企業(yè)公文收發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司公文收發(fā)管理，確保公文傳遞的準確、及時、安全，提高公司工作效率和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)的公文收發(fā)管理工作。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、傳遞流程等應(yīng)嚴格按照國家規(guī)定和公司要求執(zhí)行，確保準確無誤。2.及時高效原則：公文收發(fā)應(yīng)及時處理，不得延誤，以保證信息的及時傳遞和工作的順利開展。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文在傳遞、存儲過程中的安全，防止信息泄露。二、公文定義與分類（一）公文定義本辦法所稱公文，是指公司在管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括紙質(zhì)公文和電子公文。（二）公文分類1.按性質(zhì)可分為：上行文、下行文、平行文。上行文：是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告等。下行文：是指上級機關(guān)向下級機關(guān)發(fā)送的公文，如決定、通知、通報等。平行文：是指同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間往來的公文，如函等。2.按內(nèi)容可分為：規(guī)范性公文、指揮性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。規(guī)范性公文：是指具有法定效力和規(guī)范體式的公文，如章程、規(guī)定、辦法等。指揮性公文：是指上級機關(guān)對下級機關(guān)進行指揮、指導(dǎo)的公文，如命令、決定、指示等。報請性公文：是指下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、請求指示或批準的公文，如請示、報告等。知照性公文：是指用于傳達信息、告知事項的公文，如通知、通報、公告等。記錄性公文：是指用于記載會議情況、活動過程等的公文，如會議紀要、大事記等。三、公文格式（一）一般格式要求1.公文應(yīng)包括發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等部分。2.發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，置于公文首頁上端，居中排布。3.發(fā)文字號應(yīng)包括機關(guān)代字、年份、序號，編排在發(fā)文機關(guān)標識下空二行，居中排布。4.標題應(yīng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。5.主送機關(guān)應(yīng)編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。6.正文應(yīng)編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。7.附件說明應(yīng)在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。8.成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。9.附注應(yīng)居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。10.附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（二）電子公文格式要求1.電子公文應(yīng)符合國家電子公文格式標準，一般采用PDF格式。2.電子公文應(yīng)包含公文的全部內(nèi)容，包括發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等。3.電子公文應(yīng)設(shè)置電子印章，電子印章應(yīng)符合國家相關(guān)標準和公司規(guī)定。4.電子公文應(yīng)進行加密處理，確保公文在傳輸和存儲過程中的安全。四、公文收發(fā)流程（一）收文流程1.簽收登記公司設(shè)立專門的公文收發(fā)崗位，負責公文的簽收、登記工作。公文送達時，收發(fā)人員應(yīng)認真核對公文的數(shù)量、種類、來源等信息，確認無誤后在《公文簽收登記表》上簽字登記?！豆暮炇盏怯洷怼窇?yīng)包括公文編號、來文單位、文號、標題、份數(shù)、簽收日期、簽收人等內(nèi)容。2.分發(fā)傳閱收發(fā)人員根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，及時將公文分發(fā)給相關(guān)部門或人員。對于需要傳閱的公文，收發(fā)人員應(yīng)填寫《公文傳閱單》，注明公文標題、文號、傳閱范圍、傳閱時間等信息，并按照傳閱順序依次傳遞。傳閱人員應(yīng)在《公文傳閱單》上簽字，注明傳閱日期，確保公文能夠及時、準確地傳達到相關(guān)人員手中。3.辦理反饋承辦部門或人員收到公文后，應(yīng)按照公文要求及時辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給收發(fā)人員。對于需要回復(fù)的公文，承辦部門或人員應(yīng)起草回復(fù)公文，經(jīng)部門負責人審核后，交收發(fā)人員統(tǒng)一發(fā)文。收發(fā)人員應(yīng)及時跟蹤公文的辦理情況，對逾期未辦理的公文進行催辦，確保公文辦理工作的順利進行。4.歸檔保存公文辦理完畢后，收發(fā)人員應(yīng)及時將公文整理歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定進行保存。歸檔公文應(yīng)包括公文原件、附件、辦理過程中的相關(guān)材料等，確保公文檔案的完整性和準確性。（二）發(fā)文流程1.擬稿審核公文由承辦部門或人員負責擬稿，擬稿應(yīng)符合國家法律法規(guī)、公司政策和公文格式要求。