會展策劃流程管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司會展策劃流程，提高會展策劃質量和執(zhí)行效率，確保會展活動的順利開展，提升公司品牌形象和市場影響力，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司主辦、承辦或參與的各類會展活動的策劃與組織管理。（三）基本原則1.合法性原則：會展策劃活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確?；顒雍戏ê弦?guī)進行。2.目標導向原則：以明確的會展目標為出發(fā)點，制定詳細的策劃方案，確?；顒幽軌蛴行н_成預期目標。3.系統(tǒng)性原則：會展策劃應涵蓋活動的各個環(huán)節(jié)，包括前期籌備、現(xiàn)場執(zhí)行和后期總結評估，形成一個有機的整體。4.創(chuàng)新性原則：在策劃過程中注重創(chuàng)新，采用新穎的形式、內容和手段，吸引觀眾和參展商的關注，提升活動的吸引力和競爭力。5.風險管理原則：對會展活動中可能出現(xiàn)的各種風險進行識別、評估和應對，制定相應的風險預案，確保活動安全、穩(wěn)定進行。二、會展策劃流程（一）項目啟動階段1.需求調研與活動主辦方或相關部門進行溝通，了解活動的背景、目的、主題、規(guī)模、時間、地點等基本信息。收集目標受眾的信息，包括行業(yè)特點、興趣愛好、消費習慣等，為策劃方案提供依據。分析市場動態(tài)和競爭對手情況，了解同類型會展活動的舉辦情況，尋找差異化競爭點。2.項目立項根據需求調研結果，編寫項目立項報告，明確項目的可行性、預期目標、主要內容、時間安排、預算等。提交項目立項報告，經公司領導審批通過后，正式啟動會展策劃項目。（二）策劃方案制定階段1.組建策劃團隊根據項目需求，挑選具有豐富會展策劃經驗、市場營銷、設計、文案撰寫等專業(yè)技能的人員組成策劃團隊。明確策劃團隊成員的職責分工，確保各項工作有人負責。2.主題策劃根據活動目標和受眾特點，確定會展活動的主題。主題應簡潔明了、富有吸引力，能夠準確傳達活動的核心信息。圍繞主題進行創(chuàng)意構思，挖掘主題內涵，為后續(xù)的策劃工作奠定基礎。3.內容策劃根據主題，策劃會展活動的主要內容，包括展覽展示、會議論壇、活動表演、商務洽談等。確定展覽展示的展品范圍、展示形式、展位布局等；規(guī)劃會議論壇的議題設置、演講嘉賓、參會人員等；設計活動表演的節(jié)目形式、內容安排等；制定商務洽談的組織方式、對接流程等。4.宣傳推廣策劃制定會展活動的宣傳推廣策略，明確宣傳目標、宣傳渠道、宣傳內容和宣傳時間安排。設計制作宣傳資料，如海報、宣傳單頁、邀請函、宣傳視頻等，突出活動主題和亮點，吸引目標受眾的關注。利用多種宣傳渠道進行推廣，包括線上渠道（如社交媒體、行業(yè)網站、電子郵件等）和線下渠道（如廣告投放、新聞發(fā)布會、行業(yè)展會等），提高活動的知名度和影響力。5.現(xiàn)場布置策劃根據活動內容和場地特點，設計會展活動的現(xiàn)場布置方案?，F(xiàn)場布置應體現(xiàn)主題風格，營造良好的活動氛圍。確定展位搭建、舞臺搭建、燈光音響布置、標識系統(tǒng)設計等具體細節(jié)，確?，F(xiàn)場布置符合活動要求和安全標準。6.活動流程策劃制定會展活動的詳細流程安排，包括活動開幕式、各環(huán)節(jié)活動的時間節(jié)點、閉幕式等。明確活動流程中各環(huán)節(jié)的負責人和工作要求，確?；顒禹樌M行。7.人員安排策劃根據活動需求，確定會展活動所需的工作人員，包括禮儀人員、安保人員、技術支持人員、志愿者等。制定人員招聘、培訓、管理方案，確保工作人員具備相應的專業(yè)素質和服務意識。8.預算編制根據策劃方案，編制會展活動的預算，包括場地租賃、展位搭建、宣傳推廣、設備租賃、人員費用、餐飲住宿等各項費用。對預算進行詳細分類和核算，確保預算合理、準確，并報公司領導審批。（三）策劃方案評審階段1.內部評審策劃團隊完成策劃方案初稿后，組織公司內部相關部門進行評審。評審人員包括市場營銷部門、設計部門、運營部門、財務部門等。各部門根據自身職責對策劃方案進行審核，提出修改意見和建議。策劃團隊根據評審意見對方案進行修改完善。2.外部評審（如有需要）對于一些重要的會展活動，可邀請行業(yè)專家、合作伙伴、目標客戶等外部人員進行評審。外部評審人員從專業(yè)角度、市場需求、客戶體驗等方面對策劃方案進行評估，提出寶貴意見和建議。策劃團隊根據外部評審意見進一步優(yōu)化方案。（四）策劃方案實施階段1.籌備工作根據策劃方案和時間安排，開展各項籌備工作。包括場地租賃、展位搭建、設備租賃、宣傳資料制作、人員招聘與培訓等。建立籌備工作進度跟蹤機制，定期檢查各項籌備工作的進展情況，及時解決出現(xiàn)的問題，確?；I備工作按時完成。2.宣傳推廣執(zhí)行按照宣傳推廣策劃方案，啟動宣傳推廣工作。通過各種宣傳渠道發(fā)布活動信息，吸引目標受眾的關注。及時收集宣傳推廣效果數(shù)據，如網站流量、社交媒體關注度、報名人數(shù)等，根據數(shù)據分析結果調整宣傳推廣策略。