出租合同管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織出租合同的規(guī)范化管理，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織作為出租方與承租方簽訂的各類(lèi)出租合同，包括但不限于房屋出租、設(shè)備出租、場(chǎng)地出租等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則出租合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的原則，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求提出出租合同簽訂申請(qǐng)，填寫(xiě)《出租合同簽訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明出租標(biāo)的、租賃期限、租金及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。申請(qǐng)時(shí)需提供相關(guān)資料作為合同簽訂依據(jù)和參考材料，并對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.法務(wù)審核法務(wù)部門(mén)收到《出租合同簽訂申請(qǐng)表》及相關(guān)資料后進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，是否維護(hù)了公司/組織的合法權(quán)益等。法務(wù)審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)并簽字蓋章。3.領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)法務(wù)審核通過(guò)的合同申請(qǐng)?zhí)峤恢凉?組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)狀況、風(fēng)險(xiǎn)承受能力等因素對(duì)合同進(jìn)行全面審查，并做出審批決定。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)并簽字。4.合同簽訂業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)與承租方簽訂出租合同。合同簽訂應(yīng)使用公司/組織統(tǒng)一制定的合同文本，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰，并由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章確認(rèn)。簽訂后的合同原件由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)保管，并及時(shí)將合同副本交至法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。（二）合同條款要求1.基本條款出租合同應(yīng)包含以下基本條款：合同雙方的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式；出租標(biāo)的的詳細(xì)描述；租賃期限；租金及支付方式；押金及退還方式；雙方的權(quán)利義務(wù)；合同的變更、解除和終止條件；違約責(zé)任；爭(zhēng)議解決方式等。2.特殊條款根據(jù)不同的出租標(biāo)的和租賃業(yè)務(wù)特點(diǎn)，合同還應(yīng)包含一些特殊條款。例如房屋出租合同應(yīng)明確房屋的用途、裝修及維修責(zé)任、物業(yè)管理費(fèi)的承擔(dān)等；設(shè)備出租合同應(yīng)明確設(shè)備的交付時(shí)間、使用要求、維修保養(yǎng)責(zé)任等。3.條款明確性合同條款應(yīng)明確、具體、無(wú)歧義，并避免使用模糊、不確定或易引起爭(zhēng)議的語(yǔ)言。對(duì)于重要條款和關(guān)鍵事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定，確保雙方的權(quán)利義務(wù)清晰明確，并具有可操作性和可執(zhí)行性。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)部門(mén)作為合同履行的主要責(zé)任部門(mén)，應(yīng)建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤記錄。跟蹤內(nèi)容包括承租方的租金支付情況、出租標(biāo)的的使用情況、合同變更及解除情況等。2.定期檢查業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，至少每月一次。檢查內(nèi)容包括租金是否按時(shí)足額支付、出租標(biāo)的是否正常使用、是否存在違反合同約定的行為等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與承租方溝通協(xié)商解決，并將相關(guān)情況記錄在合同履行跟蹤臺(tái)賬中。（二）租金及費(fèi)用管理1.租金支付承租方應(yīng)按照合同約定的租金支付方式和時(shí)間及時(shí)足額支付租金。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在租金支付期限屆滿前提醒承租方支付租金，并對(duì)租金支付情況進(jìn)行跟蹤記錄。如承租方逾期支付租金，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的催款措施，如發(fā)送催款函、暫停出租標(biāo)的使用等。2.費(fèi)用承擔(dān)合同應(yīng)明確約定各項(xiàng)費(fèi)用的承擔(dān)方，如物業(yè)管理費(fèi)、水電費(fèi)、稅費(fèi)等。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)向承租方收取應(yīng)由其承擔(dān)的費(fèi)用，并做好費(fèi)用的核算和管理工作。（三）出租標(biāo)的管理1.交付與接收在合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式將出租標(biāo)的交付給承租方，并辦理交付手續(xù)。交付手續(xù)應(yīng)包括出租標(biāo)的的清單、現(xiàn)狀確認(rèn)等內(nèi)容。承租方接收出租標(biāo)的時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出并記錄在交付手續(xù)中。2.使用與維護(hù)承租方應(yīng)按照合同約定的用途使用出租標(biāo)的，不得擅自改變其用途或進(jìn)行違法違規(guī)活動(dòng)。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)出租標(biāo)的的使用情況進(jìn)行檢查，確保其正常使用。出租標(biāo)的的維修保養(yǎng)責(zé)任應(yīng)按照合同約定執(zhí)行。如屬于承租方使用不當(dāng)造成的損壞，由承租方負(fù)責(zé)維修；如屬于自然損耗或其他非承租方原因造成的損壞，由出租方負(fù)責(zé)維修。