公司案件證據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司案件證據(jù)的收集、整理、保管、使用等管理活動(dòng)，確保公司在各類案件中能夠及時(shí)、全面、合法地提供有效證據(jù)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在處理各類民事、刑事、行政案件過程中涉及的證據(jù)管理工作。（三）基本原則1.合法性原則證據(jù)的收集、整理、保管和使用必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，嚴(yán)禁通過非法手段獲取證據(jù)。2.真實(shí)性原則確保所收集的證據(jù)真實(shí)可靠，能夠客觀反映案件事實(shí)，不得偽造、篡改證據(jù)。3.完整性原則全面收集與案件有關(guān)的各種證據(jù)，保證證據(jù)鏈條的完整性，避免遺漏重要證據(jù)。4.及時(shí)性原則在案件處理過程中，及時(shí)收集、固定證據(jù)，防止證據(jù)滅失或難以取得。二、證據(jù)管理職責(zé)（一）案件處理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉及案件證據(jù)的收集、初步整理和保管工作。2.在案件處理過程中，按照要求及時(shí)向公司證據(jù)管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供證據(jù)材料，并配合做好證據(jù)的補(bǔ)充、完善等工作。3.對(duì)所提供證據(jù)的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（二）證據(jù)管理部門職責(zé)1.制定和完善公司證據(jù)管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各案件處理部門的證據(jù)管理工作。3.統(tǒng)一保管公司重要案件證據(jù)，建立證據(jù)檔案庫，對(duì)證據(jù)進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等管理。4.協(xié)助案件處理部門進(jìn)行證據(jù)的分析、審查，提供專業(yè)意見和建議。5.負(fù)責(zé)與外部司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)等就證據(jù)相關(guān)事宜進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。（三）公司其他部門職責(zé)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合案件處理部門做好證據(jù)的收集、提供等工作。2.對(duì)涉及本部門的證據(jù)資料，按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管，并及時(shí)移交案件處理部門或證據(jù)管理部門。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.對(duì)公司證據(jù)管理工作進(jìn)行總體指導(dǎo)和決策。2.協(xié)調(diào)解決證據(jù)管理工作中涉及的重大問題。三、證據(jù)的收集（一）收集主體案件處理部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施證據(jù)的收集工作，必要時(shí)可會(huì)同公司其他相關(guān)部門共同進(jìn)行收集。證據(jù)管理部門可根據(jù)需要提供指導(dǎo)和支持。（二）收集范圍1.與案件事實(shí)有關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、函件、報(bào)表、票據(jù)等書面材料。2.視聽資料，包括錄音、錄像、照片等。3.電子數(shù)據(jù)，如電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄、網(wǎng)頁信息等。4.證人證言，包括公司內(nèi)部人員及外部證人的證言。5.鑒定意見、勘驗(yàn)筆錄、現(xiàn)場筆錄等。6.其他與案件有關(guān)的證據(jù)材料。（三）收集方法1.查閱、復(fù)制案件處理部門有權(quán)查閱、復(fù)制公司內(nèi)部各部門保存的與案件有關(guān)的文件、資料等。相關(guān)部門應(yīng)予以配合，及時(shí)提供所需材料。2.調(diào)查詢問對(duì)公司內(nèi)部人員及外部證人進(jìn)行調(diào)查詢問，制作詢問筆錄。詢問時(shí)應(yīng)告知被詢問人如實(shí)提供證據(jù)的義務(wù)和作偽證的法律后果。3.現(xiàn)場勘查對(duì)于涉及案件的現(xiàn)場情況，必要時(shí)可進(jìn)行現(xiàn)場勘查，制作勘查筆錄，并拍攝現(xiàn)場照片或錄像。4.證據(jù)保全在證據(jù)可能滅失或者以后難以取得的情況下，案件處理部門可以向人民法院申請證據(jù)保全，或者自行采取其他合理的保全措施。（四）收集要求1.收集證據(jù)時(shí)，應(yīng)制作證據(jù)清單，詳細(xì)記錄證據(jù)的名稱、來源、取得時(shí)間、內(nèi)容等信息。證據(jù)清單應(yīng)由證據(jù)收集人、提供人簽字確認(rèn)。2.收集的證據(jù)應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。