企業(yè)文件印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件與印章管理，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的文件與印章管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件與印章管理工作合法合規(guī)。2.規(guī)范統(tǒng)一原則：建立統(tǒng)一規(guī)范的文件與印章管理制度和流程，確保各項(xiàng)工作有序開展。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件與印章的安全保密措施，防止信息泄露和濫用。4.高效便捷原則：在確保安全的前提下，提高文件流轉(zhuǎn)和印章使用效率，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。二、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類別。2.行政文件包括公司決議、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等；業(yè)務(wù)文件包括各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告等；財(cái)務(wù)文件包括財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、審計(jì)報(bào)告等；人事文件包括員工檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利文件等。（二）文件起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際工作需要，明確文件主題、目的、內(nèi)容、要求等。2.起草部門應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，并確保符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。3.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式統(tǒng)一。（三）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門或人員進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性，以及格式、語言等方面的規(guī)范性。3.審核部門或人員應(yīng)提出明確的審核意見，如同意、修改后通過、不同意等，并說明理由。（四）文件審批1.根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度，按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，簽署審批意見，并對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)。3.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、重要決策的文件，應(yīng)經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定。（五）文件編號(hào)1.公司文件應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于管理和查詢。2.文件編號(hào)規(guī)則由公司辦公室制定并公布。3.編號(hào)應(yīng)包含年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號(hào)等信息。（六）文件印發(fā)1.文件經(jīng)審批通過后，由公司辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。2.印發(fā)前應(yīng)檢查文件格式、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確無誤，確保文件質(zhì)量。3.文件印發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)和范圍進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保文件齊全、完整、有序。3.歸檔文件應(yīng)建立電子和紙質(zhì)檔案，以便于查詢和利用。（八）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損文件，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。3.文件借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（九）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)由文件保管部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司辦公室審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。3.文件銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量等信息。三、印章管理（一）印章種類1.公司印章包括公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章等。2.公司公章用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等；法定代表人章用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、業(yè)務(wù)等；財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)等；合同專用章用于公司簽訂各類合同；業(yè)務(wù)專用章用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、協(xié)議等。（二）印章刻制1.公司印章的刻制應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.印章刻制應(yīng)選擇具有資質(zhì)的刻章單位，并簽訂刻章合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。3.印章刻制完成后，應(yīng)進(jìn)行備案登記，留存印模。（三）印章保管1.公司公章由公司辦公室指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得擅自將印章交予他人使用。3.印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用情況。（四）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.使用部門應(yīng)填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門或人員審核、批準(zhǔn)。3.印章保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)審批意見，確認(rèn)無誤后，方可加蓋印章。4.印章加蓋應(yīng)清晰、端正，不得模糊、歪斜。（五）印章停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用的，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。2.印章停用后，應(yīng)將印章交回公司辦公室統(tǒng)一保管，并進(jìn)行封存。3.印章封存期限一般不得少于[X]年，期滿后經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷毀。（六）印章遺失1.發(fā)現(xiàn)印章遺失后，應(yīng)立即報(bào)告公司辦公室，并采取相應(yīng)的掛失措施。2.公司辦公室應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并申請(qǐng)重新刻制印章。3.印章遺失造成的損失，由印章保管人員或相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。四、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)文件與印章管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度和流程的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，以及印章刻制、保管、使用、停用、遺失等情況。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的責(zé)任追究。2.責(zé)任追究方式包括批評(píng)教育、責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分等。3.對(duì)于因文件與印章管理不當(dāng)，給公司造成損失