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立出租標(biāo)的維修保養(yǎng)記錄，對(duì)維修保養(yǎng)情況進(jìn)行詳細(xì)記載。四、合同變更與解除管理（一）變更管理1.變更申請(qǐng)合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。變更申請(qǐng)應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起，填寫(xiě)《出租合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)雙方權(quán)利義務(wù)的影響等。2.審核與審批《出租合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核變更內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，是否維護(hù)了公司/組織的合法權(quán)益等。法務(wù)審核通過(guò)后，提交至公司/組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，合同雙方簽訂合同變更協(xié)議，并按照變更后的合同履行各自的義務(wù)。（二）解除管理1.解除情形在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，合同一方有權(quán)解除合同：因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；在履行期限屆滿前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。2.解除程序合同一方提出解除合同的，應(yīng)向?qū)Ψ桨l(fā)出書(shū)面的解除通知，并說(shuō)明解除合同的原因和依據(jù)。對(duì)方收到解除通知后，如有異議應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)提出。如雙方對(duì)解除合同無(wú)異議，應(yīng)簽訂書(shū)面的合同解除協(xié)議，并對(duì)合同解除后的相關(guān)事宜進(jìn)行約定，如租金結(jié)算、出租標(biāo)的返還等。五、合同檔案管理（一）檔案收集業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、解除等過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)資料，并整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、《出租合同簽訂申請(qǐng)表》、《出租合同變更申請(qǐng)表》、《出租合同解除申請(qǐng)表》、租金支付憑證、出租標(biāo)的交付與接收手續(xù)、維修保養(yǎng)記錄、催款函等相關(guān)文件。（二）檔案整理與保管1.整理法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提交的合同檔案資料進(jìn)行整理。按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱(chēng)等進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案室，并建立檔案借閱登記制度。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案資料的安全和保密。（三）檔案查閱與利用1.查閱權(quán)限公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到法務(wù)部門(mén)查閱。查閱時(shí)應(yīng)在法務(wù)人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。2.利用規(guī)定合同檔案資料僅供公司/組織內(nèi)部使用，未經(jīng)公司/組織書(shū)面同意，不得向任何第三方提供或泄露。如因工作需要對(duì)外提供合同檔案資料的，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)出租合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，重點(diǎn)關(guān)注合同條款的合法性、完整性、可執(zhí)行性，以及合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素，如承租方的信用狀況、經(jīng)營(yíng)狀況、支付能力等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，法務(wù)部門(mén)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為高、中、低三個(gè)級(jí)別，針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.高風(fēng)險(xiǎn)合同對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取嚴(yán)格的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。例如，要求承租方提供足額的擔(dān)保，增加合同條款的約束性，加強(qiáng)合同履行過(guò)程中的跟蹤檢查等。2.中風(fēng)險(xiǎn)合同對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)有上升趨勢(shì)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。3.低風(fēng)險(xiǎn)合同對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可適當(dāng)簡(jiǎn)化管理流程，但仍需保持必要的關(guān)注，確保合同的正常履行。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)出租合同管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和風(fēng)險(xiǎn)隱患。2.專(zhuān)項(xiàng)檢查業(yè)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)出租合同進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。專(zhuān)項(xiàng)檢查可針對(duì)某一類(lèi)型的出租合同或合同管理的某一環(huán)節(jié)進(jìn)行。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)建立出租合同管理考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、合同風(fēng)險(xiǎn)控制的效果、合同檔案管理的質(zhì)量等。2.考核方式考核方式采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式