如需對(duì)證據(jù)進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)確保復(fù)制件與原件一致，并注明復(fù)制時(shí)間、復(fù)制人等信息。3.對(duì)于證人證言，應(yīng)要求證人在詢問筆錄上簽字確認(rèn)，并注明證人的身份信息、聯(lián)系方式等。必要時(shí)，可對(duì)證人證言進(jìn)行錄音或錄像。四、證據(jù)的整理（一）整理主體案件處理部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的證據(jù)進(jìn)行初步整理，證據(jù)管理部門可協(xié)助進(jìn)行規(guī)范性整理。（二）整理內(nèi)容1.對(duì)證據(jù)進(jìn)行分類，如按照證據(jù)的種類（書證、物證、視聽資料等）、案件事實(shí)的關(guān)聯(lián)性等進(jìn)行分類。2.對(duì)證據(jù)進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用數(shù)字編號(hào)或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.制作證據(jù)目錄，詳細(xì)列出每一份證據(jù)的編號(hào)、名稱、來源、證明內(nèi)容等信息，證據(jù)目錄應(yīng)與證據(jù)清單相對(duì)應(yīng)。4.對(duì)證據(jù)進(jìn)行裝訂、粘貼等處理，確保證據(jù)的整齊、美觀。對(duì)于體積較大或不宜裝訂的證據(jù)，可單獨(dú)存放，并在證據(jù)目錄中注明存放方式和位置。（三）整理要求1.整理后的證據(jù)應(yīng)清晰、完整，便于查閱和使用。2.證據(jù)目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映證據(jù)的內(nèi)容和證明目的，便于案件處理人員和其他相關(guān)人員快速了解證據(jù)情況。3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的證據(jù)，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。五、證據(jù)的保管（一）保管主體證據(jù)管理部門負(fù)責(zé)公司重要案件證據(jù)的統(tǒng)一保管，案件處理部門可自行保管本部門涉及案件的一般性證據(jù)，但應(yīng)按照證據(jù)管理部門的要求進(jìn)行定期報(bào)備和檢查。（二）保管方式1.建立證據(jù)檔案庫，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。對(duì)于紙質(zhì)證據(jù)，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類存放，設(shè)置專門的檔案柜，并做好防火、防潮、防蟲等防護(hù)措施。2.對(duì)于電子證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用加密等技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子證據(jù)索引目錄，便于快速查找和使用。（三）保管期限證據(jù)的保管期限應(yīng)根據(jù)案件的性質(zhì)、重要程度以及法律法規(guī)的要求確定。一般情況下，保管期限不少于案件處理完畢后的[X]年。對(duì)于涉及重大案件或具有長期保存價(jià)值的證據(jù)，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（四）保管要求1.證據(jù)管理部門應(yīng)建立證據(jù)保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證據(jù)的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。2.定期對(duì)證據(jù)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保證據(jù)的數(shù)量、質(zhì)量與保管臺(tái)賬一致。如發(fā)現(xiàn)證據(jù)缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.嚴(yán)格限制證據(jù)的借閱范圍，確因工作需要借閱證據(jù)的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱用途、借閱時(shí)間等信息，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱人應(yīng)對(duì)所借閱證據(jù)的安全和保密負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、涂改證據(jù)。六、證據(jù)的使用（一）使用主體案件處理部門在案件處理過程中負(fù)責(zé)使用證據(jù)，證據(jù)管理部門應(yīng)根據(jù)案件處理部門的需求提供必要的協(xié)助。（二）使用范圍證據(jù)僅用于公司內(nèi)部案件處理、與外部司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)等的溝通協(xié)調(diào)以及法律法規(guī)規(guī)定的其他合法用途。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將證據(jù)用于其他任何目的。（三）使用要求1.