企業(yè)物資申請管理辦法一、總則（一）目的為了加強企業(yè)物資申請管理，規(guī)范物資申請流程，提高物資使用效率，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所需物資的申請管理。（三）基本原則1.按需申請原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理申請物資，避免浪費。2.計劃管理原則：物資申請應(yīng)納入企業(yè)整體計劃管理，與生產(chǎn)經(jīng)營計劃相匹配。3.規(guī)范流程原則：嚴格按照規(guī)定的流程進行物資申請，確保申請過程的公正、透明。4.成本控制原則：在滿足工作需要的前提下，優(yōu)先選擇性價比高的物資，控制物資采購成本。二、物資分類及編碼（一）物資分類1.生產(chǎn)物資：包括原材料、零部件、半成品等，用于企業(yè)的生產(chǎn)制造過程。2.辦公物資：如辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具等，供企業(yè)辦公使用。3.后勤物資：涵蓋食堂用品、清潔用品、勞保用品等，保障企業(yè)后勤服務(wù)的正常運轉(zhuǎn)。4.項目物資：針對特定項目所需的物資，如項目專用設(shè)備、材料等。（二）物資編碼為便于物資管理和識別，對各類物資進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼結(jié)構(gòu)：采用[X]位數(shù)字編碼，其中前[X]位表示物資類別，中間[X]位表示物資細分類型，后[X]位為順序號。2.編碼示例：如生產(chǎn)物資中的原材料，編碼為100001，其中“1”代表生產(chǎn)物資，“000”表示原材料細分類型，“01”為順序號。三、物資申請流程（一）申請前準備1.需求評估：各部門根據(jù)工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，對所需物資進行詳細評估，確定物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.庫存查詢：申請部門應(yīng)首先查詢企業(yè)內(nèi)部物資庫存情況，盡量利用庫存物資，避免重復(fù)申請。（二）申請單填寫1.申請單格式：物資申請單應(yīng)采用統(tǒng)一格式，包含申請部門、申請日期、物資編碼、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、申請理由等內(nèi)容。2.填寫要求：申請單內(nèi)容應(yīng)填寫準確、完整、清晰，申請理由應(yīng)充分合理。（三）審批流程1.部門主管審批：申請部門負責(zé)人對申請單進行審核，確認申請內(nèi)容屬實且符合部門工作需要后，簽署審批意見。2.歸口管理部門審核：對于專業(yè)性較強的物資，由歸口管理部門進行審核，審核物資的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號等是否符合要求。3.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對申請物資的預(yù)算進行審核，確保申請費用在預(yù)算范圍內(nèi)。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門主管、歸口管理部門和財務(wù)部門審核通過后，申請單提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)企業(yè)整體情況和工作重點，做出最終審批決定。（四）申請單執(zhí)行1.采購申請：對于審批通過的非庫存物資申請，由采購部門根據(jù)申請單內(nèi)容進行采購。采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)采購制度，選擇合格的供應(yīng)商，確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時性。2.領(lǐng)用發(fā)放：庫存物資申請審批通過后，由倉庫管理部門根據(jù)申請單進行物資發(fā)放。倉庫管理人員應(yīng)核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放物資與申請單一致。四、物資采購管理（一）采購計劃制定1.定期采購計劃：采購部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資消耗情況，制定定期采購計劃。定期采購計劃應(yīng)明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間等。2.臨時采購計劃：對于因特殊原因需要臨時采購的物資，由申請部門填寫臨時采購申請單，按照物資申請審批流程進行審批后，采購部門及時安排采購。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商篩選機制，對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審查、實地考察等，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估：定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等。對于評估不合格的供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。3.供應(yīng)商合作協(xié)議：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、價格、交貨方式、付款方式等條款。（三）采購合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同簽訂：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同執(zhí)行：采購部門負責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t、物資質(zhì)量問題等，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。五、物資庫存管理（一）庫存管理制度1.庫存盤點：定期對物資庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.庫存預(yù)警：設(shè)定物資庫存預(yù)警線，當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，及時發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門進行采購申請。3.庫存報廢處理：對于已損壞、過期、閑置等無法使用的物資，按照規(guī)定的程序進行報廢處理。報廢處理應(yīng)填寫報廢申請單，經(jīng)相關(guān)部門審批后進行核銷。（二）庫存保管1.倉庫環(huán)境要求：倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資的安全存儲。2.物資存放方式：根據(jù)物資的特性和類別，采用合理的存放方式，便于物資的收發(fā)和管理。如易燃易爆物資應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的安全措施。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督：企業(yè)內(nèi)部審計部門定期對物資申請、采購、庫存等管理環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)行為。2.日常檢查：物資管理部門應(yīng)加強對物資申請和使用情況的日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）考核機制1.考核指標：建立物資申請管理考核指標體系，包括物資申請的準確性、及時性、合理性，物資采購成本控制情況，物資庫存管理水平等。2.考核方式：定期對各部門的物資申請管理工作進行考核評價，考核結(jié)果與部門績效掛鉤。對于物資申請管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于存在問題的部門和個人，責(zé)令限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、信息化管理（一）物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)建立企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資申請、采購、庫存等管理環(huán)節(jié)的信息化操作。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息查詢、申請單錄入與審批、采購訂單生成、庫存管理、數(shù)據(jù)分析等功能。（二）信息系統(tǒng)使用與維護1.系統(tǒng)培訓(xùn)：對物資管理相關(guān)人員進行物資管理信息系統(tǒng)的培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)操作流程和功能。2.系統(tǒng)維護：安排專人負責(zé)物資管理信息系統(tǒng)的維護和管理，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定