公司證照印章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司證照印章的管理，規(guī)范證照印章的使用流程，保障公司合法權益，維護公司正常運營秩序，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機構、子公司的所有證照、印章的管理。（三）定義1.證照：指公司在經(jīng)營活動中依法取得的各類資質證書、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明書、授權委托書等具有法律效力的文件。2.印章：指公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章、業(yè)務專用章等各類用于證明公司身份、簽署文件、確認事項的印章。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：證照印章的管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保公司行為合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確專人負責證照印章的保管和使用，實行責任追究制度。3.安全保密原則：采取有效措施確保證照印章的安全，防止遺失、被盜用、篡改等情況發(fā)生，嚴格保密印章的使用情況。4.規(guī)范使用原則：嚴格按照規(guī)定的流程和權限使用證照印章，確保使用的準確性和嚴肅性。二、證照管理（一）證照的種類及獲取1.種類資質證書：如建筑企業(yè)資質證書、安全生產(chǎn)許可證、行業(yè)經(jīng)營許可證等。營業(yè)執(zhí)照：包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照副本等。稅務登記證：國稅登記證、地稅登記證。組織機構代碼證：正本、副本。法定代表人身份證明書：用于證明法定代表人身份。授權委托書：明確授權他人代表公司辦理相關事務。其他證照：如商標注冊證、專利證書、著作權登記證書等。2.獲取公司設立或業(yè)務開展需要辦理的證照，由相關部門按照法律法規(guī)要求準備申請材料，提交至公司指定的證照辦理責任人。證照辦理責任人負責與政府相關部門溝通協(xié)調，及時辦理證照申請、領取等手續(xù)。對于需要年檢、換證的證照，證照辦理責任人應提前制定計劃，確保按時辦理相關手續(xù)，避免證照過期失效。（二）證照的保管1.設立專門的證照保管場所：配備必要的安全設施，如保險柜、文件柜等，確保證照存放安全。2.指定專人負責保管：保管人員應具備責任心強、保密意識高的素質，簽訂保密協(xié)議。3.建立證照保管臺賬：詳細記錄證照的名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期、保管人等信息，便于查詢和管理。4.定期盤點：保管人員應定期對證照進行盤點，核對臺賬記錄與實際證照是否一致，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告并查明原因。（三）證照的使用1.使用申請：因工作需要使用證照的部門或個人，應填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用期限、歸還時間等內容。2.審批流程申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。涉及重要事項或金額較大的業(yè)務，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.證照借出：經(jīng)審批同意后，保管人員按照申請表要求將證照借出，并做好登記手續(xù)，注明借出時間、歸還時間、借用人等信息。4.使用要求：借用人應妥善保管證照，不得擅自涂改、轉借、復印或用于申請事由以外的其他用途。使用完畢后，應及時歸還保管人員，并在《證照使用登記表》上簽字確認。5.歸還驗收：保管人員在收到歸還的證照時，應仔細檢查證照是否完好無損，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究借用人的責任。（四）證照的遺失補辦1.掛失聲明：如發(fā)現(xiàn)證照遺失，保管人員應立即向公司報告，并在相關媒體上刊登掛失聲明，聲明該證照作廢。2.補辦申請：由證照辦理責任人負責準備補辦所需材料，填寫補辦申請表，按照原證照辦理流程申請補辦。3.責任追究：對于因保管不善導致證照遺失的責任人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。三、印章管理（一）印章的種類及刻制1.種類公司公章：代表公司對外行使權力，具有最高法律效力。合同專用章：專門用于簽訂各類合同。財務專用章：用于財務結算、票據(jù)開具等財務事項。法定代表人章：用于特定的財務或法律文件簽署。部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內部文件、資料的蓋章確認。業(yè)務專用章：針對特定業(yè)務領域刻制的印章，如銷售專用章、采購專用章等。2.刻制印章的刻制必須嚴格按照國家法律法規(guī)規(guī)定的程序進行，由公司指定的印章刻制單位負責刻制。申請刻制印章時，需填寫《印章刻制申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，經(jīng)公司領導審批后，交印章刻制單位刻制。印章刻制完成后，由公司指定人員領取，并與刻制單位辦理交接手續(xù)，同時在《印章刻制登記表》上簽字確認。（二）印章的保管1.專人保管：各類印章均應指定專人保管，保管人員應相對固定。2.保管場所：公章、合同專用章、財務專用章等重要印章應存放在保險柜中，實行雙人保管制度，鑰匙分別由兩人持有。部門章和業(yè)務專用章應存放在文件柜中，由保管人員負責保管。3.建立印章保管臺賬：詳細記錄印章的名稱、編號、啟用時間、保管人等信息，定期進行核對。4.印章交接：印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴格的交接手續(xù)，由公司人力資源部門、審計部門等相關人員監(jiān)交，確保印章交接清楚、責任明確。（三）印章的使用1.使用申請：使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間、文件名稱及編號等內容。2.審批流程申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。涉及重要事項或金額較大的業(yè)務，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.印章使用：保管人員根據(jù)審批后的申請表，在指定位置加蓋印章，并做好登記記錄。蓋章時應確保印章清晰、端正，與文件內容相符。4.用印要求：嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需先行蓋章的，必須在蓋章后及時填寫相關內容，并由專人負責跟蹤落實。5.印章使用登記：每次印章使用后，保管人員應在《印章使用登記表》上詳細記錄使用情況，包括使用時間、使用人、使用事由、文件名稱及編號等信息，以備查詢和追溯。（四）印章的停用與銷毀1.停用：因公司名稱變更、業(yè)務調整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由保管人員填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司領導審批后，辦理印章停用手續(xù)。2.封存保管：停用的印章應及時封存，與相關文件、資料一并妥善保管，防止遺失或誤用。3.銷毀：對于已停用且不再使用的印章，由公司指定人員組成銷毀小組，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、印章名稱及編號等信息，并由參與人員簽字確認。四、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門定期對證照印章的管理情況進行審計檢查，確保管理規(guī)范、使用合規(guī)。2.公司行政部門不定期對證照印章的保管場所、使用情況等進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）責任追究1.對于違反本管理辦法規(guī)定，擅自使用證照印章、遺失證照印章、未按規(guī)定流程審批使用等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關責任人警告、罰款、降職、撤職等處罰。2.因證照印章管理不善給公司造成經(jīng)濟損失或