公司影像資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司影像資料的規(guī)范化管理，確保影像資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮影像資料在公司運(yùn)營(yíng)、管理、決策等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類影像資料的管理，包括但不限于照片、視頻、音頻等。（三）定義1.影像資料：指通過攝影、攝像等技術(shù)手段獲取的，記錄公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、工作場(chǎng)景、會(huì)議情況、產(chǎn)品展示、人員風(fēng)貌等方面的資料。2.原始影像資料：未經(jīng)后期編輯、處理，保持拍攝時(shí)原始狀態(tài)的影像資料。3.歸檔影像資料：經(jīng)過整理、篩選、編輯等處理，按照規(guī)定格式和要求存儲(chǔ)，納入公司檔案管理體系的影像資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司影像資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保影像資料的完整性和一致性。2.分類分級(jí)管理原則：根據(jù)影像資料的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等進(jìn)行分類分級(jí)管理，便于查找、利用和保護(hù)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保影像資料的安全保密，防止影像資料的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮影像資料的利用需求，提供便捷的查詢、借閱等服務(wù)，提高影像資料的利用效率。二、管理職責(zé)（一）歸口管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司影像資料管理辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司影像資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管和利用等工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)建立公司影像資料數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)影像資料進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)注等管理，實(shí)現(xiàn)影像資料的信息化管理。4.負(fù)責(zé)對(duì)公司重大活動(dòng)、重要會(huì)議、關(guān)鍵項(xiàng)目等影像資料進(jìn)行全程跟蹤拍攝和記錄，并及時(shí)整理歸檔。5.負(fù)責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提供影像資料的查詢、借閱等服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。6.負(fù)責(zé)定期對(duì)公司影像資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保影像資料的賬實(shí)相符。7.負(fù)責(zé)對(duì)損壞、丟失的影像資料進(jìn)行調(diào)查處理，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門影像資料的收集、整理和初步審核，并按照規(guī)定時(shí)間和要求移交歸口管理部門。2.配合歸口管理部門做好本部門影像資料的拍攝、記錄等工作，確保影像資料的真實(shí)性和完整性。3.根據(jù)工作需要，向歸口管理部門提出影像資料的查詢、借閱等申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.負(fù)責(zé)本部門影像資料的安全保密工作，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露本部門的影像資料。（三）拍攝人員職責(zé)1.按照拍攝任務(wù)要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地拍攝影像資料，確保影像資料的質(zhì)量。2.負(fù)責(zé)拍攝影像資料的原始數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和保管，不得擅自刪除、修改原始數(shù)據(jù)。3.配合歸口管理部門做好影像資料的整理、編輯等工作，提供必要的說明和解釋。三、影像資料的收集（一）收集范圍1.公司各類會(huì)議、活動(dòng)的影像資料，包括會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、領(lǐng)導(dǎo)講話、嘉賓發(fā)言、活動(dòng)表演等。2.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的影像資料，包括項(xiàng)目啟動(dòng)、實(shí)施過程、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的影像資料。3.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的影像資料，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品展示、銷售場(chǎng)景等。4.公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)等場(chǎng)所的環(huán)境影像資料。5.公司員工培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、團(tuán)建等活動(dòng)的影像資料。6.公司與外部單位合作、交流等活動(dòng)的影像資料。7.其他與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的影像資料。（二）收集要求1.影像資料應(yīng)主題明確、內(nèi)容完整、圖像清晰、聲音清楚，能夠真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.拍攝時(shí)應(yīng)注意光線、角度、畫面穩(wěn)定性等因素，確保影像資料的質(zhì)量。3.對(duì)于重要的影像資料，應(yīng)進(jìn)行多角度、多場(chǎng)景拍攝，以獲取全面、豐富的信息。4.拍攝人員應(yīng)及時(shí)將拍攝的影像資料傳輸至指定的存儲(chǔ)設(shè)備，并做好備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)影像資料的收集工作，確保影像資料的及時(shí)收集和整理。（三）收集流程1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將本部門形成的影像資料進(jìn)行收集整理，并填寫《影像資料收集登記表》，詳細(xì)記錄影像資料的名稱、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、拍攝內(nèi)容、拍攝人員等信息。