扶貧檔案收集管理辦法總則目的為了加強(qiáng)扶貧檔案的收集與管理，確保扶貧工作檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織在參與扶貧工作過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料的收集、整理、保管、利用等管理活動(dòng)?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集扶貧工作各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、數(shù)據(jù)等，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。4.保密性原則：對(duì)涉及扶貧對(duì)象個(gè)人隱私、敏感信息等檔案資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。檔案收集收集范圍1.政策文件類(lèi)：國(guó)家及地方出臺(tái)的扶貧政策法規(guī)、規(guī)劃、實(shí)施方案等。2.項(xiàng)目申報(bào)與審批類(lèi)：扶貧項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件等。3.資金管理類(lèi)：扶貧資金預(yù)算、撥款憑證、使用記錄、審計(jì)報(bào)告等。4.幫扶工作類(lèi)：幫扶計(jì)劃、幫扶措施記錄、幫扶成效評(píng)估等。5.貧困對(duì)象信息類(lèi)：貧困家庭基本情況登記表、貧困對(duì)象動(dòng)態(tài)管理資料等。6.培訓(xùn)與就業(yè)類(lèi)：貧困人員培訓(xùn)記錄、就業(yè)推薦材料、就業(yè)情況跟蹤等。7.產(chǎn)業(yè)扶貧類(lèi)：產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施過(guò)程記錄、收益分配情況等。8.監(jiān)督檢查類(lèi)：各級(jí)扶貧工作檢查、審計(jì)、考核等相關(guān)資料。9.其他類(lèi)：與扶貧工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、影像資料等。收集要求1.及時(shí)收集：各部門(mén)及工作人員應(yīng)在扶貧工作開(kāi)展過(guò)程中及時(shí)將產(chǎn)生的檔案資料收集整理，確保檔案的時(shí)效性。2.齊全完整：按照收集范圍，全面收集各類(lèi)檔案資料，不得遺漏重要文件和信息。3.原件優(yōu)先：盡量收集檔案原件，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.規(guī)范填寫(xiě)：檔案資料中的表格、記錄等應(yīng)按照規(guī)定格式和要求認(rèn)真填寫(xiě)，字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確。收集流程1.部門(mén)收集：各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)扶貧檔案資料的收集工作，定期將收集到的檔案資料整理后移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)接收：檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，檢查其完整性和規(guī)范性，辦理接收手續(xù)。3.補(bǔ)充完善：如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在缺失或不符合要求的情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充完善后重新移交。檔案整理分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類(lèi)法：按照扶貧工作開(kāi)展的年度將檔案分為不同類(lèi)別。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：根據(jù)公司/組織內(nèi)部各部門(mén)在扶貧工作中的職責(zé)分工，將檔案分為相應(yīng)的機(jī)構(gòu)類(lèi)別。3.問(wèn)題分類(lèi)法：按照扶貧工作中涉及的不同問(wèn)題，如產(chǎn)業(yè)扶貧、教育扶貧、健康扶貧等進(jìn)行分類(lèi)。整理步驟1.區(qū)分全宗：明確扶貧檔案所屬的全宗，保持檔案來(lái)源的一致性。2.分類(lèi)編號(hào)：根據(jù)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，并為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)。3.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物等；同時(shí)編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明相關(guān)信息，然后按照編號(hào)順序上架存放。檔案保管保管場(chǎng)所1.選擇適宜的保管場(chǎng)所：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備。保管期限1.短期保管：保管期限為15年的檔案，主要包括一些時(shí)效性較強(qiáng)、參考價(jià)值相對(duì)較低的文件資料。2.中期保管：保管期限為510年的檔案，如一般性的扶貧項(xiàng)目資料、階段性的工作記錄等。3.長(zhǎng)期保管：保管期限為10年以上的檔案，包括重要的扶貧政策文件、重大項(xiàng)目檔案、貧困對(duì)象長(zhǎng)期跟蹤資料等。保管措施1.定期檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。2.數(shù)字化管理：對(duì)重要的扶貧檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的便捷查詢和利用，同時(shí)做好電子檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。檔案利用利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)扶貧工作原則：檔案利用應(yīng)圍繞扶貧工作的實(shí)際需求，為決策、管理、監(jiān)督等提供有力支持。3.保密原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不被泄露。利用方式1.查閱：因工作需要查閱扶貧檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.借閱：確因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，到期應(yīng)及時(shí)歸還。借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改檔案內(nèi)容。3.出具證明：根據(jù)工作需要，檔案管理部門(mén)可為有關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明材料。證明材料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)公章，并注明用途和有效期限。利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和跟蹤。檔案鑒定與銷(xiāo)毀鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)扶貧檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限鑒定：根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、歷史價(jià)值等因素，按照本辦法規(guī)定的保管期限標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。2.價(jià)值鑒定：對(duì)檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案是否仍具有保存意義。銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理部門(mén)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.審批：銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.備案：銷(xiāo)毀工作完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將銷(xiāo)毀清冊(cè)及銷(xiāo)毀記錄歸檔保存，以備查考。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督崗位，定期對(duì)扶貧檔案收集、整理、保管、利用等工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督：接受上級(jí)主管部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等對(duì)扶貧檔案管理工作的監(jiān)督檢查，積極配合并落實(shí)整改要求?？己宿k法1.建立考核指標(biāo)體系：制定扶貧檔案管理工作考核指標(biāo)，包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、利用的有效性等方面。2.定期考核：每年對(duì)各部門(mén)的扶貧檔案管理工作進(jìn)