農(nóng)行檔案中心管理辦法一、總則（一）目的為加強中國農(nóng)業(yè)銀行（以下簡稱“農(nóng)行”）檔案中心管理，規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案資源，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于農(nóng)行各級檔案中心及涉及檔案管理工作的所有部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)行檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。各級檔案中心負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.依法合規(guī)原則檔案管理工作必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則加強檔案安全保密管理，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案信息安全。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為農(nóng)行各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。二、檔案管理職責（一）檔案中心職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和農(nóng)行檔案管理辦法，制定本單位檔案管理制度和工作流程。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.指導和監(jiān)督本單位各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作。4.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.參與檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為農(nóng)行決策和業(yè)務發(fā)展提供支持。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理要求，定期向檔案中心移交應歸檔的文件材料，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案中心做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責本部門檔案的安全保密工作，指定專人負責檔案管理，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍農(nóng)行檔案收集范圍包括以下幾類：1.黨群工作類：包括黨組織建設、宣傳教育、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括行政事務、人力資源、財務管理、審計監(jiān)督、安全保衛(wèi)、信息技術(shù)等方面的文件材料。3.業(yè)務經(jīng)營類：包括公司業(yè)務、個人金融業(yè)務、信貸業(yè)務、風險管理、金融市場業(yè)務等方面的文件材料。4.科技研發(fā)類：包括軟件開發(fā)、系統(tǒng)建設、技術(shù)創(chuàng)新等方面的文件材料。5.客戶服務類：包括客戶信息、服務記錄、投訴處理等方面的文件材料。6.其他類：包括外事工作、檔案管理、法律事務等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合檔案保管要求。3.對于電子文件，應按照相關(guān)標準和規(guī)范進行收集，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則檔案整理應遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和檢索。（四）整理方法檔案整理采用分類、編號、編目等方法，具體如下：1.分類：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務經(jīng)營類、科技研發(fā)類、客戶服務類、其他類等六大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。編號采用“年度+類別+順序號”的方式，如“2023行政001”。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查找和利用檔案。四、檔案的保管（一）保管場所檔案中心應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應符合以下要求：1.具有良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，確保檔案的安全保管。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.庫房應配備必要的消防器材和安全報警裝置，定期進行檢查和維護。（二）保管方式檔案保管采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，具體如下：1.紙質(zhì)檔案：應按照檔案整理要求進行裝訂、編目，裝入檔案盒或檔案柜進行保管。檔案盒和檔案柜應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和利用。2.電子檔案：應按照相關(guān)標準和規(guī)范進行存儲和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全、完整和可檢索。電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定，詳見《中國農(nóng)業(yè)銀行檔案保管期限表》。（四）檔案清查檔案中心應定期對檔案進行清查，確保檔案的賬實相符。清查工作每年至少進行一次，清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。清查結(jié)果應形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案中心負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準檔案鑒定應依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和農(nóng)行檔案管理辦法，結(jié)合檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管狀況等因素，綜合考慮確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案清單進行審核，逐份鑒定檔案的存毀，并簽署鑒定意見。3.對鑒定為銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)檔案中心負責人審核、行領(lǐng)導批準后，進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，確保檔案信息無法恢復。紙質(zhì)檔案應采用焚燒或粉碎等方式銷毀，電子檔案應采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀等方式銷毀。銷毀過程應進行記錄，并存檔備查。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案中心應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計報表應定期報送上級檔案管理部門和本單位領(lǐng)導，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.檔案移交應按照國家有關(guān)規(guī)定和農(nóng)行檔案管理辦法進行，確保檔案的順利交接。2.檔案中心應定期向上級檔案管理部門移交應歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應在《檔案移交清冊》上簽字確認。3.檔案中心應按照規(guī)定將到期檔案移交同級國家綜合檔案館，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應在《檔案交接文據(jù)》上簽字確認。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循以下原則：1.依法依規(guī)原則：嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和農(nóng)行檔案管理辦法提供檔案利用服務。2.保密原則：確保檔案信息安全，嚴格控制檔案的查閱范圍，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務。（二）利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復制等，具體如下：1.查閱：利用者可到檔案中心查閱檔案，檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案中心負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)檔案中心負責人批準后，按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋檔案中心印章，注明用途。（三）利用登記檔案中心應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。利用登記應定期進行整理和歸檔，以備查詢。八、檔案信息化建設（一）建設目標農(nóng)行檔案信息化建設的目標是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平，為農(nóng)行各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案信息資源開發(fā)：利用檔案信息化成果，開展檔案信息資源開發(fā)，為農(nóng)行決策和業(yè)務發(fā)展提供支持。（三）安全管理檔案信息化建設應加強安全管理，確保檔案信息安全。具體措施包括：1.建立安全管