2.各部門將整理好的影像資料及《影像資料收集登記表》一并移交歸口管理部門。3.歸口管理部門對(duì)接收的影像資料進(jìn)行審核，對(duì)于不符合要求的影像資料，應(yīng)及時(shí)通知拍攝部門進(jìn)行補(bǔ)充或重新拍攝。4.審核通過的影像資料，歸口管理部門按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔。四、影像資料的整理（一）整理原則1.遵循影像資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持影像資料的系統(tǒng)性和完整性。2.按照影像資料的分類分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于查找、利用和管理。3.對(duì)影像資料進(jìn)行必要的標(biāo)注和說明，確保影像資料的內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。（二）整理方法1.分類：根據(jù)影像資料的內(nèi)容、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類，如分為會(huì)議類、項(xiàng)目類、產(chǎn)品類、環(huán)境類、活動(dòng)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類影像資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式可采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”，如“2023HD001”表示2023年會(huì)議類影像資料的第1份。3.標(biāo)注：對(duì)影像資料進(jìn)行標(biāo)注，標(biāo)注內(nèi)容應(yīng)包括影像資料的名稱、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、拍攝人員、簡(jiǎn)要內(nèi)容等。標(biāo)注應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于快速了解影像資料的基本信息。4.編輯：對(duì)原始影像資料進(jìn)行必要的編輯處理，如裁剪、拼接、調(diào)色、添加字幕等，以提高影像資料的質(zhì)量和觀賞性。編輯處理應(yīng)遵循真實(shí)性原則，不得篡改影像資料的原始內(nèi)容。（三）整理流程1.歸口管理部門接收各部門移交的影像資料后，按照整理原則和方法進(jìn)行分類整理。2.對(duì)整理好的影像資料進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)注，并建立影像資料目錄清單。3.將編輯處理后的影像資料存儲(chǔ)至指定的存儲(chǔ)設(shè)備，并更新影像資料目錄清單。4.對(duì)整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題或疑問，及時(shí)與拍攝部門或拍攝人員溝通核實(shí)，確保影像資料的準(zhǔn)確性和完整性。五、影像資料的歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理、審核后的影像資料，符合歸檔要求的應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.對(duì)于一般性的影像資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。2.對(duì)于重要的影像資料，如公司重大活動(dòng)、重要會(huì)議、關(guān)鍵項(xiàng)目等影像資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理和審核，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的影像資料應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好、安全性高的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。2.歸檔的影像資料應(yīng)按照分類分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。3.歸檔的影像資料應(yīng)附帶詳細(xì)的元數(shù)據(jù)信息，包括編號(hào)、名稱、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、拍攝人員、簡(jiǎn)要內(nèi)容等，以便于檢索和管理。4.歸檔的影像資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子檔案，納入公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。（四）歸檔流程1.歸口管理部門將整理好的影像資料及相關(guān)元數(shù)據(jù)信息提交至公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門對(duì)接收的影像資料進(jìn)行審核，審核通過后辦理歸檔手續(xù)，并將影像資料存儲(chǔ)至公司檔案庫(kù)房或檔案管理系統(tǒng)。3.檔案管理部門建立影像資料歸檔臺(tái)賬，記錄影像資料的歸檔時(shí)間、編號(hào)、名稱、存儲(chǔ)位置等信息，確保影像資料的賬實(shí)相符。六、影像資料的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)影像資料進(jìn)行電子存儲(chǔ)。電子存儲(chǔ)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于一些重要的原始影像資料或不便于電子存儲(chǔ)的影像資料，可進(jìn)行紙質(zhì)打印存儲(chǔ)，并按照紙質(zhì)檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂、編目等。紙質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)選擇質(zhì)量好、耐久性強(qiáng)的紙張，并進(jìn)行防潮、防蟲、防火等處理。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子存儲(chǔ)環(huán)境：應(yīng)保持存儲(chǔ)設(shè)備的清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)環(huán)境：應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲的檔案庫(kù)房進(jìn)行存儲(chǔ)，庫(kù)房溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和整理，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀、損壞等。（三）存儲(chǔ)安全1.建立健全影像資料存儲(chǔ)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備、存儲(chǔ)環(huán)境的安全管理，防止影像資料的泄露、丟失和損壞。