投標(biāo)項(xiàng)目備案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司投標(biāo)項(xiàng)目的規(guī)范化管理，確保投標(biāo)活動(dòng)合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，提高投標(biāo)成功率，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司參與的各類投標(biāo)項(xiàng)目，包括但不限于工程建設(shè)、貨物采購(gòu)、服務(wù)外包等領(lǐng)域的投標(biāo)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)政策要求，確保投標(biāo)活動(dòng)在法律框架內(nèi)開展。2.誠(chéng)信公正原則秉持誠(chéng)信理念，公正對(duì)待投標(biāo)過程中的各項(xiàng)事務(wù)，維護(hù)市場(chǎng)公平競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。3.全面管理原則對(duì)投標(biāo)項(xiàng)目從報(bào)名、資格預(yù)審、編制投標(biāo)文件、投標(biāo)截止到開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等全過程進(jìn)行全面管理和監(jiān)督。二、投標(biāo)項(xiàng)目備案職責(zé)分工（一）投標(biāo)項(xiàng)目管理部門1.負(fù)責(zé)投標(biāo)項(xiàng)目的統(tǒng)籌規(guī)劃與組織協(xié)調(diào)，制定投標(biāo)工作計(jì)劃和方案。2.審核投標(biāo)項(xiàng)目的基本信息，包括項(xiàng)目名稱、招標(biāo)人、招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式等，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.組織開展投標(biāo)項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)研，分析項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，為投標(biāo)決策提供依據(jù)。4.協(xié)調(diào)各部門參與投標(biāo)項(xiàng)目的相關(guān)工作，明確各部門職責(zé)和任務(wù)分工。（二）法務(wù)部門1.對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行法律合規(guī)性審查，確保投標(biāo)文件內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。2.參與投標(biāo)項(xiàng)目涉及的重大合同條款談判，提供法律專業(yè)意見，保障公司合法權(quán)益。3.處理投標(biāo)過程中可能出現(xiàn)的法律糾紛和爭(zhēng)議，提供法律支持和解決方案。（三）技術(shù)部門1.根據(jù)投標(biāo)項(xiàng)目要求，提供技術(shù)方案和技術(shù)支持，確保技術(shù)方案的可行性和先進(jìn)性。2.協(xié)助編制投標(biāo)文件中的技術(shù)部分內(nèi)容，包括技術(shù)規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)服務(wù)承諾等，保證技術(shù)條款準(zhǔn)確清晰。3.對(duì)投標(biāo)項(xiàng)目中的技術(shù)問題進(jìn)行答疑和解釋，參與技術(shù)評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)，為評(píng)標(biāo)提供技術(shù)專業(yè)意見。（四）商務(wù)部門1.負(fù)責(zé)投標(biāo)文件中商務(wù)部分的編制工作，包括商務(wù)條款響應(yīng)、報(bào)價(jià)編制、商務(wù)資質(zhì)證明文件整理等。2.分析項(xiàng)目商務(wù)需求，制定合理的商務(wù)策略，確保商務(wù)報(bào)價(jià)具有競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)滿足項(xiàng)目商務(wù)要求。3.參與商務(wù)談判，負(fù)責(zé)商務(wù)條款的溝通和協(xié)商，維護(hù)公司商務(wù)利益。（五）財(cái)務(wù)部門1.協(xié)助商務(wù)部門進(jìn)行投標(biāo)報(bào)價(jià)的成本核算和財(cái)務(wù)分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，確保報(bào)價(jià)合理、準(zhǔn)確。2.審核投標(biāo)項(xiàng)目的資金預(yù)算和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估項(xiàng)目的財(cái)務(wù)可行性，為投標(biāo)決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。3.負(fù)責(zé)處理投標(biāo)過程中涉及的財(cái)務(wù)相關(guān)事宜，如保證金繳納、費(fèi)用報(bào)銷等。三、投標(biāo)項(xiàng)目備案流程（一）項(xiàng)目報(bào)名備案1.當(dāng)獲取到投標(biāo)項(xiàng)目信息后，投標(biāo)項(xiàng)目管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行初步評(píng)估，判斷是否符合公司業(yè)務(wù)范圍和投標(biāo)條件。2.若決定參與投標(biāo)，由投標(biāo)項(xiàng)目管理部門填寫《投標(biāo)項(xiàng)目報(bào)名備案表》，詳細(xì)記錄項(xiàng)目名稱、招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、報(bào)名截止日期、項(xiàng)目概況等信息。3.將《投標(biāo)項(xiàng)目報(bào)名備案表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由投標(biāo)項(xiàng)目管理部門按照招標(biāo)人要求進(jìn)行報(bào)名登記，并將報(bào)名情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門。（二）資格預(yù)審備案1.招標(biāo)人發(fā)布資格預(yù)審文件后，投標(biāo)項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門按照資格預(yù)審文件要求準(zhǔn)備資格預(yù)審申請(qǐng)文件。2.資格預(yù)審申請(qǐng)文件應(yīng)包括公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明、財(cái)務(wù)狀況、人員配備等相關(guān)證明材料。3.技術(shù)部門負(fù)責(zé)審核技術(shù)資質(zhì)和技術(shù)能力證明材料；商務(wù)部門負(fù)責(zé)審核商務(wù)資質(zhì)和業(yè)績(jī)證明材料；法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核文件的法律合規(guī)性；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核財(cái)務(wù)狀況證明材料。各部門審核通過后，由投標(biāo)項(xiàng)目管理部門匯總整理資格預(yù)審申請(qǐng)文件。