保密內(nèi)部文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)部文件的保密管理，確保公司文件信息的安全，防止文件泄露給公司造成損失，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及所有涉及公司內(nèi)部文件處理的人員。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對公司內(nèi)部文件的內(nèi)容嚴格保密，防止信息泄露給無關(guān)人員。2.分級管理原則：根據(jù)文件的重要性和敏感程度，對文件進行分級管理，采取相應的保密措施。3.確保安全原則：確保文件在存儲、傳輸、使用等過程中的安全性，防止文件丟失、損壞或被篡改。二、文件的分類與分級（一）文件分類1.行政文件：包括公司的規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務文件：涉及公司業(yè)務活動的文件，如合同、協(xié)議、業(yè)務報告、市場調(diào)研資料等。3.財務文件：包括財務報表、預算、成本核算、審計報告等。4.人事文件：如員工檔案、薪酬福利資料、績效考核記錄等。（二）文件分級根據(jù)文件的敏感程度和重要性，將文件分為以下三級：1.絕密級文件：涉及公司核心機密，一旦泄露將給公司帶來重大損失的文件。如公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、重大業(yè)務決策、未公開的財務數(shù)據(jù)等。2.機密級文件：重要性較高，泄露后可能對公司的正常運營產(chǎn)生較大影響的文件。如重要合同、客戶資料、技術(shù)研發(fā)資料等。3.秘密級文件：涉及公司一般商業(yè)秘密，泄露后可能對公司造成一定損失的文件。如一般性的業(yè)務報告、市場分析資料等。三、文件的制作與登記（一）文件制作1.文件起草部門應根據(jù)工作需要，按照公司公文格式要求起草文件。2.文件內(nèi)容應準確、完整、清晰，避免出現(xiàn)模糊、歧義或容易引起誤解的表述。3.涉及多個部門的文件，應由主辦部門負責協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同起草，并征求各部門意見。（二）文件登記1.文件起草完成后，由起草部門負責填寫《文件登記表》，詳細記錄文件的名稱、文號、密級、起草部門、起草人、日期、份數(shù)等信息。2.《文件登記表》應一式兩份，一份由起草部門留存，一份交公司保密管理部門備案。四、文件的審批與簽發(fā)（一）文件審批1.一般文件由部門負責人審批，涉及重要事項或多個部門的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導審批。2.絕密級文件必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.文件審批人應認真審查文件內(nèi)容，確保文件符合公司政策和法律法規(guī)要求，并簽署審批意見。（二）文件簽發(fā)1.經(jīng)審批后的文件，由起草部門根據(jù)審批意見進行修改完善后，送公司領(lǐng)導簽發(fā)。2.公司領(lǐng)導簽發(fā)文件時，應認真審閱文件內(nèi)容，確認無誤后簽署姓名和日期。3.文件簽發(fā)后，由起草部門負責將文件印發(fā)至相關(guān)部門和人員。五、文件的傳遞與分發(fā)（一）文件傳遞1.公司內(nèi)部文件傳遞應通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子郵件或?qū)Ｈ怂瓦_等方式進行，確保文件傳遞的及時性和準確性。2.傳遞絕密級文件時，必須采用專人送達的方式，并要求收件人在《文件傳遞登記表》上簽字確認。3.傳遞機密級和秘密級文件時，可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或電子郵件傳遞，但應設(shè)置相應的加密措施，確保文件安全。（二）文件分發(fā)1.文件起草部門應根據(jù)文件的發(fā)送范圍，將文件分發(fā)至相關(guān)部門和人員，并在《文件分發(fā)登記表》上記錄分發(fā)情況。2.各部門收到文件后，應及時通知本部門相關(guān)人員領(lǐng)取，并在《文件分發(fā)登記表》上簽字確認。3.對于需要傳閱的文件，應由傳閱人在《文件傳閱登記表》上簽字，注明傳閱日期，確保文件能夠及時、準確地傳達到每一位傳閱人。六、文件的存儲與保管（一）存儲方式1.公司內(nèi)部文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，以防止文件丟失或損壞。2.對于重要的紙質(zhì)文件，應存放在公司專門的文件柜中，并按照文件類別和密級進行分類存放。3.存儲文件的服務器和存儲設(shè)備應設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。（二）保管責任1.公司保密管理部門負責對公司內(nèi)部文件的存儲和保管情況進行監(jiān)督檢查。2.各部門應指定專人負責本部門文件的存儲和保管工作，確保文件的安全。3.文件保管人員應定期對文件進行清理和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。（三）存儲期限1.文件的存儲期限應根據(jù)文件的性質(zhì)和重要性確定，一般文件的存儲期限為[X]年，重要文件的存儲期限為[X]年。2.超過存儲期限的文件，應由文件保管部門提出銷毀意見，報公司保密管理部門審批后進行銷毀。七、文件的使用與借閱（一）文件使用1.公司員工因工作需要使用內(nèi)部文件時，應向文件保管部門提出申請，經(jīng)批準后在指定地點使用。2.使用文件時，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復印、摘抄、傳播文件內(nèi)容。3.文件使用完畢后，應及時歸還文件保管部門，并在《文件使用登記表》上簽字確認。（二）文件借閱1.外單位人員因工作需要借閱公司內(nèi)部文件時，必須經(jīng)公司保密管理部門批準，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件時，應填寫《文件借閱登記表》，注明借閱文件的名稱、文號、密級、借閱人、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將借閱的文件轉(zhuǎn)借他人或泄露給無關(guān)人員。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還文件時，文件保管部門應認真檢查文件的完整性和保密性，確認無誤后在《文件借閱登記表》上簽字注銷。八、文件的保密措施（一）人員管理1.公司對涉及內(nèi)部文件處理的人員進行嚴格的背景審查和保密教育，確保人員具備良好的保密意識和職業(yè)道德。2.與涉及內(nèi)部文件處理的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。3.定期對員工進行保密培訓，提高員工的保密技能和意識。（二）物理安全1.對存儲文件的場所進行安全防護，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。2.對重要文件的存儲設(shè)備進行加密處理，并設(shè)置訪問密碼。3.在文件傳輸過程中，采用加密技術(shù)，確保文件內(nèi)容不被竊取或篡改。（三）信息安全1.建立健全公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.對公司內(nèi)部文件進行分類管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問相應級別的文件。3.定期對公司內(nèi)部文件進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.超過存儲期限的文件。2.已失去使用價值的文件。3.因工作失誤或其他原因形成的多余文件。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)文件，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。2.對于電子文件，應采用刪除、格式化等方式進行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復。（三）銷毀程序1.文件保管部門提出銷毀意見，填寫《文件銷毀申請表》，報公司保密管理部門審批。2.公司保密管理部門審批同意后，指定專人負責監(jiān)督文件的銷毀過程，并在《文件銷毀登記表》上記錄銷毀情況。3.文件銷毀完畢后，由監(jiān)督人員和銷毀人員共同簽字確認。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司保密管理部門負責對公司內(nèi)部文件的保密管理情況進行定期監(jiān)督檢查。2.各部門應配合公司保密管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)文件和資料。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件的制作、登記、審批、簽發(fā)、傳遞、分發(fā)、存儲、保管、使用、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況。2.文件保密措施的落實情況，包括人員管理、物理安全、信息安全等方面。3.員工的保密意識和保密行為。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司保密管理部門應及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.對違反本管理辦法的部門和個人，公司將視情節(jié)輕