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問存儲(chǔ)設(shè)備中的影像資料。同時(shí)，對(duì)訪問操作進(jìn)行記錄，以便于審計(jì)和追溯。4.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的安全監(jiān)控，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保存儲(chǔ)環(huán)境的安全可靠。七、影像資料的保管（一）保管期限1.影像資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度、保存價(jià)值等因素確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管：保管期限為[X]年，適用于一般性的影像資料，如日常工作中的照片、視頻等。3.中期保管：保管期限為[X]年，適用于具有一定保存價(jià)值的影像資料，如公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的階段性成果影像資料、員工培訓(xùn)學(xué)習(xí)的影像資料等。4.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年以上，適用于重要的影像資料，如公司重大活動(dòng)、重要會(huì)議、關(guān)鍵項(xiàng)目等影像資料，以及涉及公司核心機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的影像資料。（二）保管要求1.建立影像資料保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄影像資料的編號(hào)、名稱、保管期限、存儲(chǔ)位置等信息，確保影像資料的賬實(shí)相符。2.定期對(duì)影像資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)保管臺(tái)賬與實(shí)際存儲(chǔ)情況是否一致。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)超過保管期限的影像資料，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀前應(yīng)填寫《影像資料銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。4.在影像資料保管過程中，應(yīng)注意保護(hù)影像資料的原始風(fēng)貌，不得擅自修改、涂抹、刪除影像資料的內(nèi)容。（三）保管場(chǎng)所1.影像資料應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)區(qū)域，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防塵等功能，確保影像資料的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明庫(kù)房的名稱、存儲(chǔ)內(nèi)容、保管期限等信息。同時(shí)，應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保庫(kù)房環(huán)境符合要求。3.對(duì)于電子存儲(chǔ)的影像資料，應(yīng)存放在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。八、影像資料的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的影像資料。2.公司領(lǐng)導(dǎo)因決策、管理等需要，可查閱、借閱公司的影像資料。3.公司外部單位因合作、交流等需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可查閱、借閱公司的影像資料。（二）利用方式1.查閱：利用人員可到歸口管理部門或檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱影像資料。查閱時(shí)應(yīng)填寫《影像資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行查閱，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。2.借閱：利用人員因工作需要確需借閱影像資料的，應(yīng)填寫《影像資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用人員因工作需要確需復(fù)制影像資料的，應(yīng)填寫《影像資料復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制原因、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)審批后辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的影像資料應(yīng)與原始影像資料一致，并加蓋歸口管理部門或檔案管理部門的印章。（三）利用要求1.利用人員應(yīng)遵守公司影像資料管理辦法的規(guī)定，愛護(hù)影像資料，不得擅自涂改、損壞、丟失影像資料。2.利用人員查閱、借閱、復(fù)制影像資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求辦理手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或延長(zhǎng)利用期限。3.利用人員對(duì)查閱、借閱、復(fù)制的影像資料負(fù)有保密義務(wù)，不得擅自傳播、泄露影像資料的內(nèi)容。如因工作需要確需對(duì)外提供影像資料的，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批。4.歸口管理部門或檔案管理部門應(yīng)建立影像資料利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄利用人員的姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、利用內(nèi)容等信息，以便于統(tǒng)計(jì)和分析。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司影像資料管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.影像資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.影像資料管理部門及相關(guān)人員的職責(zé)履行情況。3.影像資料的安全保密措施是否落實(shí)到位。4.影像資料的利用是否規(guī)范、合理。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司審計(jì)部門定期對(duì)公司影像資料管理情況進(jìn)行檢查，檢查周期一般為[X]年。2.不定期抽查：公司審計(jì)部門不定期對(duì)公司影像資料管理情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)公