瑜伽館會員服務(wù)資產(chǎn)采購計劃制定制度

一、總則本制度旨在規(guī)范本瑜伽館會員服務(wù)資產(chǎn)采購計劃的制定流程，確保采購活動能夠高效、合理、透明地進行，以滿足會員日益增長的服務(wù)需求，同時體現(xiàn)本館的企業(yè)文化與教育理念，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的平衡發(fā)展。本制度適用于瑜伽館全體員工在涉及會員服務(wù)資產(chǎn)采購計劃制定的相關(guān)工作，也會對會員權(quán)益保障等方面產(chǎn)生間接影響。本瑜伽館秉持“身心和諧、自然共生”的企業(yè)文化，以“專業(yè)、專注、關(guān)愛”為教育理念。在采購計劃制定過程中，要充分考慮這些理念的貫徹，采購的資產(chǎn)應(yīng)有助于會員實現(xiàn)身心的和諧發(fā)展，同時體現(xiàn)出對會員的關(guān)愛與專業(yè)服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.采購決策小組-組成：由館長、財務(wù)主管、運營主管等核心管理層人員構(gòu)成。-職責：全面負責會員服務(wù)資產(chǎn)采購計劃的最終審批。從整體運營戰(zhàn)略角度出發(fā)，考量采購計劃是否符合瑜伽館的長期發(fā)展規(guī)劃，平衡采購成本與預(yù)期效益，確保采購計劃的科學性與可行性。2.需求收集部門-組成：包括前臺接待團隊、教練團隊以及會員服務(wù)專員等直接與會員接觸的崗位人員。-職責：負責收集會員對服務(wù)資產(chǎn)的需求信息。通過日常與會員的溝通交流、會員滿意度調(diào)查、會員意見反饋箱等多種渠道，及時了解會員在瑜伽課程學習、休閑體驗等方面對資產(chǎn)的需求，如瑜伽器材的種類、數(shù)量，休息區(qū)設(shè)施的改進需求等，并整理成詳細的需求報告提交給采購部門。3.采購部門-組成：由專業(yè)采購人員組成。-職責：根據(jù)需求收集部門提交的需求報告，結(jié)合市場調(diào)研，制定詳細的采購計劃草案。對市場上各類會員服務(wù)資產(chǎn)的供應(yīng)商、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等進行深入調(diào)研分析，選擇合適的采購對象與采購方式。在制定采購計劃時，要充分考慮瑜伽館的預(yù)算限制、庫存管理以及資產(chǎn)的使用壽命等因素。同時，負責與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，并跟進采購訂單的執(zhí)行情況。4.財務(wù)部門-組成：財務(wù)人員。-職責：負責對采購計劃進行財務(wù)評估。審核采購預(yù)算的合理性，分析采購計劃對瑜伽館財務(wù)狀況的影響，確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進行。提供資金安排建議，保障采購資金的及時到位，并對采購成本進行監(jiān)控與核算，防范財務(wù)風險。三、管理流程1.需求收集階段-定期開展會員需求調(diào)查活動，每月至少一次。前臺接待人員在會員到訪時，主動詢問會員對服務(wù)資產(chǎn)的意見和建議；教練團隊在授課過程中，了解會員在使用器材等方面的需求；會員服務(wù)專員通過電話回訪、線上問卷等形式收集會員反饋。-對收集到的信息進行分類整理，形成詳細的需求報告。需求報告應(yīng)明確會員對各類資產(chǎn)的需求類型、數(shù)量、緊急程度等關(guān)鍵信息，并附上相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析。2.采購計劃草案制定階段-采購部門收到需求報告后，立即開展市場調(diào)研。通過網(wǎng)絡(luò)搜索、實地考察、行業(yè)交流等方式，了解市場上可供選擇的會員服務(wù)資產(chǎn)供應(yīng)商、產(chǎn)品特點、價格區(qū)間以及售后服務(wù)情況。-根據(jù)調(diào)研結(jié)果，結(jié)合瑜伽館的預(yù)算和實際需求，制定采購計劃草案。采購計劃草案應(yīng)包括采購資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購價格、供應(yīng)商選擇、采購時間安排等具體內(nèi)容。同時，要考慮資產(chǎn)的兼容性、可持續(xù)性以及對瑜伽館整體運營的影響。3.采購計劃審批階段-采購部門將制定好的采購計劃草案提交給采購決策小組。采購決策小組召開專門會議，對采購計劃草案進行全面審議。審議過程中，各成員從自身專業(yè)角度出發(fā)，對采購計劃的必要性、合理性、經(jīng)濟性等方面提出意見和建議。-根據(jù)審議意見，采購部門對采購計劃草案進行修改完善，形成最終的采購計劃。最終采購計劃經(jīng)采購決策小組全體成員簽字確認后正式生效。4.采購執(zhí)行階段-采購部門依據(jù)生效的采購計劃，與選定的供應(yīng)商進行商務(wù)談判。談判內(nèi)容包括價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等關(guān)鍵條款。在談判過程中，要充分維護瑜伽館的利益，爭取最優(yōu)惠的采購條件。-談判達成一致后，采購部門與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動的合法性和規(guī)范性。-采購部門負責跟進采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解貨物的生產(chǎn)進度、運輸安排等信息。