會(huì)計(jì)資料保存管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)資料的保存管理，確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)資料保存管理工作。定義本辦法所稱會(huì)計(jì)資料，是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過程中形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)文件、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。管理原則會(huì)計(jì)資料保存管理應(yīng)遵循以下原則：1.真實(shí)性原則：會(huì)計(jì)資料應(yīng)如實(shí)反映公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，不得偽造、變?cè)旎螂[匿。2.完整性原則：會(huì)計(jì)資料應(yīng)涵蓋公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過程，不得遺漏重要信息。3.安全性原則：采取必要的措施確保會(huì)計(jì)資料的安全，防止會(huì)計(jì)資料的損壞、丟失和泄露。4.規(guī)范性原則：會(huì)計(jì)資料的保存管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，做到格式規(guī)范、內(nèi)容完整。會(huì)計(jì)資料的分類與歸檔會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、銀行回單等，是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始依據(jù)。原始憑證應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行整理，同類原始憑證應(yīng)粘貼整齊，并注明張數(shù)。對(duì)于重要的原始憑證，如發(fā)票，應(yīng)確保其真實(shí)性、合法性和完整性，檢查發(fā)票的開具日期、發(fā)票號(hào)碼、購(gòu)買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等內(nèi)容是否齊全，發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章。2.記賬憑證根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據(jù)。記賬憑證應(yīng)按照會(huì)計(jì)科目進(jìn)行分類，每個(gè)會(huì)計(jì)科目下的記賬憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列。記賬憑證應(yīng)注明日期、憑證編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由制單人、審核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管等相關(guān)人員簽字或蓋章。會(huì)計(jì)賬簿1.總賬按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置，全面記錄公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，是編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的主要依據(jù)?？傎~應(yīng)定期打印，一般每年打印一次，打印后的總賬應(yīng)連續(xù)編號(hào)，并裝訂成冊(cè)。2.明細(xì)賬根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)情況。明細(xì)賬應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生的頻率和重要性，定期或不定期打印，打印后的明細(xì)賬應(yīng)連續(xù)編號(hào)，并裝訂成冊(cè)。3.日記賬包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員根據(jù)審核無誤的收付款憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐日逐筆登記。日記賬應(yīng)每天打印，并與庫存現(xiàn)金和銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等主要報(bào)表，以及報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書。月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在月度終了后規(guī)定的時(shí)間內(nèi)編制完成，并報(bào)送公司管理層、股東及相關(guān)部門。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表等主要報(bào)表，以及報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后規(guī)定的時(shí)間內(nèi)編制完成，并經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后，報(bào)送公司管理層、股東及相關(guān)部門。其他會(huì)計(jì)資料1.銀行對(duì)賬單每月應(yīng)及時(shí)從銀行獲取，與銀行存款日記賬進(jìn)行核對(duì)，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，確保銀行存款賬實(shí)相符。銀行對(duì)賬單應(yīng)妥善保存，保存期限按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。2.稅務(wù)申報(bào)表包括增值稅申報(bào)表、企業(yè)所得稅申報(bào)表、個(gè)人所得稅申報(bào)表等，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求及時(shí)申報(bào)，并妥善保存。稅務(wù)申報(bào)表應(yīng)保存完整，包括紙質(zhì)申報(bào)表和電子申報(bào)表，保存期限按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告應(yīng)妥善保存，作為公司財(cái)務(wù)狀況的重要證明文件。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告應(yīng)包括審計(jì)意見、審計(jì)報(bào)告正文、財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等內(nèi)容，保存期限按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)記錄會(huì)計(jì)檔案的移交情況，包括移交時(shí)間、移交人、接收人、檔案名稱、數(shù)量等內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)應(yīng)一式兩份，移交雙方各執(zhí)一份，并簽字或蓋章。會(huì)計(jì)資料的整理與裝訂整理要求1.會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。2.對(duì)于破損、褪色的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證資料的清晰可讀。3.會(huì)計(jì)資料中的空白頁應(yīng)加蓋“此頁空白”章，防止被篡改。裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。2.裝訂憑證時(shí)，應(yīng)在憑證左上角打孔，用線繩或裝訂機(jī)裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬的順序進(jìn)行裝訂，每本賬簿應(yīng)單獨(dú)裝訂，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照月度、年度分別裝訂，每本報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂，并在封面上注明單位名稱、報(bào)告名稱、年度、月份等內(nèi)容。會(huì)計(jì)資料的保存期限會(huì)計(jì)憑證原始憑證和記賬憑證的保存期限為30年。會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬的保存期限為30年。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保存期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保存期限為永久。其他會(huì)計(jì)資料銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等其他會(huì)計(jì)資料的保存期限按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或永久。會(huì)計(jì)資料的保管與存儲(chǔ)保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)資料的安全。2.會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和使用。4.會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。存儲(chǔ)要求1.會(huì)計(jì)資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的備份和安全。2.紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照規(guī)定的裝訂要求進(jìn)行裝訂，并整齊存放在檔案柜中。3.電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，如硬盤、光盤等，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)設(shè)置加密密碼，只有授權(quán)人員才能訪問和使用。會(huì)計(jì)資料的查閱與借閱查閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)資料，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案室查閱。2.查閱會(huì)計(jì)資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得在會(huì)計(jì)資料上涂畫、標(biāo)記、拆封或抽換。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將會(huì)計(jì)資料歸還原位，并在《會(huì)計(jì)資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱要求1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱會(huì)計(jì)資料，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員簽訂《會(huì)計(jì)資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)計(jì)資料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非借閱目的。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)計(jì)資料，并在《會(huì)計(jì)資料借閱登記表》上簽字確認(rèn)。5.如發(fā)現(xiàn)借閱的會(huì)計(jì)資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。會(huì)計(jì)資料的銷毀銷毀條件1.會(huì)計(jì)資料保管期滿，且按照規(guī)定不需要繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.會(huì)計(jì)資料保管期限未滿，但有下列情形之一的，可以提前銷毀：因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聲?huì)計(jì)資料損壞無法使用的；會(huì)計(jì)資料已過保密期限，且對(duì)公司不再具有保密價(jià)值的；其他經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)可以提前銷毀的情形。銷毀程序1.會(huì)計(jì)資料銷毀前，應(yīng)由檔案管理人員會(huì)同財(cái)務(wù)部門對(duì)擬銷毀的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，編制《會(huì)計(jì)資料銷毀清單》，注明會(huì)計(jì)資料的名稱、數(shù)量、起止日期、保存期限等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)資料銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司管理層審核批準(zhǔn)，并報(bào)主管財(cái)政部門備案。3.會(huì)計(jì)資料銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員、財(cái)務(wù)部門人員及公司內(nèi)部審計(jì)人員共同監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和真實(shí)性。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)資料銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)資料保存管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性、安全性和規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)資料保存管理工作的日常監(jiān)督，確保會(huì)計(jì)資料的整理、裝訂、保管、存儲(chǔ)、查閱、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)符合本辦法的規(guī)定。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受主管財(cái)政部門、稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)