企業(yè)音像資料管理辦法一、總則（一）目的為加強企業(yè)音像資料的管理，規(guī)范音像資料的收集、整理、存儲、使用和銷毀等流程，確保音像資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮音像資料在企業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內部各部門及所屬單位音像資料的管理工作。（三）定義本辦法所稱音像資料，是指企業(yè)在經營管理活動中形成的，以錄音帶、錄像帶、光盤等為載體，記錄企業(yè)重要活動、業(yè)務流程、產品信息、企業(yè)文化等內容的資料。（四）管理原則1.集中管理原則企業(yè)設立專門的音像資料管理部門或指定專人負責音像資料的集中管理，確保資料的統(tǒng)一存儲和調配。2.分類管理原則根據(jù)音像資料的內容、性質、用途等進行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則加強音像資料的安全保密措施，防止資料的泄露、損壞和丟失。4.有效利用原則充分發(fā)揮音像資料的作用，為企業(yè)的決策、宣傳、培訓等工作提供支持。二、管理職責（一）管理部門職責1.制定和完善企業(yè)音像資料管理辦法，并組織實施。2.負責音像資料的收集、整理、存儲、編目、檢索等日常管理工作。3.建立音像資料管理檔案，記錄資料的來源、內容、使用情況等信息。4.定期對音像資料進行清查和盤點，確保資料的完整性和準確性。5.負責音像資料的安全保密工作，制定安全保密制度，采取必要的安全防護措施。6.根據(jù)企業(yè)需要，提供音像資料的查閱、借閱服務，并做好相關記錄。7.對損壞、過期或不再使用的音像資料，按照規(guī)定進行銷毀處理。（二）使用部門職責1.負責本部門音像資料的收集、整理和初步分類，并及時移交管理部門。2.根據(jù)工作需要，向管理部門提出音像資料的查閱、借閱申請。3.在使用音像資料過程中，嚴格遵守管理規(guī)定，確保資料的安全和完整。4.使用完畢后，及時歸還音像資料，并做好使用記錄。（三）拍攝人員職責1.在拍攝前，了解拍攝目的和要求，制定拍攝計劃，確保拍攝內容符合企業(yè)需求。2.按照拍攝計劃進行拍攝，保證拍攝質量，客觀、真實地記錄拍攝內容。3.拍攝完成后，及時將拍攝的音像資料整理好，并移交本部門負責人或指定人員。4.協(xié)助管理部門做好音像資料的整理、編目等工作。三、音像資料的收集（一）收集范圍1.企業(yè)重要會議、活動的音像記錄，包括股東大會、董事會、監(jiān)事會、年度工作會議、表彰大會、慶典活動等。2.企業(yè)業(yè)務流程的演示、培訓視頻，如產品生產流程、客戶服務流程等。3.企業(yè)產品的宣傳資料，包括產品介紹視頻、廣告片等。4.企業(yè)對外交流與合作的音像資料，如商務談判、合作簽約儀式等。5.企業(yè)文化建設相關的音像資料，如企業(yè)宣傳片、員工風采展示等。6.其他與企業(yè)經營管理活動有關的音像資料。（二）收集渠道1.企業(yè)內部各部門自行拍攝或錄制。2.委托專業(yè)的音像制作公司進行拍攝或錄制。3.從外部獲取與企業(yè)相關的音像資料，如政府部門發(fā)布的行業(yè)資料、媒體報道等。（三）收集要求1.拍攝內容應主題明確、內容完整、畫面清晰、聲音清晰。2.拍攝過程中應注意光線、角度、穩(wěn)定性等因素，確保拍攝質量。3.對于重要活動或會議的拍攝，應多角度、全方位進行記錄，以便后期編輯和使用。4.拍攝完成后，應及時對音像資料進行整理和標注，注明拍攝時間、地點、內容等信息。四、音像資料的整理（一）分類標準1.按照音像資料的內容分類，如會議類、業(yè)務類、宣傳類、文化類等。2.按照音像資料的載體分類，如錄音帶、錄像帶、光盤等。3.按照音像資料的形成時間分類，如年度、季度、月度等。（二）整理流程1.管理部門收到音像資料后，對其進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性。2.根據(jù)分類標準，對音像資料進行分類整理，建立相應的文件夾或檔案盒。3.對每一份音像資料進行編號，并制作詳細的目錄清單，注明資料的編號、名稱、內容簡介、形成時間、存儲位置等信息。4.將整理好的音像資料按照分類順序進行存放，便于查找和使用。五、音像資料的存儲（一）存儲方式1.采用數(shù)字化存儲方式，將音像資料轉換為電子文件格式，如MP4、AVI等，并存儲在服務器或存儲設備中。2.對于重要的音像資料，應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲可以采用磁帶、光盤、移動硬盤等多種方式，并定期進行檢查和更新。3.設立專門的音像資料存儲庫房，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合相關標準要求。（二）存儲設備管理1.定期對存儲設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。2.建立存儲設備使用記錄，記錄設備的使用時間、使用人員、存儲資料等信息。3.對于損壞或老化的存儲設備，應及時進行更換，確保音像資料的安全存儲。（三）存儲安全管理1.加強存儲庫房的安全保衛(wèi)工作，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.安裝監(jiān)控設備，對存儲庫房進行24小時監(jiān)控，確保資料的安全。3.