃或預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃或預(yù)算調(diào)整申請作為采購活動的調(diào)整依據(jù)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.采購部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，從供應(yīng)商信息庫中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)、談判等采購活動。3.對于重要采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理等情況，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品或服務(wù)的能力。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。2.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門應(yīng)定期組織供應(yīng)商座談會，聽取供應(yīng)商的意見和建議，共同探討如何提高采購效率和質(zhì)量，降低采購成本。四、采購流程管理（一）采購申請1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目需求和采購計(jì)劃，填寫采購申請表，明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購申請表作為采購活動的依據(jù)。（二）采購詢價(jià)1.采購部門根據(jù)采購申請表，向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。2.詢價(jià)通知書應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容，以及報(bào)價(jià)要求和格式。（三）采購報(bào)價(jià)1.供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)詢價(jià)通知書的要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件，報(bào)價(jià)文件應(yīng)包括報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品規(guī)格說明書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)認(rèn)真審核供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件，比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和產(chǎn)品質(zhì)量等情況，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。（四）采購談判1.采購部門組織相關(guān)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、質(zhì)量保證等方面。2.談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的需求和底線，爭取達(dá)成雙方都能接受的采購合同。（五）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、質(zhì)量保證等內(nèi)容，以及雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購合同由采購部門與供應(yīng)商簽訂。（六）采購合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時(shí)向供應(yīng)商支付預(yù)付款、進(jìn)度款等款項(xiàng)，確保供應(yīng)商按時(shí)履行合同義務(wù)。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定，按時(shí)、按質(zhì)、按量交付采購產(chǎn)品或服務(wù)，并提供相應(yīng)的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、售后服務(wù)等資料。3.采購部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（七）采購驗(yàn)收1.采購產(chǎn)品或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)填寫采購驗(yàn)收報(bào)告，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購驗(yàn)收報(bào)告作為支付采購尾款的依據(jù)。（八）采購付款1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和采購驗(yàn)收報(bào)告，及時(shí)向供應(yīng)商支付采購尾款。2.采購付款應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行審批和支付，確保采購付款的合法合規(guī)。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別與評估，識別采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別與評估結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類和分級，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商違約問題。2.對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，對于質(zhì)量不合格的產(chǎn)品及時(shí)要求供應(yīng)商更換或退貨。3.對于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場價(jià)格監(jiān)測和分析，合理確定采購價(jià)格，與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，避免價(jià)格波動對采購成本的影響。4.對于法律風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動合法合規(guī)，在采購合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免法律糾紛的發(fā)生。六、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購活動是否符合公司的采購管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)審計(jì)采購計(jì)劃的編制與執(zhí)行情況、供應(yīng)商的選擇與管理情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購驗(yàn)收與付款情況等內(nèi)容。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部機(jī)構(gòu)的