保密傳真電化管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密傳真電化管理，確保公司機(jī)密信息的安全與有效傳遞，防止信息泄露，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間通過傳真設(shè)備進(jìn)行的保密信息傳輸與管理，以及涉及公司機(jī)密的外部傳真往來。（三）基本原則1.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保傳真內(nèi)容不被泄露給無關(guān)人員。2.規(guī)范操作原則：明確傳真設(shè)備的使用流程和操作規(guī)范，保證傳真?zhèn)鬏數(shù)臏?zhǔn)確性和及時(shí)性。3.責(zé)任追究原則：對(duì)違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露的行為，依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、傳真設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.根據(jù)工作需要，合理配置傳真設(shè)備，確保各部門有必要的傳真機(jī)用于日常工作。2.傳真設(shè)備應(yīng)放置在相對(duì)獨(dú)立、安全的辦公區(qū)域，避免無關(guān)人員接觸。（二）設(shè)備維護(hù)1.定期對(duì)傳真設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。維護(hù)內(nèi)容包括清潔設(shè)備、檢查紙張供應(yīng)、更換墨盒等。2.建立傳真設(shè)備維修記錄，詳細(xì)記錄設(shè)備故障情況、維修時(shí)間、維修內(nèi)容及維修人員等信息。（三）設(shè)備使用權(quán)限1.明確傳真設(shè)備的使用人員，未經(jīng)授權(quán)，其他人員不得擅自使用。2.使用人員應(yīng)熟悉傳真設(shè)備的操作方法，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。三、傳真發(fā)送管理（一）發(fā)送審批1.涉及公司機(jī)密的傳真發(fā)送，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。發(fā)送部門應(yīng)填寫《保密傳真發(fā)送審批表》，詳細(xì)注明傳真內(nèi)容、接收部門、接收人等信息。2.審批表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行傳真發(fā)送。（二）內(nèi)容審核1.發(fā)送部門應(yīng)對(duì)傳真內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，不涉及公司機(jī)密信息的泄露。2.對(duì)于重要的保密傳真，應(yīng)進(jìn)行加密處理，加密方式可采用專用的加密軟件或密碼。（三）發(fā)送操作1.發(fā)送人員在傳真發(fā)送前，應(yīng)再次核對(duì)接收方的傳真號(hào)碼、接收人等信息，確保傳真發(fā)送準(zhǔn)確無誤。2.發(fā)送過程中，應(yīng)注意觀察傳真設(shè)備的運(yùn)行情況，確保傳真發(fā)送成功。發(fā)送完成后，及時(shí)保存?zhèn)髡姘l(fā)送記錄，包括傳真號(hào)碼、發(fā)送時(shí)間、發(fā)送內(nèi)容等。四、傳真接收管理（一）專人接收1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收保密傳真，接收人員應(yīng)保持電話暢通，及時(shí)接收傳真。2.接收人員在接收傳真時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)傳真號(hào)碼、發(fā)送方等信息，確認(rèn)無誤后再接收傳真。（二）登記保管1.接收人員收到傳真后，應(yīng)立即在《保密傳真接收登記表》上進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄傳真號(hào)碼、發(fā)送時(shí)間、發(fā)送內(nèi)容、接收人等信息。2.對(duì)接收的保密傳真，應(yīng)妥善保管，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自銷毀或轉(zhuǎn)借他人。（三）傳遞分發(fā)1.接收人員應(yīng)及時(shí)將接收的保密傳真?zhèn)鬟f給相關(guān)部門或人員，并辦理簽收手續(xù)。2.在傳遞過程中，應(yīng)注意保密，避免傳真內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。五、保密措施（一）環(huán)境安全1.傳真設(shè)備所在的辦公區(qū)域應(yīng)具備必要的安全防范措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.傳真設(shè)備應(yīng)放置在安全的位置，避免受到水浸、火災(zāi)、雷擊等自然災(zāi)害的影響。（二）人員保密教育1.定期對(duì)傳真設(shè)備使用人員進(jìn)行保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。2.保密教育內(nèi)容包括國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)、公司保密制度、傳真設(shè)備操作規(guī)范等。（三）信息加密1.對(duì)于涉及公司核心機(jī)密的傳真內(nèi)容，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行處理，確保信息在傳輸過程中的安全性。2.加密技術(shù)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，定期進(jìn)行更新和維護(hù)，防止加密信息被破解。六、監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.公司保密管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的保密傳真電化管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括傳真設(shè)備管理、傳真發(fā)送與接收管理、保密措施落實(shí)等方面。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）不定期抽查1.公司保密管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門的保密傳真電化管理情況進(jìn)行抽查，確保保密管理工作的有效執(zhí)行。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自發(fā)送保密傳真。2.傳真內(nèi)容審核不嚴(yán)，導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露。3.未按照規(guī)定保管或傳遞保密傳真。4.違反傳真設(shè)備操作規(guī)范，造成設(shè)備損壞或信息泄露。5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.對(duì)于因違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露，給公司造成重大損失的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司保密管理部門負(fù)責(zé)