4.將資格預(yù)審申請(qǐng)文件提交至招標(biāo)人指定地點(diǎn)或通過指定方式進(jìn)行遞交，并填寫《投標(biāo)項(xiàng)目資格預(yù)審備案表》，記錄資格預(yù)審申請(qǐng)文件的遞交時(shí)間、方式、內(nèi)容等信息。5.若通過資格預(yù)審，投標(biāo)項(xiàng)目管理部門應(yīng)及時(shí)獲取資格預(yù)審結(jié)果通知書，并將結(jié)果反饋給相關(guān)部門。若未通過資格預(yù)審，應(yīng)分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)投標(biāo)項(xiàng)目提供參考。（三）投標(biāo)文件編制備案1.投標(biāo)項(xiàng)目管理部門根據(jù)招標(biāo)人發(fā)布的招標(biāo)文件要求，組織成立投標(biāo)文件編制小組，明確各成員的職責(zé)和分工。2.技術(shù)部門負(fù)責(zé)編制技術(shù)部分文件，包括技術(shù)方案、技術(shù)規(guī)格偏離表、技術(shù)服務(wù)承諾等；商務(wù)部門負(fù)責(zé)編制商務(wù)部分文件，包括商務(wù)條款響應(yīng)、報(bào)價(jià)清單、商務(wù)資質(zhì)證明文件等；法務(wù)部門對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行法律審核；財(cái)務(wù)部門提供財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)和分析。3.投標(biāo)文件編制過程中，各部門應(yīng)密切溝通協(xié)作，確保投標(biāo)文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，符合招標(biāo)文件要求。4.投標(biāo)文件編制完成后，由投標(biāo)項(xiàng)目管理部門組織內(nèi)部評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性、競(jìng)爭(zhēng)力等方面。評(píng)審?fù)ㄟ^后，由投標(biāo)項(xiàng)目管理部門填寫《投標(biāo)項(xiàng)目投標(biāo)文件編制備案表》，記錄投標(biāo)文件編制情況、評(píng)審意見等信息。5.按照招標(biāo)文件規(guī)定的格式和要求，將投標(biāo)文件進(jìn)行密封包裝，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)指定地點(diǎn)或通過指定方式進(jìn)行遞交。（四）開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)備案1.投標(biāo)項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)跟蹤投標(biāo)項(xiàng)目的開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)，并及時(shí)通知相關(guān)部門。2.開標(biāo)過程中，投標(biāo)項(xiàng)目管理部門應(yīng)安排專人參加，記錄開標(biāo)情況，包括開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、唱標(biāo)內(nèi)容等，并填寫《投標(biāo)項(xiàng)目開標(biāo)備案表》。3.評(píng)標(biāo)期間，公司應(yīng)積極配合評(píng)標(biāo)委員會(huì)的工作，按照要求提供必要的澄清和說明。投標(biāo)項(xiàng)目管理部門應(yīng)及時(shí)了解評(píng)標(biāo)進(jìn)展情況，向相關(guān)部門反饋評(píng)標(biāo)信息。4.定標(biāo)后，若公司中標(biāo)，投標(biāo)項(xiàng)目管理部門應(yīng)及時(shí)獲取中標(biāo)通知書，并填寫《投標(biāo)項(xiàng)目中標(biāo)備案表》，記錄中標(biāo)項(xiàng)目名稱、中標(biāo)金額、中標(biāo)日期等信息。同時(shí)，組織相關(guān)部門與招標(biāo)人進(jìn)行合同談判和簽訂工作。5.若公司未中標(biāo)，投標(biāo)項(xiàng)目管理部門應(yīng)分析未中標(biāo)的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)投標(biāo)項(xiàng)目提供改進(jìn)建議。四、投標(biāo)項(xiàng)目備案文件管理（一）文件收集1.投標(biāo)項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)收集投標(biāo)項(xiàng)目全過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。2.各部門在參與投標(biāo)項(xiàng)目過程中，應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的相關(guān)文件資料提交給投標(biāo)項(xiàng)目管理部門，確保文件資料的完整性。（二）文件整理1.投標(biāo)項(xiàng)目管理部門對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類整理，按照項(xiàng)目名稱、文件類型、時(shí)間順序等進(jìn)行歸檔。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并建立文件目錄索引，便于查找和查閱。對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件的可識(shí)別性和可追溯性。（三）文件保存期限1.投標(biāo)項(xiàng)目備案文件的保存期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，一般不少于項(xiàng)目合同履行完畢后的[X]年。2.在保存期限內(nèi)，應(yīng)確保文件資料的安全、完整，防止文件丟失、損壞或泄露。（四）文件查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱投標(biāo)項(xiàng)目備案文件的，應(yīng)填寫《投標(biāo)項(xiàng)目備案文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到投標(biāo)項(xiàng)目管理部門進(jìn)行查閱。2.如需借閱投標(biāo)項(xiàng)目備案文件，應(yīng)填寫《投標(biāo)項(xiàng)目備案文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文件資料。3.查閱和借閱文件資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露文件內(nèi)容。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)投標(biāo)項(xiàng)目備案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查投標(biāo)項(xiàng)目備案流程是否合規(guī)、文件資料是否完整、各部門職責(zé)履行是否到位等。2.對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.積極配合行業(yè)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對(duì)公司投標(biāo)項(xiàng)目的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的問題，應(yīng)認(rèn)真