樂山合同案件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)樂山公司合同案件的管理，規(guī)范合同案件處理流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于樂山公司及其所屬各部門在經(jīng)營活動(dòng)中所涉及的各類合同案件的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同案件的處理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保公司行為合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則加強(qiáng)合同簽訂、履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)防控，盡量避免合同糾紛的發(fā)生。3.及時(shí)處理原則對(duì)發(fā)生的合同案件要及時(shí)響應(yīng)，采取有效措施進(jìn)行處理，防止損失擴(kuò)大。4.責(zé)任追究原則對(duì)因故意或重大過失導(dǎo)致合同案件發(fā)生或處理不當(dāng)?shù)南嚓P(guān)責(zé)任人，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、合同案件的定義與分類（一）定義合同案件是指公司在合同簽訂、履行過程中，因合同條款約定不明、一方違約、不可抗力等原因引發(fā)的糾紛，需要通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決的法律事務(wù)。（二）分類1.合同簽訂糾紛案件主要包括合同主體資格不符、合同條款不明確、合同形式不規(guī)范等引發(fā)的糾紛。2.合同履行糾紛案件涵蓋一方未按合同約定履行義務(wù)、履行方式不當(dāng)、履行期限延誤等導(dǎo)致的糾紛。3.合同變更與解除糾紛案件涉及合同變更或解除過程中，雙方對(duì)變更或解除的條件、程序、賠償?shù)葐栴}產(chǎn)生的爭議。4.其他合同糾紛案件如因合同轉(zhuǎn)讓、合同擔(dān)保等引發(fā)的糾紛。三、合同案件管理職責(zé)分工（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同案件的法律審查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提供專業(yè)法律意見。2.參與合同案件的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等處理工作，代表公司出庭應(yīng)訴。3.建立合同案件檔案，跟蹤案件進(jìn)展情況，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門合同案件的前期調(diào)查和證據(jù)收集工作。2.配合法務(wù)部門制定合同案件處理方案，參與案件的協(xié)商、調(diào)解等工作。3.按照公司要求及時(shí)匯報(bào)合同案件的進(jìn)展情況，落實(shí)處理結(jié)果。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)提供與合同案件相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料，協(xié)助評(píng)估案件損失。2.根據(jù)案件處理結(jié)果，做好財(cái)務(wù)結(jié)算和賬務(wù)處理工作。（四）其他相關(guān)部門根據(jù)合同案件的具體情況，按照公司要求配合做好相關(guān)工作。四、合同案件的預(yù)防（一）合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、經(jīng)營狀況、信用情況等進(jìn)行調(diào)查了解，評(píng)估合作風(fēng)險(xiǎn)。2.法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行法律審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、完整性、明確性，避免出現(xiàn)法律漏洞和歧義條款。（二）合同簽訂過程的規(guī)范管理1.嚴(yán)格按照公司合同管理制度的規(guī)定，履行合同審批程序，確保合同簽訂符合公司利益和法律要求。2.合同簽訂人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和法律意識(shí)，確保合同簽訂過程的規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。（三）合同履行過程的跟蹤監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，及時(shí)記錄合同履行情況。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決，防止糾紛發(fā)生。（四）員工培訓(xùn)與教育1.加強(qiáng)對(duì)員工的合同法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.開展合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升員工在合同簽訂、履行過程中的業(yè)務(wù)水平。五、合同案件的處理流程（一）案件發(fā)現(xiàn)與報(bào)告1.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的情況，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.法務(wù)部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即對(duì)案件情況進(jìn)行初步了解和分析，判斷案件的性質(zhì)和嚴(yán)重程度。（二）案件評(píng)估與方案制定1.法務(wù)部門組織業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)合同案件進(jìn)行全面評(píng)估，分析案件的法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)案件評(píng)估結(jié)果，制定具體的處理方案，明確處理目標(biāo)、處理措施、責(zé)任分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（三）案件處理實(shí)施1.協(xié)商解決對(duì)于爭議較小的合同案件，優(yōu)先通過協(xié)商方式解決。由法務(wù)部門牽頭，組織業(yè)務(wù)部門與合同相對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭取達(dá)成雙方都能接受的解決方案。2.調(diào)解解決如協(xié)商不成，可根據(jù)案件情況選擇合適的調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。法務(wù)部門負(fù)責(zé)與調(diào)解機(jī)構(gòu)對(duì)接，提供相關(guān)法律意見和證據(jù)材料，協(xié)助調(diào)解工作的開展。3.仲裁解決若合同中約定了仲裁條款或雙方達(dá)成仲裁協(xié)議，可按照仲裁程序申請(qǐng)仲裁。法務(wù)部門負(fù)責(zé)組織準(zhǔn)備仲裁申請(qǐng)材料，參與仲裁庭審，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.訴訟解決對(duì)于無法通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁解決的合同案件，依法向人民法院提起訴訟。法務(wù)部門負(fù)責(zé)起草起訴狀、準(zhǔn)備證據(jù)材料、出庭應(yīng)訴等工作，業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等配合提供相關(guān)支持。（四）案件處理結(jié)果跟蹤與反饋1.案件處理過程中，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門匯報(bào)處理進(jìn)展情況，法務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤案件處理結(jié)果。2.案件處理結(jié)束后，責(zé)任部門應(yīng)將處理結(jié)果書面報(bào)告法務(wù)部門，法務(wù)部門對(duì)案件處理情況進(jìn)行總結(jié)分析，形成報(bào)告提交公司管理層。六、合同案件檔案管理（一）檔案內(nèi)容合同案件檔案應(yīng)包括合同文本、往來函件、證據(jù)材料、處理方案、處理過程記錄、處理結(jié)果文件等與案件相關(guān)的所有資料。（二）檔案整理與歸檔1.案件處理完畢后，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料整理成冊(cè)，移交法務(wù)部門。2.法務(wù)部門按照檔案管理規(guī)定對(duì)合同案件檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立電子和紙質(zhì)檔案。（三）檔案查閱與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同案件檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)法務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密和法律隱私的合同案件檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱。七、合同案件處理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立合同案件處理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)合同案件處理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同案件處理過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保處理工作依法依規(guī)進(jìn)行。（二）考核辦法1.制定合同案件處理考核指標(biāo)，對(duì)責(zé)任部門和責(zé)任人在合同案件預(yù)防、處理等方面的工作進(jìn)行量化考核。2.考核結(jié)果與