企業(yè)檔案歸集管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案歸集管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本企業(yè)及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的檔案歸集管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案不遺漏。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔、保管、利用等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中管理。（二）部門(mén)兼職檔案員各部門(mén)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、初步審核和移交工作。（三）職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定企業(yè)檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)企業(yè)各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作。建立健全企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。負(fù)責(zé)檔案的保管、安全防護(hù)和定期檢查，確保檔案的安全與完整。組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序處理到期檔案。積極提供檔案利用服務(wù)，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供支持。對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。2.部門(mén)兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常收集、整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步審核，剔除不符合歸檔要求的文件材料。按照規(guī)定時(shí)間將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，行政會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、信訪資料等。2.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等方面的文件，如合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、薪酬福利資料、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)：針對(duì)企業(yè)各類(lèi)工程項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。4.科研技術(shù)類(lèi)：涉及企業(yè)科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究過(guò)程、成果鑒定等文件，技術(shù)研發(fā)資料、專(zhuān)利文件、科研論文等。5.產(chǎn)品類(lèi)：有關(guān)企業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、宣傳推廣等方面的檔案。6.設(shè)備儀器類(lèi)：包括設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處置文件等。7.會(huì)計(jì)檔案類(lèi)：按照國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料等。8.聲像電子類(lèi)：照片、錄音、錄像、電子文檔等，記錄企業(yè)重要活動(dòng)、事件和發(fā)展歷程。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)年度保管期限件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：統(tǒng)一設(shè)定為企業(yè)代碼，代表企業(yè)檔案全宗。3.分類(lèi)號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)類(lèi)別，分別用不同的字母或數(shù)字表示，如行政管理類(lèi)用“A”表示，經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)用“B”表示等。4.年度：以公元紀(jì)年，四位數(shù)字表示，如“2023”。5.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年），分別用“Y”“C”“D”表示。6.件號(hào)：按檔案整理順序依次編寫(xiě)，同一類(lèi)別的檔案從“1”開(kāi)始編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。2.企業(yè)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等文件。3.企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間形成的文件材料。4.企業(yè)員工個(gè)人在工作中形成的重要文件，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的及時(shí)形成。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、存儲(chǔ)安全，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值和保管期限進(jìn)行整理。2.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類(lèi)。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄卡片或錄入檔案管理系統(tǒng)。4.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)紙張規(guī)格不一致的檔案進(jìn)行折疊或裱糊。5.將整理好的檔案裝訂成冊(cè)，采用三孔一線或不銹鋼夾等方式，確保整齊牢固。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員將整理好的檔案進(jìn)行初步核對(duì)后，填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行詳細(xì)審核，審核合格后辦理接收手續(xù)，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)上架存放，并及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序、便于查找。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞及時(shí)更換。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：企業(yè)重要的、在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：一般性的、在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施解決。3.對(duì)檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檢查報(bào)告，并存檔備查。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案專(zhuān)業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限、確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮鑒定銷(xiāo)毀。3.對(duì)于涉及企業(yè)重大權(quán)益、尚未了結(jié)的訴訟案件等檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限，直至相關(guān)事項(xiàng)結(jié)束。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、數(shù)量等信息。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并注明銷(xiāo)毀方式和時(shí)間。5.銷(xiāo)毀后的檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.企業(yè)員工因個(gè)人權(quán)益保障等原因查閱本人相關(guān)檔案。3.外部單位因工作聯(lián)系，經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及企業(yè)機(jī)密的檔案，需經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門(mén)審核，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記薄上詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)提供檔案原件查閱，特殊情況需復(fù)印或復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.對(duì)于電子檔案，可根據(jù)利用需求提供在線查閱、下載或打印等服務(wù)。3.檔案利用結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，確保檔案的安全與完整。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立涵蓋企業(yè)各類(lèi)檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲(chǔ)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立索引數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)：將處理后的圖像文件與錄入的索引數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在檔案服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個(gè)錄入，支持多種數(shù)據(jù)格式導(dǎo)入。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按題名、文號(hào)、年度、關(guān)鍵詞等