3.現(xiàn)場執(zhí)行在會展活動舉辦前，進行現(xiàn)場最后的檢查和調試，確保場地布置、設備運行、人員安排等各項工作準備就緒?；顒悠陂g，嚴格按照活動流程安排進行現(xiàn)場執(zhí)行，確保各環(huán)節(jié)活動順利進行。加強現(xiàn)場管理，維護活動秩序，保障活動安全。及時處理現(xiàn)場出現(xiàn)的突發(fā)情況，按照風險預案采取有效措施進行應對，確?；顒硬皇苡绊?。（五）活動總結評估階段1.效果評估會展活動結束后，對活動效果進行評估。評估指標包括參展商滿意度、觀眾滿意度、媒體曝光度、業(yè)務合作達成情況等。通過問卷調查、現(xiàn)場訪談、數(shù)據分析等方式收集評估數(shù)據，對活動效果進行客觀評價。2.經驗總結組織策劃團隊和相關工作人員對活動進行總結，分析活動策劃和執(zhí)行過程中的優(yōu)點和不足之處?？偨Y成功經驗，提煉可復制的模式和方法；針對存在的問題，提出改進措施和建議，為今后的會展活動策劃提供參考。3.資料歸檔將會展活動策劃過程中的相關資料進行整理歸檔，包括策劃方案、宣傳資料、活動照片、視頻、總結報告等。建立完善的檔案管理制度，確保資料的完整性和可查閱性，為公司的會展活動策劃工作積累經驗和素材。三、職責分工（一）市場營銷部門1.負責與活動主辦方或相關部門進行溝通，了解活動需求，參與項目立項工作。2.制定會展活動的宣傳推廣策略和方案，組織實施宣傳推廣工作，并對宣傳效果進行評估和分析。3.協(xié)助策劃團隊進行市場調研，提供市場動態(tài)和競爭對手信息，為策劃方案提供參考依據。4.負責與參展商、合作伙伴等進行商務洽談，拓展業(yè)務合作機會。（二）策劃團隊1.負責會展活動的整體策劃工作，包括主題策劃、內容策劃、宣傳推廣策劃、現(xiàn)場布置策劃、活動流程策劃等。2.編寫策劃方案，組織內部評審和外部評審（如有需要），根據評審意見對方案進行修改完善。3.協(xié)調各部門之間的工作，確保策劃方案的順利實施。4.在活動執(zhí)行過程中，負責現(xiàn)場的統(tǒng)籌協(xié)調工作，及時處理突發(fā)情況。（三）設計部門1.根據策劃方案，設計制作會展活動的宣傳資料、展位設計、舞臺設計、標識系統(tǒng)等視覺設計方案。2.確保設計作品符合活動主題和風格要求，具有較高的視覺效果和吸引力。3.配合策劃團隊和現(xiàn)場執(zhí)行團隊，進行設計方案的實施和調整。（四）運營部門1.負責會展活動的場地租賃、設備租賃、人員招聘與培訓、餐飲住宿等后勤保障工作。2.建立活動現(xiàn)場的運營管理機制，維護活動秩序，保障活動安全。3.負責活動期間的物資管理和設備維護，確保各項物資和設備的正常使用。（五）財務部門1.參與會展活動的預算編制工作，對預算進行審核和控制。2.負責活動經費的核算和報銷工作，確保經費使用合理、合規(guī)。3.對活動的財務收支情況進行統(tǒng)計和分析，為活動成本控制提供數(shù)據支持。四、風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場需求變化、競爭對手推出類似活動、宣傳推廣效果不佳等，可能導致參展商和觀眾數(shù)量不足，影響活動收益。2.策劃風險：如策劃方案不完善、創(chuàng)意不足、內容安排不合理等，可能導致活動達不到預期目標，無法滿足主辦方和客戶的需求。3.執(zhí)行風險：在活動籌備和執(zhí)行過程中，可能出現(xiàn)場地設施故障、人員失誤、突發(fā)天氣變化等情況，影響活動的正常進行。4.安全風險：如火災、地震、人員擁擠踩踏等安全事故，可能對人員生命財產造成損失，給公司帶來嚴重負面影響。5.法律風險：會展活動可能涉及知識產權、合同糾紛、法律法規(guī)遵守等方面的問題，如果處理不當，可能引發(fā)法律訴訟，給公司帶來法律風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，將風險分為高、中、低三個等級，以便采取相應的風險應對措施。（三）風險應對1.市場風險應對加強市場調研，及時了解市場動態(tài)和競爭對手情況，調整策劃方案和宣傳推廣策略，突出活動的差異化優(yōu)勢。與參展商和合作伙伴建立良好的合作關系，提前鎖定客戶資源，降低市場需求變化帶來的風險。2.策劃風險應對組建專業(yè)的策劃團隊，提高策劃人員的專業(yè)素質和創(chuàng)新能力，確保策劃方案的質量。加強策劃方案的評審環(huán)節(jié)，邀請內部和外部專家進行評審，充分聽取各方意見，對策劃方案進行優(yōu)化完善。3.執(zhí)行風險應對制定詳細的籌備工作計劃和現(xiàn)場執(zhí)行方案，明確各環(huán)節(jié)的責任人，加強過程管理和監(jiān)督，確保各項工作按計劃執(zhí)行。提前對場地設施進行檢查和維護，準備備用設備和應急物資，制定應急預案，提高應對突發(fā)情況的能力。4.安全風險應對建立健全安全管理制度，加強活動現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，設置明顯的安全標識和疏散通道。