制定安全保密制度，對存儲的音像資料進行加密處理，防止資料泄露。4.定期對存儲的音像資料進行病毒查殺，確保數(shù)據(jù)安全。六、音像資料的編目與檢索（一）編目要求1.編目應準確、詳細，能夠反映音像資料的基本信息和內容特征。2.編目信息應包括資料編號、名稱、內容簡介、形成時間、存儲位置、拍攝人員、使用部門等。3.編目信息應與音像資料的實際情況一致，如有變更應及時進行更新。（二）檢索方式1.建立音像資料檢索系統(tǒng)，通過關鍵詞、分類、編號等多種方式進行檢索。2.檢索系統(tǒng)應具備快速、準確的檢索功能，能夠滿足用戶的查詢需求。3.提供紙質和電子兩種檢索目錄，方便用戶查閱。七、音像資料的使用（一）使用申請1.企業(yè)內部各部門因工作需要使用音像資料時，應填寫《音像資料使用申請表》，注明使用目的、資料名稱、使用時間等信息。2.《音像資料使用申請表》經部門負責人審核簽字后，提交管理部門審批。3.管理部門根據(jù)申請內容進行審批，對于涉及企業(yè)機密或重要信息的音像資料，應嚴格控制使用范圍和權限。（二）使用流程1.使用部門憑管理部門批準的《音像資料使用申請表》到管理部門領取音像資料。2.管理部門在發(fā)放音像資料時，應做好發(fā)放記錄，注明發(fā)放時間、領取人員、資料名稱等信息。3.使用部門在使用音像資料過程中，應嚴格按照使用目的和要求進行使用，不得擅自更改資料內容或用于其他用途。4.使用完畢后，使用部門應及時將音像資料歸還管理部門，并做好歸還記錄。（三）使用限制1.未經管理部門批準，任何部門和個人不得擅自復制、傳播、轉讓企業(yè)的音像資料。2.涉及企業(yè)機密或重要信息的音像資料，使用時應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無關人員。3.音像資料的使用應符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，不得用于違法違規(guī)活動。八、音像資料的借閱（一）借閱申請1.企業(yè)外部單位或個人因工作需要借閱企業(yè)音像資料時，應填寫《音像資料借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、聯(lián)系方式、借閱目的、資料名稱、借閱時間等信息。2.《音像資料借閱申請表》經企業(yè)相關部門負責人審核簽字后，提交管理部門審批。3.管理部門根據(jù)申請內容進行審批，對于涉及企業(yè)機密或重要信息的音像資料，應嚴格控制借閱范圍和權限，并要求借閱單位或個人提供必要的擔保。（二）借閱流程1.借閱單位或個人憑管理部門批準的《音像資料借閱申請表》到管理部門辦理借閱手續(xù)。2.管理部門在辦理借閱手續(xù)時，應與借閱單位或個人簽訂《音像資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。3.借閱單位或個人應按照《音像資料借閱協(xié)議》的要求使用音像資料，不得擅自復制、傳播、轉讓或用于其他用途。4.借閱期限屆滿后，借閱單位或個人應及時歸還音像資料，并辦理歸還手續(xù)。管理部門在收回音像資料時，應檢查資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應要求借閱單位或個人按照規(guī)定進行賠償。（三）借閱限制1.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向管理部門申請。2.同一音像資料在同一時間內只能借給一個單位或個人。3.涉及企業(yè)機密或重要信息的音像資料，原則上不得外借。如有特殊情況需要外借，應經企業(yè)主管領導批準。九、音像資料的銷毀（一）銷毀范圍1.過期、失效或不再使用的音像資料。2.損壞、無法修復的音像資料。3.涉及企業(yè)機密或重要信息的音像資料，在經過保密處理后需要銷毀的。（二）銷毀流程1.管理部門定期對音像資料進行清查和盤點，確定需要銷毀的音像資料清單。2.填寫《音像資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交管理部門負責人審核簽字。3.管理部門負責人審核通過后，報企業(yè)主管領導批準。4.批準后，管理部門組織專人對需要銷毀的音像資料進行銷毀處理。銷毀方式可以采用物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或數(shù)據(jù)擦除等方式，確保資料無法恢復。5.銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄銷毀時間、地點、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息。6.銷毀記錄應保存[X]年以上，以備查閱。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門企業(yè)設立專門的監(jiān)督檢查部門或指定專人負責對音像資料管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.音像資料管理辦法的執(zhí)行情況，包括收集、整理、存儲、使用、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.音像資料的完整性、準確性和安全性。3.管理部門和使用部門的職責履行情況。4.安全保密制度的落實情況。（三）監(jiān)