京城機(jī)電合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)京城機(jī)電合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于京城機(jī)電及其所屬各部門、子公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同管理工作，審核合同文本，參與重大合同談判，協(xié)調(diào)合同糾紛處理等。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、簽訂、履行、變更、終止等工作，配合合同管理部門做好合同審核、備案等工作，及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行情況。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同文本進(jìn)行法律審查，提供法律咨詢和建議，參與重大合同談判，處理合同糾紛等法律事務(wù)。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，協(xié)助處理合同糾紛等財(cái)務(wù)相關(guān)事宜。二、合同簽訂（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，提出合同立項(xiàng)申請，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、履行地點(diǎn)、違約責(zé)任等主要條款。2.合同立項(xiàng)申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同立項(xiàng)申請需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（二）合同起草1.合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同立項(xiàng)申請的內(nèi)容，按照法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，起草合同文本。2.合同文本應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。3.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準(zhǔn)確、清晰、完整，避免歧義。對于格式合同，應(yīng)認(rèn)真審查其條款，確保符合公司利益。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。2.合同管理部門審核的主要內(nèi)容包括：合同條款是否符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；合同條款是否公平合理，是否存在損害公司利益的條款；合同文本的格式是否規(guī)范，語言文字是否表述準(zhǔn)確、清晰、完整；合同的簽訂、履行、變更、終止等程序是否符合公司規(guī)定。3.合同管理部門審核通過后，將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成法律審查，并提出法律意見。4.法務(wù)部門法律審查的主要內(nèi)容包括：合同條款是否符合法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定；合同是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，如何防范和化解法律風(fēng)險(xiǎn)；合同糾紛的解決方式是否明確、合法有效。5.合同管理部門和法務(wù)部門審核通過后，將合同文本提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成財(cái)務(wù)審核，并提出財(cái)務(wù)意見。6.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)審核的主要內(nèi)容包括：合同的財(cái)務(wù)條款是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度；合同的價(jià)款、報(bào)酬、支付方式、支付期限等是否明確、合理；合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估及防范措施。7.各審核部門應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對審核意見負(fù)責(zé)。如審核部門提出修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見及時(shí)修改合同文本，并重新提交審核。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與對方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。2.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保對方當(dāng)事人具有合法的主體資格和履約能力。對于重大合同或涉及金額較大的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求對方當(dāng)事人提供營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件，并進(jìn)行核實(shí)。3.簽訂合同應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批的合同不得簽訂。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、合同履行（一）履行計(jì)劃1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定合同履行計(jì)劃，明確合同履行的步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等內(nèi)容，并將合同履行計(jì)劃報(bào)合同管理部門備案。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)具有可操作性，確保合同能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。如因客觀原因需要調(diào)整合同履行計(jì)劃，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同履行計(jì)劃，對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2.合同履行過程中，如對方當(dāng)事人出現(xiàn)違約行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對方當(dāng)事人承擔(dān)違約責(zé)任，并將情況及時(shí)報(bào)告合同管理部門。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行解決。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)報(bào)合同管理部門審核，并按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批。未經(jīng)審批的變更或解除合同協(xié)議無效。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。四、合同結(jié)算（一）結(jié)算申請1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提交結(jié)算申請，填寫《合同結(jié)算申請表》，詳細(xì)說明合同的履行情況、結(jié)算金額、結(jié)算方式等內(nèi)容。2.結(jié)算申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同結(jié)算申請需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（二）結(jié)算審核1.業(yè)務(wù)部門提交結(jié)算申請后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到結(jié)算申請后的[X]個工作日內(nèi)完成結(jié)算審核，并提出審核意見。2.財(cái)務(wù)部門結(jié)算審核的主要內(nèi)容包括：合同的履行情況是否符合合同約定；結(jié)算金額是否準(zhǔn)確、合理；結(jié)算方式是否符合合同約定；相關(guān)票據(jù)是否真實(shí)、合法、有效。3.財(cái)務(wù)部門審核通過后，將結(jié)算申請?zhí)峤缓贤芾聿块T進(jìn)行備案。合同管理部門應(yīng)在收到結(jié)算申請后的[X]個工作日內(nèi)完成備案。（三）款項(xiàng)支付1.經(jīng)審核通過的結(jié)算申請，由財(cái)務(wù)部門按照合同約定的結(jié)算方式和支付期限支付款項(xiàng)。2.支付款項(xiàng)前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對相關(guān)票據(jù)和資料，確保支付款項(xiàng)的準(zhǔn)確性和安全性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，并暫停支付款項(xiàng)。3.款項(xiàng)支付后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將支付情況通知業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人核對款項(xiàng)支付情況，確保雙方賬目一致。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.各部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，提高合同風(fēng)險(xiǎn)意識，嚴(yán)格按照合同簽訂、履行、變更、終止等程序辦理合同事務(wù)，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解對方當(dāng)事人的主體資格、履約能力、信譽(yù)等情況，對合同條款進(jìn)行認(rèn)真審查，確保合同條款公平合理，避免因合同條款漏洞或歧義引發(fā)合同糾紛。3.合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，避免因履行不當(dāng)引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，制定糾紛處理方案，并報(bào)合同管理部門備案。2.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同糾紛進(jìn)行研究分析，提出處理意見和建議。如糾紛涉及法律問題，應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門介入處理。3.對于合同糾紛，應(yīng)首先通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決。如協(xié)商、調(diào)解不成，可根據(jù)合同約定的仲裁條款或訴訟管轄條款，向仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。4.在合同糾紛處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及公司規(guī)定，維護(hù)公司合法權(quán)益。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自與對方當(dāng)事人達(dá)成和解協(xié)議或放棄公司的合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，并移交合同管理部門。合同文本及相關(guān)資料包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、票據(jù)、驗(yàn)收報(bào)告等。2.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔工作，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等順序?qū)贤瑱n案進(jìn)行整理，編制合同檔案目錄，便于查閱和管理。2.合同檔案應(yīng)分類存放，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)建立合同檔案保管制度，明確檔案保管的期限、地點(diǎn)、方式等內(nèi)容，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案保管期限按照國家法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行。一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。3.合同檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保合同檔案的安全。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)合同管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱合同檔案應(yīng)