案件處理部門在使用證據(jù)時(shí)，應(yīng)按照法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行，確保證據(jù)的合法性和有效性。2.在向外部司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)等提交證據(jù)時(shí)，應(yīng)制作證據(jù)清單，注明證據(jù)的名稱、來源、證明內(nèi)容等信息，并加蓋公司公章。3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的證據(jù)，在使用時(shí)應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。如需對(duì)外公開證據(jù)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。七、證據(jù)的審查與補(bǔ)充（一）審查主體案件處理部門負(fù)責(zé)對(duì)所收集和使用的證據(jù)進(jìn)行初步審查，證據(jù)管理部門可會(huì)同公司法律事務(wù)部門等相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行進(jìn)一步審查。（二）審查內(nèi)容1.證據(jù)的合法性，包括證據(jù)的收集程序、形式等是否符合法律法規(guī)的規(guī)定。2.證據(jù)的真實(shí)性，核實(shí)證據(jù)是否真實(shí)可靠，是否存在偽造、篡改等情況。3.證據(jù)的關(guān)聯(lián)性，審查證據(jù)與案件事實(shí)之間是否具有直接或間接的聯(lián)系，是否能夠證明案件的相關(guān)事實(shí)。4.證據(jù)的證明力，判斷證據(jù)對(duì)案件事實(shí)的證明程度和作用大小。（三）補(bǔ)充要求1.經(jīng)審查發(fā)現(xiàn)證據(jù)存在瑕疵或不足的，案件處理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充收集。補(bǔ)充收集證據(jù)的程序和要求按照本辦法關(guān)于證據(jù)收集的規(guī)定執(zhí)行。2.對(duì)于需要補(bǔ)充鑒定、勘驗(yàn)等的證據(jù)，案件處理部門應(yīng)及時(shí)委托有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行，并按照要求提供相關(guān)材料。3.在補(bǔ)充證據(jù)過程中，應(yīng)注意證據(jù)的時(shí)效性和關(guān)聯(lián)性，確保補(bǔ)充后的證據(jù)能夠有效支持案件處理。八、證據(jù)的銷毀（一）銷毀條件1.證據(jù)保管期限屆滿，且案件已處理完畢，不再需要留存該證據(jù)的。2.證據(jù)因自然原因或其他不可抗力因素導(dǎo)致滅失、損壞，已無法使用且無保存價(jià)值的。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，認(rèn)為該證據(jù)不再具有保存必要的其他情形。（二）銷毀程序1.案件處理部門或證據(jù)管理部門提出證據(jù)銷毀申請，填寫證據(jù)銷毀申請表，詳細(xì)說明證據(jù)的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.證據(jù)管理部門會(huì)同公司法律事務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)銷毀申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由證據(jù)管理部門組織實(shí)施證據(jù)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并形成銷毀記錄清單。4.銷毀記錄清單應(yīng)由證據(jù)管理部門、案件處理部門等相關(guān)部門簽字確認(rèn)后存檔。（三）銷毀方式證據(jù)銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保、有效的方式進(jìn)行，確保證據(jù)信息無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)證據(jù)，可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；對(duì)于電子證據(jù)，可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司證據(jù)管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，證據(jù)管理部門應(yīng)配合審計(jì)部門的工作，提供相關(guān)資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.證據(jù)管理制度的執(zhí)行情況，包括證據(jù)的收集、整理、保管、使用、審查、補(bǔ)充、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.證據(jù)管理工作的規(guī)范性，如證據(jù)清單、證據(jù)目錄的制作是否準(zhǔn)確、完整，證據(jù)的編號(hào)、分類是否合理等。3.證據(jù)保管的安全性，檢查證據(jù)檔案庫的防護(hù)措施是否到位，電子證據(jù)的存儲(chǔ)是否安全等。4.證據(jù)使用的合法性，審查證據(jù)是否按照規(guī)定的程序和范圍使用，是否存在泄露敏感信息等情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任