臨沂檔案查詢管理辦法一、總則（一）目的為加強臨沂地區(qū)檔案查詢管理工作，確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確、完整，規(guī)范檔案查詢行為，保障檔案所有者的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于臨沂市行政區(qū)域內(nèi)各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）和個人的檔案查詢管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查詢管理工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保查詢活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失，保障檔案所有者的隱私和權(quán)益。3.便民高效原則：在確保安全保密的前提下，優(yōu)化查詢流程，提高查詢效率，為檔案利用者提供便捷服務(wù)。4.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感程度，實行分級分類管理，明確不同級別檔案的查詢權(quán)限和程序。二、檔案查詢主體及權(quán)限（一）單位內(nèi)部人員查詢1.本單位在職員工因工作需要查詢本人檔案的，可向本單位檔案管理部門提出申請，填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、內(nèi)容等信息。2.單位內(nèi)部因工作需要查閱其他員工檔案的，需經(jīng)檔案所有者本人同意，并由查閱人所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)，報檔案管理部門備案后，方可查閱。查閱內(nèi)容僅限于與工作相關(guān)的部分，不得擅自摘抄、復(fù)制或泄露檔案信息。（二）外單位人員查詢1.因工作需要，外單位人員需查閱臨沂市相關(guān)單位檔案的，應(yīng)事先與檔案所屬單位取得聯(lián)系，說明查詢目的、內(nèi)容及用途等情況。經(jīng)檔案所屬單位同意后，由查閱人填寫《檔案查詢申請表》，并提交單位介紹信、本人有效身份證件等相關(guān)材料。2.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感檔案的查詢，除上述手續(xù)外，還需按照國家有關(guān)保密規(guī)定，經(jīng)相關(guān)保密部門批準(zhǔn)后方可進行。（三）個人查詢1.臨沂市居民因個人原因查詢本人檔案的，應(yīng)攜帶本人有效身份證件到檔案管理機構(gòu)指定地點辦理查詢手續(xù)。檔案管理機構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案的保管情況，及時為個人提供檔案信息查詢服務(wù)。2.個人查詢檔案應(yīng)明確查詢目的，不得利用查詢檔案之便從事?lián)p害國家利益、社會公共利益或他人合法權(quán)益的活動。三、檔案查詢流程（一）申請1.查詢?nèi)诵杼顚憽稒n案查詢申請表》，詳細說明查詢的檔案類別、時間段、查詢目的及用途等信息。申請表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，并由查詢?nèi)撕炞执_認。2.對于外單位人員和個人查詢檔案的申請，除填寫申請表外，還需按照要求提交相關(guān)證明材料，如單位介紹信、有效身份證件等。（二）受理1.檔案管理部門收到查詢申請后，應(yīng)及時對申請材料進行審核。審核內(nèi)容包括申請材料是否齊全、查詢目的是否合理、查詢?nèi)松矸菔欠窈戏ǖ取?.對于符合條件的查詢申請，檔案管理部門應(yīng)予以受理，并出具《檔案查詢受理回執(zhí)》，告知查詢?nèi)瞬樵冝k理的預(yù)計時間和領(lǐng)取檔案的方式等信息。3.對于不符合條件的查詢申請，檔案管理部門應(yīng)向查詢?nèi)苏f明原因，并退回申請材料。（三）查詢1.檔案管理部門受理查詢申請后，應(yīng)根據(jù)查詢要求，在規(guī)定的時間內(nèi)進行檔案查找。查找過程中應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的操作規(guī)程進行，確保檔案的安全和完整。2.對于紙質(zhì)檔案，查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場所。查閱時應(yīng)使用檔案管理部門提供的查閱工具，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.對于電子檔案，查詢?nèi)藛T應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進行查詢，并按照系統(tǒng)規(guī)定的權(quán)限和操作流程進行操作。嚴(yán)禁通過非正規(guī)渠道獲取或篡改電子檔案信息。（四）反饋1.查詢結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢結(jié)果，向查詢?nèi)颂峁?zhǔn)確的檔案信息。對于能夠當(dāng)場提供的檔案信息，應(yīng)及時提供給查詢?nèi)?；對于需要進一步整理或復(fù)制的檔案信息，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成，并通知查詢?nèi)祟I(lǐng)取。2.如查詢?nèi)藢Σ樵兘Y(jié)果有異議，可在收到查詢結(jié)果后的[X]個工作日內(nèi)，向檔案管理部門提出書面復(fù)查申請。檔案管理部門應(yīng)在接到復(fù)查申請后的[X]個工作日內(nèi)進行復(fù)查，并將復(fù)查結(jié)果及時反饋給查詢?nèi)?。（五）登記與歸檔1.檔案管理部門應(yīng)對每一次檔案查詢活動進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查詢時間、查詢?nèi)诵彰挝?、查詢目的、查詢?nèi)容、查詢結(jié)果等信息。查詢登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。2.查詢結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)將查詢過程中涉及的檔案材料、申請材料等進行整理歸檔，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。四、檔案查詢的限制與保密規(guī)定（一）查詢限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定進行管理，未經(jīng)授權(quán)不得查詢。2.檔案所有者死亡后，其檔案的查詢應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和法定程序進行，防止檔案信息被不當(dāng)利用。3.對于正在進行司法調(diào)查、審計等涉及法律程序的檔案，在相關(guān)程序未結(jié)束前，根據(jù)法律規(guī)定限制查詢范圍和權(quán)限。（二）保密規(guī)定1.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案查詢過程中涉及的任何信息。對因工作需要接觸檔案信息的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.查詢?nèi)藛T在查閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自向他人透露檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案信息，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保摘抄、復(fù)制內(nèi)容的安全保管和合理使用。3.嚴(yán)禁利用檔案查詢之便，從事非法活動或謀取私利。對于違反保密規(guī)定的單位和個人，將依法追究其法律責(zé)任。五、檔案查詢的信息化管理（一）建立檔案查詢系統(tǒng)1.依托現(xiàn)代信息技術(shù)，建立臨沂市統(tǒng)一的檔案查詢管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.檔案查詢系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶管理、權(quán)限管理、查詢登記、統(tǒng)計分析等功能，確保檔案查詢管理工作的規(guī)范化、信息化和高效化。（二）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案查詢系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.定期對檔案查詢系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭受自然災(zāi)害等情況下能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)維護與升級1.安排專人負責(zé)檔案查詢系統(tǒng)的日常維護和管理，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和實際需求，定期對檔案查詢系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，不斷提高系統(tǒng)的功能和性能，為檔案查詢管理工作提供更好的技術(shù)支持。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.各單位應(yīng)建立健全檔案查詢管理的內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對本單位檔案查詢工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.單位檔案管理部門應(yīng)加強對檔案查詢流程的監(jiān)督，確保查詢活動符合規(guī)定要求，防止違規(guī)查詢行為的發(fā)生。（二）外部監(jiān)督1.臨沂市檔案行政管理部門負責(zé)對全市檔案查詢管理工作進行監(jiān)督檢查，定期組織開展專項檢查和抽查活動，確保檔案查詢管理工作規(guī)范