如發(fā)現(xiàn)問題，及時協(xié)調(diào)解決，確保采購資產(chǎn)按時、按質(zhì)、按量交付。5.驗收與入庫階段-采購資產(chǎn)到達瑜伽館后，采購部門會同使用部門（如教練團隊、會員服務(wù)部門等）以及質(zhì)量檢驗人員共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。-驗收合格的資產(chǎn)辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員按照規(guī)定進行登記、存儲。對于驗收不合格的資產(chǎn)，采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)對會員服務(wù)資產(chǎn)采購計劃提出自己的意見和建議，通過正規(guī)渠道向相關(guān)部門反饋自己在工作中發(fā)現(xiàn)的會員需求以及對采購計劃的看法。-參與采購計劃制定過程的員工，有權(quán)獲取必要的信息和資源，以便更好地履行職責。例如，采購人員有權(quán)要求需求收集部門提供詳細準確的需求報告，財務(wù)人員有權(quán)查閱相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)資料。-員工在采購活動中，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或不合理情況，有權(quán)向上級領(lǐng)導或監(jiān)督部門舉報，且不會因此受到打擊報復。2.員工義務(wù)-所有員工都有義務(wù)積極配合會員服務(wù)資產(chǎn)采購計劃的制定與執(zhí)行工作。需求收集部門員工要認真負責地收集會員需求信息，不得敷衍塞責；采購部門員工要嚴格按照規(guī)定流程進行采購操作，確保采購活動的合法性與規(guī)范性；其他部門員工要在自己的職責范圍內(nèi)提供必要的支持與協(xié)助。-員工有義務(wù)保守在采購計劃制定過程中獲取的商業(yè)機密，包括供應(yīng)商信息、采購價格、采購計劃細節(jié)等。不得將這些信息泄露給外部人員或競爭對手，以免給瑜伽館帶來損失。-員工要不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)，學習與采購相關(guān)的知識和技能，以更好地適應(yīng)工作需求，提高采購計劃制定的質(zhì)量和效率。3.會員權(quán)利-會員有權(quán)對瑜伽館的服務(wù)資產(chǎn)提出合理的需求和建議，通過正常渠道反饋自己在使用服務(wù)資產(chǎn)過程中的體驗和期望。-會員有知情權(quán)，有權(quán)了解瑜伽館為提升會員服務(wù)質(zhì)量而進行的資產(chǎn)采購計劃，包括采購的資產(chǎn)類型、采購進度等信息。-在采購的服務(wù)資產(chǎn)投入使用后，會員有權(quán)享受符合質(zhì)量標準的服務(wù)，如使用性能良好的瑜伽器材、舒適的休息區(qū)設(shè)施等。4.會員義務(wù)-會員在提出需求和建議時，應(yīng)遵循合理、合法、文明的原則，不得提出無理或不切實際的要求。-會員有義務(wù)愛護瑜伽館采購的服務(wù)資產(chǎn)，按照規(guī)定的使用方法和要求進行操作，不得故意損壞或濫用資產(chǎn)。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-成立專門的監(jiān)督小組，成員包括瑜伽館內(nèi)部的審計人員、部分員工代表以及外部的行業(yè)專家。監(jiān)督小組負責對會員服務(wù)資產(chǎn)采購計劃的制定與執(zhí)行過程進行全程監(jiān)督。-監(jiān)督小組定期檢查采購計劃制定的流程是否合規(guī)，采購決策是否公正透明，采購合同的簽訂與執(zhí)行是否符合規(guī)定。同時，對采購人員的行為進行監(jiān)督，防止出現(xiàn)受賄、貪污等違法違紀行為。-設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，接受員工和會員對采購活動中違規(guī)行為的舉報。監(jiān)督小組對舉報信息進行認真核實，如情況屬實，將嚴肅處理相關(guān)責任人。2.獎勵機制-對于在會員服務(wù)資產(chǎn)采購計劃制定過程中表現(xiàn)突出的員工，給予表彰和獎勵。如提出創(chuàng)新性采購建議并為瑜伽館節(jié)省成本的員工，積極協(xié)調(diào)各方資源確保采購計劃順利實施的員工等，可獲得獎金、榮譽證書、晉升機會等獎勵。-對會員提出的合理且具有建設(shè)性的需求和建議，經(jīng)采納后為瑜伽館帶來良好效益的，給予會員一定的獎勵，如會員積分、課程優(yōu)惠券、免費禮品等，以鼓勵會員積極參與瑜伽館的發(fā)展建設(shè)。3.懲罰機制-對違反采購計劃制定制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如警告、罰款、降職、辭退等。對于因個人疏忽或違規(guī)操作導致采購計劃出現(xiàn)重大失誤，給瑜伽館造成經(jīng)濟損失的員工，將依法追究其法律責任。-對于故意損壞或濫用瑜伽館采購的服務(wù)資產(chǎn)的會員，按照資產(chǎn)價值進行賠償，并視情節(jié)嚴重程度限制其使用相關(guān)資產(chǎn)或取消會員資格。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相沖突的條款，以國家法律法規(guī)為準。2.本制度的解釋權(quán)歸本瑜伽館所有。瑜伽