擬稿完成后，擬稿人應(yīng)將公文初稿交部門負責人審核，審核內(nèi)容包括公文的內(nèi)容、格式、語言表達等方面。部門負責人審核通過后，在公文初稿上簽字，并將公文初稿交辦公室文秘人員進行核稿。2.核稿簽發(fā)文秘人員對公文初稿進行核稿，重點審核公文的格式、內(nèi)容、邏輯關(guān)系等方面，確保公文的準確性和規(guī)范性。核稿通過后，文秘人員將公文初稿交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容和職責分工，對公文進行簽發(fā)。重要公文或涉及多個部門的公文，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定后簽發(fā)。3.編號排版公文簽發(fā)后，文秘人員按照公司公文編號規(guī)則為公文編號，并進行排版。排版應(yīng)符合公文格式要求，確保公文的美觀、規(guī)范。4.印制分發(fā)排版后的公文交公司文印室印制，文印室應(yīng)按照公文格式要求進行印制，確保公文的質(zhì)量。公文印制完成后，文秘人員進行校對，校對無誤后，按照發(fā)文范圍進行分發(fā)。對于紙質(zhì)公文，文秘人員應(yīng)將公文裝入信封，填寫收件人地址、姓名等信息，并密封后交收發(fā)人員發(fā)送。對于電子公文，文秘人員應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的電子傳輸渠道將公文發(fā)送給收件人，并確保收件人能夠正常接收。五、公文處理要求（一）擬稿要求1.公文內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、公司政策和實際工作需要，觀點明確，條理清晰，文字簡潔，表述準確。2.擬稿人應(yīng)認真調(diào)查研究，廣泛收集相關(guān)資料，確保公文內(nèi)容的真實性和可靠性。3.公文格式應(yīng)符合本辦法規(guī)定，擬稿人應(yīng)正確使用公文文種，準確標注發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等要素。（二）審核要求1.部門負責人應(yīng)認真審核公文內(nèi)容，確保公文符合國家法律法規(guī)、公司政策和實際工作需要，觀點明確，條理清晰，文字簡潔，表述準確。2.部門負責人應(yīng)審核公文格式，確保公文格式符合本辦法規(guī)定，正確使用公文文種，準確標注發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等要素。3.文秘人員應(yīng)重點審核公文的格式、內(nèi)容、邏輯關(guān)系等方面，確保公文的準確性和規(guī)范性。對于內(nèi)容復(fù)雜、涉及多個部門的公文，文秘人員應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，確保公文內(nèi)容的一致性和協(xié)調(diào)性。（三）簽發(fā)要求1.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真履行簽發(fā)職責，對公文內(nèi)容進行全面審查，確保公文符合國家法律法規(guī)、公司政策和實際工作需要，觀點明確，條理清晰，文字簡潔，表述準確。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)審核公文格式，確保公文格式符合本辦法規(guī)定，正確使用公文文種，準確標注發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等要素。3.重要公文或涉及多個部門的公文，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門進行研究討論，充分聽取各方面意見，確保公文決策的科學(xué)性和合理性。（四）辦理要求1.承辦部門或人員應(yīng)按照公文要求及時辦理，不得延誤。對于緊急公文，應(yīng)優(yōu)先辦理，確保公文時效性。2.承辦部門或人員在辦理公文過程中，應(yīng)認真調(diào)查研究，廣泛收集相關(guān)資料，確保公文辦理結(jié)果的真實性和可靠性。3.承辦部門或人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求辦理公文，不得擅自改變公文內(nèi)容或辦理程序。對于需要協(xié)調(diào)其他部門的公文，承辦部門或人員應(yīng)積極主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同推進公文辦理工作。（五）歸檔要求1.公文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時將公文整理歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定進行保存。2.歸檔公文應(yīng)包括公文原件、附件、辦理過程中的相關(guān)材料等，確保公文檔案的完整性和準確性。3.公司檔案管理部門應(yīng)定期對歸檔公文進行整理、分類、編目，建立健全公文檔案管理制度，方便公文的查閱和利用。六、公文保密管理（一）保密制度1.公司建立健全公文保密制度，明確公文保密責任，加強對公文保密工作的管理。2.公文收發(fā)人員、承辦人員、管理人員等應(yīng)嚴格遵守公文保密制度，不得泄露公文內(nèi)容。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、國家機密等重要公文，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保公文安全。（二）保密措施1.紙質(zhì)公文應(yīng)存放在專門的文件柜中，文件柜應(yīng)加鎖，并安排專人負責保管。2.電子公文應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行加密處理。訪問電子公文應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.在公文傳遞過程中，應(yīng)采取保密措施，如密封包裝、專人遞送等，防止公文泄露。4.對于廢棄的公文，應(yīng)按照公司規(guī)定進行銷毀，