企業(yè)會議跟蹤管理辦法一、總則（一）目的為了提高企業(yè)會議效率，確保會議決策和工作部署得到有效執(zhí)行，加強(qiáng)對會議全過程的跟蹤管理，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。（三）基本原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會議跟蹤管理應(yīng)注重實(shí)效，簡化流程，提高工作效率，確保會議精神得到及時貫徹落實(shí)。2.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保會議跟蹤管理工作有序進(jìn)行。3.閉環(huán)管理原則：對會議決策和工作任務(wù)進(jìn)行全程跟蹤，形成閉環(huán)管理，確保各項(xiàng)工作按時、按質(zhì)、按量完成。二、會議組織與準(zhǔn)備（一）會議發(fā)起1.各部門或個人根據(jù)工作需要，提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程等內(nèi)容。2.《會議申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門進(jìn)行統(tǒng)籌安排。（二）會議通知1.行政部門根據(jù)《會議申請表》，及時發(fā)出會議通知。會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。2.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠的時間準(zhǔn)備。對于重要會議，應(yīng)采用多種方式進(jìn)行通知，如郵件、短信、電話等。（三）會議準(zhǔn)備1.會議組織者應(yīng)提前做好會議資料的準(zhǔn)備工作，包括會議議程、匯報(bào)材料、相關(guān)文件等。會議資料應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整，并提前發(fā)送給參會人員。2.會議組織者應(yīng)提前安排好會議場地，確保會議設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。對于重要會議，應(yīng)提前進(jìn)行現(xiàn)場檢查，確保會議環(huán)境符合要求。3.會議組織者應(yīng)提前確定會議記錄人員，明確記錄要求和職責(zé)。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議討論情況、決策結(jié)果、工作任務(wù)安排等。三、會議召開（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)按時到達(dá)會議地點(diǎn)，在會議簽到表上簽到。會議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議簽到工作，確保簽到信息準(zhǔn)確無誤。2.對于未按時簽到的參會人員，會議組織者應(yīng)及時進(jìn)行提醒。對于無故缺席會議的人員，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）會議主持1.會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，確保會議順利進(jìn)行。會議主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)會議討論，確保會議圍繞主題展開。2.會議主持人應(yīng)尊重參會人員的意見和建議，鼓勵大家積極發(fā)言。對于會議討論中的爭議問題，應(yīng)及時進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，確保會議決策的科學(xué)性和合理性。（三）會議記錄1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、完整。會議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，以便日后查閱。2.會議記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、會議討論情況、決策結(jié)果、工作任務(wù)安排等內(nèi)容。會議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。（四）會議討論1.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與會議討論。在會議討論中，應(yīng)充分發(fā)表自己的意見和建議，尊重他人的觀點(diǎn)，避免出現(xiàn)爭吵和沖突。2.會議組織者應(yīng)引導(dǎo)會議討論，確保討論圍繞主題展開。對于會議討論中的重點(diǎn)問題和爭議問題，應(yīng)及時進(jìn)行梳理和總結(jié)，為會議決策提供參考依據(jù)。（五）會議決策1.會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取參會人員的意見和建議。會議決策應(yīng)明確決策事項(xiàng)、決策依據(jù)、決策結(jié)果、責(zé)任部門和責(zé)任人等內(nèi)容。2.對于重要會議決策，應(yīng)形成會議決議。會議決議應(yīng)經(jīng)參會人員簽字確認(rèn)后，作為公司正式文件發(fā)布實(shí)施。四、會議跟蹤與落實(shí)（一）任務(wù)分解1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)根據(jù)會議決策和工作任務(wù)安排，及時進(jìn)行任務(wù)分解。任務(wù)分解應(yīng)明確任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時間等信息。2.任務(wù)分解表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門和責(zé)任人確認(rèn)后，作為工作任務(wù)執(zhí)行的依據(jù)。（二）跟蹤監(jiān)控1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照任務(wù)分解表的要求，按時、按質(zhì)、按量完成工作任務(wù)。行政部門應(yīng)定期對工作任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，及時掌握工作進(jìn)展情況。2.對于工作任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)及時向行政部門匯報(bào)。行政部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，幫助解決問題，確保工作任務(wù)順利完成。（三）進(jìn)度匯報(bào)1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)定期向行政部門匯報(bào)工作任務(wù)的執(zhí)行情況。工作任務(wù)執(zhí)行情況匯報(bào)應(yīng)包括工作進(jìn)展、存在問題、解決措施、下一步工作計(jì)劃等內(nèi)容。2.行政部門應(yīng)定期對工作任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行匯總分析，形成工作任務(wù)執(zhí)行情況報(bào)告。工作任務(wù)執(zhí)行情況報(bào)告應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)，為公司決策提供參考依據(jù)。（四）調(diào)整優(yōu)化1.在工作任務(wù)執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)原任務(wù)分解不合理或出現(xiàn)新的情況和問題，責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)及時向行政部門提出調(diào)整優(yōu)化建議。行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行研究討論，對任務(wù)分解進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。2.任務(wù)分解調(diào)整優(yōu)化后，責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照新的任務(wù)分解要求，繼續(xù)推進(jìn)工作任務(wù)的執(zhí)行。五、會議效果評估（一）評估指標(biāo)1.會議效率：評估會議是否按時召開、按時結(jié)束，會議議程是否緊湊合理，參會人員是否充分參與會議討論等。2.會議決策質(zhì)量：評估會議決策是否科學(xué)合理，是否符合公司實(shí)際情況，是否具有可操作性等。3.工作任務(wù)落實(shí)情況：評估會議決策和工作任務(wù)安排是否得到有效執(zhí)行，工作任務(wù)是否按時、按質(zhì)、按量完成等。4.參會人員滿意度：評估參會人員對會議組織、會議內(nèi)容、會議效果等方面的滿意度。（二）評估方式1.問卷調(diào)查：在會議結(jié)束后，通過發(fā)放問卷調(diào)查的方式，收集參會人員對會議的意見和建議，了解參會人員對會議效率、會議決策質(zhì)量、工作任務(wù)落實(shí)情況等方面的評價。2.現(xiàn)場訪談：選取部分參會人員進(jìn)行現(xiàn)場訪談，深入了解他們對會議的感受和看法，聽取他們對會議組織、會議內(nèi)容、會議效果等方面的意見和建議。3.數(shù)據(jù)分析：對會議記錄、會議紀(jì)要、工作任務(wù)執(zhí)行情況報(bào)告等相關(guān)資料進(jìn)行分析，評估會議決策和工作任務(wù)安排的執(zhí)行情況，分析會議對公司工作的推動作用。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)會議效果評估結(jié)果，總結(jié)會議組織和管理中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高會議質(zhì)量和效率。2.將會議