保險(xiǎn)公司檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)保險(xiǎn)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本保險(xiǎn)公司及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）定義本辦法所稱檔案，是指保險(xiǎn)公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、保單、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)真實(shí)反映公司經(jīng)營管理活動的全過程，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則。檔案應(yīng)涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的各個(gè)環(huán)節(jié)，保證檔案的全面、系統(tǒng)。4.安全性原則。采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.服務(wù)利用原則。充分開發(fā)利用檔案資源，為公司經(jīng)營決策、業(yè)務(wù)發(fā)展、客戶服務(wù)等提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施公司的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。5.對所屬分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的實(shí)體安全。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息。5.按照規(guī)定為公司內(nèi)部各部門及外部單位提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復(fù)文件等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括保險(xiǎn)合同、再保險(xiǎn)合同、代理合同等。4.財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。5.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、理賠資料等業(yè)務(wù)檔案。6.客戶資料，包括客戶基本信息、投保記錄、理賠記錄等。7.公司組織開展的各類會議、活動形成的文件材料。8.公司與外部單位往來的文件、信函、傳真等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，并確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，不得積壓或遺失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序。（四）整理方法1.按照檔案的類別進(jìn)行分類，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。2.在每一類檔案中，再根據(jù)文件的性質(zhì)、時(shí)間、來源等因素進(jìn)行細(xì)分。3.對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.按照編號順序?qū)ξ募牧线M(jìn)行排列，并編制目錄。目錄應(yīng)包括文件編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后及時(shí)歸檔，一般不得超過三個(gè)月。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行歸檔。4.其他檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案收集責(zé)任人對整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核后的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行再次審核。3.審核通過的檔案，檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行裝訂、編目、上架等歸檔操作。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)保持原件，如有特殊情況需要復(fù)制的，應(yīng)注明復(fù)制情況，并與原件一同歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)編制完整的目錄，目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔登記制度，對歸檔檔案的名稱、數(shù)量、來源、歸檔時(shí)間等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的重要文件材料，以及涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大權(quán)益、法律糾紛等方面的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括公司經(jīng)營管理活動中形成的重要業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，主要包括一般性業(yè)務(wù)檔案、臨時(shí)性文件材料等。（四）保管期限的確定與調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，合理確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限一經(jīng)確定，不得隨意更改。如因特殊情況需要調(diào)整保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。（五）檔案的清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.清查和盤點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次，清查和盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.對檔案的清查和盤點(diǎn)情況應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、存放位置、保管期限、清查時(shí)間、清查人員等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循全面審查、客觀公正、確保重點(diǎn)的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案管理部門對到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等因素，確定是否予以銷毀。3.對于涉及公司重大權(quán)益、法律糾紛等重要檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，必要時(shí)可征求相關(guān)部門或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)的意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。（五）特殊檔案的銷毀對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案的銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保檔案信息的安全。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)公司原則。檔案利用應(yīng)圍繞公司經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展等中心工作，為公司提供有效支持。3.確保安全原則。在檔案利用過程中，應(yīng)采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用方式1.檔案查詢。公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要可查詢檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查詢服務(wù)。2.檔案借閱。因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.檔案復(fù)制。根據(jù)利用需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制情況。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查詢、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括利用部門、利用人員、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期收集利用部門和人員對檔案利用工作的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)質(zhì)量。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理。采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對所屬分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案管理部門負(fù)責(zé)具體的監(jiān)督檢查工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作的開展情況。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案利用服務(wù)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，對部分分支機(jī)構(gòu)、子公司或部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查。針對檔案管理工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處